GDPR と勤怠管理
法律が求める記録だけを保存し、従業員が確認できるようにします。
勤怠を記録する雇用主に GDPR が求めること
勤怠記録は個人データであるため、EU と EEA では一般データ保護規則（GDPR）、英国では英国 GDPR が適用されます。勤怠管理で特に重要な義務は次の 3 つです：
- 従業員が自分の記録にアクセスできるようにします。従業員には自分の勤怠データを確認する法的権利があり、請求から 1 か月以内にコピーを受け取れます。
- 必要な期間だけ記録を保存します。労働法は勤怠記録の保存期間を定めています。GDPR はそれより大幅に長く保存せず、その後安全に削除するよう求めています。
- 記録する内容を従業員に伝えます。従業員は、何を、なぜ収集し、誰が見て、どのくらい保存するかを知る必要があります。
GDPR が適用されない場合でもこれらは良い慣行であり、ニュージーランドの Privacy Act 2020 やオーストラリアの Privacy Act にも同様の原則があります。
Timeclock.Kiwi でできること
- 従業員はモバイルアプリで自分の時間を確認でき、自分に関するすべての完全なコピーを Excel ファイルで自分にメール送信できます（週 1 回）。
- 従業員は誤っていそうな時間をアプリから直接報告できます。マネージャーに通知され、シフトを修正すると回答になります。
- 管理者は任意の従業員のデータをエクスポートできます。アプリを使わない人のために人のページから行えます。
- データ保存は、国の要件を超えた勤怠記録を自動的に削除します。国を選ぶと期間を提案します。
- 設定の GDPR チェックリストで、完了した項目と残りの項目を確認できます。
- ニュージーランドでホスティング。欧州委員会が十分な保護を提供すると認めているため、EU のデータを追加の移転書類なしで保存できます。
- お客様のデータの取り扱いを定めたデータ処理契約。こちらでお読みください。
勤怠記録の保存期間
国ごとに定められた労働時間記録の保存期間と、固定の期間を確認できなかった場合に当社が提案する期間（提案と表示）です。データ保存をオンにすると、お客様の国の期間が入力されます。
| 国 | 記録の保存期間 | 法律 | メモ |
|---|---|---|---|
| アイルランド | 3 年 | Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001) | |
| アメリカ合衆国 | 3 年 | Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6 | 勤務時間を含む給与記録は 3 年、タイムカードは 2 年必要です。より長い期間を求める州もあるため、州の規定を確認してください。ここでは GDPR は適用されません。 |
| イギリス | 6 年 | National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59 | Working Time Regulations だけなら 2 年ですが、勤務時間を含む最低賃金の記録には 6 年必要です。 |
| イタリア | 5 年 | Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003) | |
| インド | 5 年 提案 | Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4) | 中央政府が管轄の場合に適用されます。ほとんどの民間雇用主は州の規則に従い、内容が異なることがあります。ここでは GDPR は適用されません。 |
| エストニア | 7 年 提案 | Accounting Act § 12 (source documents) | |
| オーストラリア | 7 年 | Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31 | ここでは GDPR は適用されません。 |
| オーストリア | 7 年 提案 | Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records) | 労働時間法（AZG）は勤怠記録の明確な期間を定めていません。給与記録は税務上 7 年間の保存が必要で、賃金請求は 3 年間可能です。 |
| オランダ | 1 年 | Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks) | 給与記録は税務上 7 年間の保存が必要です（Algemene wet inzake rijksbelastingen 第 52 条）。運輸業には独自のルールがあります（104 週間）。 |
| ガーナ | 3 年 提案 | Labour Act 2003 (Act 651), section 101 | ここでは GDPR は適用されません。 |
| カナダ | 3 年 | Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards | 州ごとに独自のルールがあり、多くは 3 年です（オンタリオ、アルバータ、BC は作業時または雇用終了時から起算）。給与記録は CRA のために 6 年間保存する必要があります。ここでは GDPR は適用されません。 |
| キプロス | 2 年 提案 | Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period) | |
| ギリシャ | 5 年 提案 | Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years) | 時間は ERGANI II デジタルワークカードシステムにも報告されます。 |
| クロアチア | 6 年 | Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) | 記録の対象となる暦年の終わりから起算します。 |
| ケニア | 5 年 提案 | Employment Act 2007, section 74 | ここでは GDPR は適用されません。 |
| シンガポール | 2 年 | Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations | 退職者については、直近 2 年分の記録をさらに 1 年間保存します。ここでは GDPR は適用されません。 |
| スウェーデン | 2 年 | Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11 | 当年とその後 2 年間保存します。給与を含む帳簿は 7 年間保存する必要があります。 |
| スペイン | 4 年 | Real Decreto-ley 8/2019 | |
| スロバキア | 10 年 提案 | Social Insurance Act (wage records, 10 years) | 労働法（§ 99）は勤怠記録を求めていますが、保存期間は定めていません。 |
| スロベニア | 20 年 提案 | ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security) | 勤務時間の記録は恒久的な価値を持つ文書とみなされるため、削除自体が認められない場合があります。削除をオンにする前にアドバイザーに確認してください。 |
| チェコ | 10 年 提案 | Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions) | 労働法（§ 96）は勤怠記録の期間を定めていません。助言は 3 年（請求）から、年金保険料の裏付けとなる場合の 10 年または 30 年までさまざまです。 |
| デンマーク | 5 年 | Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024 | 従業員の週平均労働時間の算定に使う期間の終わりから起算します。 |
| ドイツ | 2 年 | Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17 | 給与勘定（Lohnkonto）は EStG § 41 により 6 年間保存する必要があります。 |
| ナイジェリア | 3 年 | Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5 | ここでは GDPR は適用されません。 |
| ニュージーランド | 6 年 | Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81 | ここでは GDPR は適用されません。 |
| ハンガリー | 3 年 提案 | Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years) | 給与を含む会計記録は 8 年間保存する必要があります。 |
| フィリピン | 3 年 | Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X | 最後の記入または雇用終了時から起算します。ここでは GDPR は適用されません。 |
| フィンランド | 2 年 提案 | Working Hours Act 872/2019 § 32 | 記録は通常、暦年末から 2 年間保存されます。給与の帳簿は 6 年間保存する必要があります。 |
| フランス | 1 年 | Code du travail, article D3171-16 | 賃金請求は 3 年間可能で（L3245-1）、給与明細は 5 年間保存する必要があるため（L3243-4）、多くの雇用主は勤怠記録を 3 年間保存しています。 |
| ブルガリア | 3 年 提案 | Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years) | 給与記録自体は会計法によりはるかに長く（50 年）保存する必要がありますが、それは給与であり、勤怠記録ではありません。 |
| ベルギー | 5 年 | Royal Decree of 8 August 1980 on social documents | |
| ポーランド | 10 年 | Kodeks pracy art. 94 (employee records) | 雇用が終了した年の終わりから起算するため、現従業員の記録はより長く保存してください。 |
| ポルトガル | 5 年 | Código do Trabalho, article 202 | |
| マルタ | 2 年 | Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3) | |
| ラトビア | 5 年 提案 | Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents | 労働法（第 137 条）は勤怠記録を求めていますが、保存期間は定めていません。 |
| リトアニア | 10 年 提案 | Document retention index, accounting documents | 給与の会計書類は 50 年間保存する必要があります。 |
| ルーマニア | 3 年 提案 | Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years) | 労働法（第 119 条）は毎日の開始と終了の時刻を求めていますが、保存期間は定めていません。 |
| ルクセンブルク | 5 年 | Code du travail, article L.211-29 | |
| 中華人民共和国香港特別行政区 | 1 年 | Employment Ordinance, section 49A | 記録は各従業員の直近 12 か月を対象とし、退職後もしばらく保存されます（情報源により 6〜12 か月と異なります）。ここでは GDPR は適用されません。 |
| 南アフリカ | 3 年 | Basic Conditions of Employment Act, section 31(2) | 記録の最後の記入から起算します。ここでは GDPR は適用されません。 |
一覧にない場合は、会計士や労務アドバイザーに相談し、期間を手動で設定してください。税務や給与の規則は労働時間の規則より長い保存を求めることがあります。最終確認：2026年10月31日。これは一般的な情報であり、法的助言ではありません。
従業員向けプライバシー通知テンプレート
これを雇用契約書や従業員ハンドブックにコピーし、[角括弧] の部分を記入して、使わない部分を削除してください。
労働時間の記録方法
[会社名] は Timeclock.Kiwi を使って労働時間を記録しています。
記録する内容：氏名、メールアドレス、PIN、出退勤と休憩の時刻、担当したジョブとタスク、使用したキオスク、またはモバイルアプリで打刻した場合はその時点のスマートフォンの位置、[単独作業中の安全チェックインとアラート]、シフト、勤務可能時間、休暇申請。
目的：正しく給与を支払うため、法律で求められる労働時間記録を保存するため、[ジョブの原価計算のため][単独作業時の安全を守るため]。
法的根拠：労働時間記録を保存する法的義務、あなたとの雇用契約、事業運営[およびスタッフの安全確保]に関する正当な利益。
閲覧者：マネージャー、[給与・人事担当者]、およびデータ処理契約に基づき当社のためにデータを保存するニュージーランドの Timeclock.Kiwi Limited。[時間を給与サービス提供者（名称）に送信します。]
保存期間：[法律] の定めにより [数] 年間保存し、その後自動的に削除します。
あなたの権利：Timeclock.Kiwi アプリで時間を確認し、すべてのデータのコピーを自分にメールで送れます（設定、自分のデータ）。時間が誤っていそうな場合は、そのシフトで「問題を報告」を使ってください。修正、異議、消去などその他については [氏名とメールアドレス] にご連絡ください。[データ保護当局] に苦情を申し立てることもできます。
誰が何に責任を負うか
お客様（雇用主）はデータ管理者です。何をなぜ記録するかを決定し、従業員からの請求を受けます。Timeclock.Kiwi はデータ処理者で、お客様にサービスを提供するためにのみデータを保存・処理します。データ処理契約とプライバシーポリシーをご覧ください。