プライバシーポリシー
Timeclock.Kiwi プライバシーポリシー
発効日：2026年11月1日
本プライバシーポリシーは、お客様が当社のウェブサイトおよびタイムクロックアプリケーション（以下「本サービス」）を利用する際に、Timeclock.Kiwi（以下「本サービス」「当社」）がお客様の個人データをどのように収集、利用、共有するかを説明するものです。
何を収集するか、その理由、誰と共有するか、どのくらい保管するか、お客様の権利について説明します。
1. データ管理者とデータ処理者の関係
本ポリシーにおいては、データに関する役割を区別することが重要です。
- ウェブサイト訪問者およびアカウント所有者（企業の管理者）から収集するアカウント情報と請求に関するデータについては、当社がデータ管理者です。
- お客様が雇用主に代わって入力する勤怠データ（「勤怠データ」）について、当社はデータ処理者です。この場合、雇用主がデータ管理者であり、個人データの処理の目的と手段を決定します。当社のデータ処理契約は、雇用主に代わって当社が行うことを定めています。
- Timeclock.Kiwi を使う現場で来訪者、協力会社、配送ドライバーとしてサインインする場合（「来訪者データ」）も、当社はデータ処理者です。訪問先の現場の会社がデータ管理者です。
従業員またはエンドユーザーの方は、Timeclock.Kiwi モバイルアプリで自分の時間を確認し、すべてのデータのコピーをダウンロードできます。修正や削除など勤怠データに関するその他のことは、まず雇用主にご連絡ください。現場を訪問された方は、訪問先の会社にご連絡ください。
2. 当社が収集する情報
当社は、お客様から直接、本サービスのご利用時に自動的に、また場合によっては第三者から情報を収集します。
A. お客様が提供する情報（アカウントデータ）
お客様または雇用主がアカウントを登録する、サブスクリプションを購入する、または当社に連絡する際に、次の情報が提供される場合があります。
- 識別情報および連絡先データ：氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、請求先住所。
- 財務データ：支払い情報（当社の第三者決済代行業者が処理し、当社のサーバーには直接保存されません）。
- 連絡データ：サポートチームへのお問い合わせやフィードバックの送信時にお客様が提供する情報。
B. 雇用主に代わって収集する情報（勤怠データ）
タイムクロックサービスで出勤・退勤を打刻する際、当社は雇用主に代わって次のデータを収集・処理します。
- 従業員／エンドユーザーの識別情報：氏名および従業員 ID／PIN。
- 勤務時間・出勤記録：出勤・退勤時刻、総労働時間、休憩時間。
- 位置データ（雇用主が有効にしている場合）：
- GPS 位置情報：モバイルアプリに権限を許可し、雇用主がこの機能を有効にしている場合、出勤・退勤時のデバイスの正確な位置情報。
- IP アドレスによる位置情報：IP アドレスから推定されるおおよその地理的位置。
- 作業の詳細：時間の記録に関連するプロジェクト、タスク、顧客、およびジョブに記録したメモや資材。
- シフトと申請：シフト、勤務可能時間、休暇とシフト交換の申請、スキル、時間の修正申請。
- 安全データ（雇用主が有効にしている場合）：単独作業時の安全チェックインとアラート（チェックインやアラート発信時のスマートフォンの位置を含む）、安全衛生の点呼。
- デバイスデータ：モバイルアプリの通知を許可した場合の、スマートフォンの通知トークン。
- サイトパス（使用する場合）：モバイルアプリの「マイサイトパス」に追加する協力会社の書類（現場安全パスポートの番号と有効期限など）。現場でパスを提示するまで、見られるのは本人だけです。
- ディレクトリの情報（雇用主が接続している場合）：氏名、仕事用メール、携帯電話、役職、オフィス。来訪者があなたを面会相手に選べるよう、雇用主のスタッフディレクトリからコピーされます。来訪者が到着すると通知が届きます。
C. 現場を訪問したときに収集される情報（来訪者データ）
Timeclock.Kiwi を使う現場で、キオスク、サイトパス、招待、またはポスターから自分のスマートフォンでサインインすると、その会社に代わって次を収集します：
- あなたの情報：現場が求める氏名、会社、携帯電話、メール、車両番号、および来訪者、協力会社、配送の別。
- 来訪：面会相手、サインインとサインアウトの時刻、面会相手からの返信。
- 安全と導入教育：同意した安全チェックリストと導入動画、および署名。
- 写真：現場が求める場合にキオスクで撮影する写真。スタッフが現場にいる人を確認するためのものです。顔認識には使用しません。
- 協力会社の書類：現場安全パスポートなど、現場が求めるカードの種類、番号、発行者、有効期限。画像は保管しません。
- 位置：自分のスマートフォンでサインインした場合、その時点の現場からの距離。正確な位置は保管しません。
現場は入場を認めない人のウォッチリストを保持し、該当者がサインインするとアラートを受け取ることがあります。キオスクが理由を示すことはありません。
D. 自動的に収集される情報（利用データ）
当社のウェブサイトを訪問する、または本サービスを利用する際、当社は次の情報を自動的に収集します。
- ログデータ：IP アドレス、デバイスの種類、OS、ブラウザーの種類、参照元／離脱ページ、アクセス日時。
- 利用情報：アクセスしたページや機能、そこで費やした時間など、お客様の本サービスの利用状況に関する詳細。
3. 情報の利用方法
アカウント所有者および訪問者の場合（当社がデータ管理者である場合）：
| 利用目的 | 法的根拠（例：GDPR） |
|---|---|
| 本サービスの提供および維持のため | 契約の履行 |
| 支払いの処理のため | 契約の履行 |
| お客様との連絡のため（例：サービスの更新情報、請求に関する問題） | 契約の履行および／または正当な利益 |
| 監査とセキュリティのため（例：不正な打刻やセキュリティ侵害の検出） | 正当な利益および法的義務の遵守 |
| マーケティングとプロモーションのため（オプトアウト可能） | 同意（ダイレクトマーケティングの場合）または正当な利益 |
従業員／エンドユーザーの場合（当社がデータ処理者である場合）：
当社は、雇用主との契約に基づき雇用主に本サービスを提供する目的に限って、お客様の勤怠データを処理します。これには次のものが含まれます。
- 勤務時間の記録と出勤状況を記録・計算し、雇用主に提示すること。
- 雇用主のためにレポートと給与データを作成すること。
- 雇用主が位置情報追跡機能を有効にしている場合に、打刻場所を確認すること。
来訪者データは、訪問先の会社に現場のサインインを提供するためのみに処理します。誰が現場にいるかの記録、面会相手への通知、書類の確認、現場にいる間の緊急点呼への追加です。
4. 情報の共有方法
当社がお客様の個人データを販売することはありません。次の限られた場合に情報を共有することがあります。
| 提供先 | 共有の目的 |
|---|---|
| 雇用主（アカウント所有者） | すべての勤怠データは、お客様のアカウントを管理する雇用主のために収集され、雇用主と共有されます。これらのデータの利用方法については雇用主が単独で責任を負います。 |
| 訪問先の会社 | 来訪者データは、サインインした現場の会社のために収集されます。面会相手にはあなたの氏名、会社、携帯電話が伝えられます。サイトパスを提示すると、現場にはその情報と書類が表示されます。 |
| 第三者サービスプロバイダー | 本サービスの運営には少数のプロバイダーを利用しており、各社はデータを保護し、当社が定める目的にのみ使用する義務を負います：Postmark（メール送信）、Google Firebase Cloud Messaging（モバイルアプリの通知）、OpenStreetMap Foundation（安全チェックインの位置を氏名なしで住所に変換）、Stripe（雇用主への請求、勤怠データなし）。最新の一覧は当社のデータ処理契約にあります。 |
| 雇用主が接続するアプリ | 雇用主が給与・会計アプリ（Xero や QuickBooks など）を接続している場合、雇用主が送信を選んだ時間は、雇用主とそのアプリとの契約に基づいて共有されます。 |
| 法令遵守と保護 | 法律、規則、または法的手続き（例：裁判所命令）により求められた場合、または Timeclock.Kiwi、当社ユーザー、もしくは公衆の権利、財産、安全を守るために、データを開示することがあります。 |
| 事業譲渡 | 合併、会社資産の売却、資金調達、または他社による当社事業の全部もしくは一部の買収に関連して、またはその交渉中に。 |
5. データのセキュリティ
当社は、お客様の個人データを偶発的な紛失、不正アクセス、開示、改ざん、破壊から守るため、商業的に合理的な技術的・組織的措置を講じています。これにはデータの暗号化、ファイアウォール、安全なサーバーホスティングなどが含まれる場合があります。
ただし、インターネット上の送信方法や電子的な保存方法で 100% 安全なものはありません。そのため、当社は絶対的な安全性を保証することはできません。
データの保存場所
データはニュージーランドに保存されます。欧州委員会と英国は、ニュージーランドが個人データに十分な保護を提供すると認めています。ニュージーランド、EU、英国以外のプロバイダーが個人データを受け取る場合は、十分性認定または欧州委員会の標準契約条項に依拠します。
6. データの保存期間
- 勤怠データ（従業員データ）：保存期間は雇用主が決定します。通常は自国の法律で求められる勤怠記録の保存期間です。雇用主は Timeclock.Kiwi で設定でき、それより古い記録は自動的に削除されます。
- 来訪者データ：訪問先の会社が勤怠記録を保存する期間保管されます。写真は来訪の 30 日後に削除されます。
- 閉鎖アカウント：雇用主がアカウントを閉鎖すると、勤怠データを含むすべてのデータが 90 日後に完全に削除されます。それまでは雇用主がエクスポートまたはアカウントの再開を行えます。
- アカウントと請求のデータ：アカウント情報はアカウントが開いている間保管し、請求記録（請求書と支払い）は税法で定められた期間（現在ニュージーランドでは 7 年）保管します。
- ログ：アクティビティログは最大 90 日間保管されます。
- バックアップ：削除されたデータは、バックアップが置き換えられるまで残ることがあります。
7. お客様のデータに関する権利
お住まいの地域と適用される法律によっては、お客様は個人データについて次の権利を有する場合があります。
- アクセス権：当社が保有するお客様の個人データの写しを請求する権利。
- 訂正権：不正確または不完全な個人データの訂正を請求する権利。
- 消去権（「忘れられる権利」）：個人データの削除を請求する権利。
- 処理制限権：個人データの処理方法の制限を請求する権利。
- データポータビリティの権利：構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で個人データを受け取る権利。
- 異議申立権：ダイレクトマーケティングなど特定の目的での個人データの処理に異議を申し立てる権利。
権利の行使方法：
- 勤怠データについて（従業員として）：Timeclock.Kiwi モバイルアプリで時間を確認し、誤っていそうな時間に「問題を報告」を使い、すべてのデータのコピーを自分にメールで送れます（設定、自分のデータ、週 1 回）。その他については雇用主（データ管理者）にご連絡ください。雇用主がデータをエクスポートすることもできます。当社にご連絡いただいた場合は、雇用主の指示に基づいてのみ対応できるため、請求を雇用主に転送します。
- 来訪者データについて（現場の来訪者として）：訪問先の現場の会社（データ管理者）にご連絡ください。記録の検索、エクスポート、削除ができます。当社にご連絡いただいた場合は、請求をその会社に転送します。
- アカウントデータについて（アカウント所有者／ウェブサイト訪問者の方）：下記の連絡先をご利用ください。法律で定められた期間内にご依頼に対応します。
データの取り扱いにご不満がある場合は、データ保護当局（ニュージーランドのプライバシーコミッショナーや EU 各国の監督機関など）に苦情を申し立てることができます。まずは当社に解決の機会をいただければ幸いです。
8. Cookie とトラッキング技術
当社は、本サービス上の活動を追跡し特定の情報を保持するために、Cookie および類似のトラッキング技術（ウェブビーコンやピクセルなど）を使用します。
- 必須 Cookie：本サービスの動作に必要なもの（例：ログインセッションの維持）。
- 設定 Cookie：お客様の設定や好みを記憶するために使用します。
- 分析 Cookie：本サービスの利用状況に関する統計を収集し、パフォーマンスを測定・改善するために使用します。
ブラウザーの設定で、すべての Cookie を拒否したり、Cookie が送信される際に通知させたりできます。ただし、Cookie を受け入れない場合、本サービスの一部を利用できないことがあります。
9. 本プライバシーポリシーの変更
当社は、当社の慣行の変更、またはその他の運用上、法律上、規制上の理由により、プライバシーポリシーを随時更新することがあります。変更があった場合は、新しいプライバシーポリシーを本ページに掲載し、上部の「発効日」を更新してお知らせします。本プライバシーポリシーを定期的にご確認ください。
10. お問い合わせ
本プライバシーポリシーや当社のデータの取り扱いについてのご質問、ご懸念、苦情がある場合、またはデータに関する権利を行使したい場合は、次の連絡先までご連絡ください。
TIMECLOCK.KIWI LIMITED
151 Belford Street, Waverley, Dunedin, 9013, ニュージーランド
メールアドレス： [email protected]