データ処理契約
第 2 版、2026 年 11 月 1 日。現場のサインイン（来訪者、協力会社、配送）、ディレクトリ同期、サイトパスを追加しました。
本データ処理契約（「DPA」）は、Timeclock.Kiwi Limited（151 Belford Street, Waverley, Dunedin 9013, New Zealand、「当社」、「処理者」）と Timeclock.Kiwi を利用する会社（「お客様」、「管理者」）との間の契約の一部です。EU 一般データ保護規則（GDPR）、英国 GDPR または類似の法律の対象となる個人データをお客様のために処理する場合に適用され、GDPR 第 28 条の要件を満たします。
管理者は、設定の GDPR チェックリストでチェックを入れることで、自社を代表して本 DPA に同意します。同意した人と日時を記録します。個人データに関して本 DPA と他の規約が異なる場合は、本 DPA が優先します。
1. 処理する内容
| 対象と目的 | Timeclock.Kiwi の提供：労働時間、シフト、ジョブ、休暇、安全チェックインの記録、現場の来訪者のサインインとサインアウト、レポートと給与エクスポートの作成。 |
|---|---|
| 期間 | Timeclock.Kiwi をご利用の間、およびデータが第 9 条に基づき削除されるまで。 |
| データの対象者 | お客様の従業員、協力会社その他の作業者、管理者、マネージャー。現場のサインインを利用する場合：現場でサインインする来訪者、協力会社、配送ドライバー、招待またはウォッチリストに追加した人、来訪者が面会相手を選べるよう接続したディレクトリのスタッフ。 |
| 個人データの種類 | 氏名、メールアドレス、PIN、出退勤と休憩の時刻、ジョブ、タスク、メモ、資材、使用したキオスク、IP アドレス、モバイルアプリで打刻したときの GPS 位置、シフト、勤務可能時間、休暇とシフト交換の申請、スキル、安全チェックインとアラートとその位置、送信された通知。 |
| 現場のサインインデータ | 来訪者：氏名、会社、携帯電話、メール、車両番号、来訪者の種別、面会相手、サインインとサインアウトの時刻、同意した安全チェックリストと導入動画、署名、写真、協力会社の書類（種類、番号、発行者、有効期限。画像は含まない）、担当者の返信、自分の電話でサインインした場合は現場からの距離。ウォッチリストの項目：氏名、携帯電話、メール、適用する現場、お客様が設定した理由。ディレクトリのスタッフ：氏名、メール、携帯電話、役職、オフィス。 |
| 特別カテゴリーのデータ | 想定していません。Timeclock.Kiwi は生体認証を使用しません。来訪者の写真はスタッフが現場にいる人を確認するために人に表示するだけで、顔照合には使用しません。適法な根拠がない限り、メモ、休暇の理由、ウォッチリストの理由に健康情報やその他の特別カテゴリーの情報を記載しないでください。 |
2. お客様の指示
当社は、お客様の文書化された指示（本 DPA、当社の規約、お客様による Timeclock.Kiwi の設定と利用方法）にのみ基づいて個人データを処理します。ただし法律で別途求められる場合を除きます（その場合、法律で禁止されない限り事前にお知らせします）。指示がデータ保護法に違反すると考える場合はお知らせします。
3. 秘密保持
お客様のデータにアクセスできる Timeclock.Kiwi の全員は守秘義務を負い、サービスの運用またはサポートに必要な場合にのみアクセスします。
4. セキュリティ
第 32 条に基づき、次を含む適切な技術的および組織的措置を講じています：
- 通信中データの暗号化（HTTPS）とパスワードのハッシュ化。
- 各社のデータは分離して保管され、すべてのリクエストはサインイン中の人の会社と権限に照らして確認されます。
- マネージャーは、管理するグループの人と管理する現場の来訪者に限定されます。
- ウォッチリストの理由は管理者とマネージャーにのみ表示され、キオスクには表示されません。担当者宛メールのリンクは署名付きで、その来訪にのみ有効です。
- ディレクトリ接続はスタッフ情報を読み取るだけです。キーは当社のサーバーに保存され、キオスクには送信されません。
- 勤怠記録の変更に関するアクティビティログ。
- 定期的なバックアップ、およびサーバーへのアクセスを運用担当者に限定。
5. 再委託先
お客様は、以下の再委託先の利用を当社に許可します。当社は各社に本 DPA と同等以上のデータ保護条件を課し、引き続き責任を負います。再委託先の追加または変更の少なくとも 30 日前にこの一覧を更新します。データ保護上の合理的な理由で異議がある場合、Timeclock.Kiwi の利用を停止でき、未使用の前払い分を返金します。
| 再委託先 | 用途 | データ | 拠点 |
|---|---|---|---|
| Postmark (ActiveCampaign, LLC) | 招待、パスワード再設定、シフト、データエクスポートのリンクなどのメール送信 | 氏名、メールアドレス、メールの内容 | 米国 |
| Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC) | モバイルアプリへのプッシュ通知 | デバイストークン、通知テキスト | 米国 |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | 安全チェックインの GPS 位置を住所に変換 | GPS 座標のみ（氏名なし） | 英国 |
| Stripe, Inc. | 貴社への請求 | 管理者の氏名とメールアドレス、請求情報（従業員データは含まない） | 米国 |
お客様が接続する給与・会計アプリ（Xero や QuickBooks など）は当社の再委託先ではありません。お客様ご自身の契約に基づき、お客様の判断でデータを送信します。
現場のサインイン用に接続するディレクトリ（Microsoft Entra ID、Google Workspace、または SCIM を使用する他のサービス）も同様です。お客様の指示に基づき、スタッフ一覧を読み取るだけです。導入動画はお客様のホスト先から取得し、個人データは送信しません。YouTube の動画はキオスク上の YouTube プレーヤーで再生されるため、YouTube にはキオスクのインターネットアドレスは見えますが、視聴者が誰かは分かりません。
6. データの保管場所
お客様のデータはニュージーランドに保存されます。欧州委員会はニュージーランドが十分な保護を提供すると決定しており（決定 2013/65/EU）、英国も同様です。ニュージーランド、EU、英国以外の再委託先が個人データを受け取る場合は、十分性認定または欧州委員会の標準契約条項に依拠します。
7. 個人の権利に関するお手伝い
Timeclock.Kiwi では、請求にお客様自身で対応できます。従業員はアプリで自分のデータを閲覧・ダウンロードし、誤った時間を報告できます。管理者は任意の人のデータをエクスポートし、記録を修正または削除できます。管理者とマネージャーは来訪者ページで来訪履歴を検索してエクスポートでき、管理者は来訪または来訪者に関するすべてを削除できます。従業員や来訪者から当社に直接連絡があった場合はお客様に転送し、ご依頼がない限り当社から回答しません。
また、合理的な範囲で、セキュリティ、侵害通知、データ保護影響評価、監督機関への相談についてもお手伝いします（第 32 条から第 36 条）。
8. データ侵害
お客様のデータに影響する個人データ侵害を認識した場合、不当な遅滞なく、発生した内容、影響を受けるデータと人、想定される結果、当社の対応についてお知らせします。これによりお客様は 72 時間以内の通知義務を果たせます。
9. データの削除
- Timeclock.Kiwi のご利用中は、データ保存設定で勤怠記録の保存期間を選択でき、それより古い記録は自動的に削除されます。
- 来訪、来訪者の招待、来訪者の協力会社書類には同じ保存設定が適用されます。来訪者の写真は、設定にかかわらず来訪の 30 日後に削除されます。
- ウォッチリストの項目は管理者が削除するまで保持され、その後消去されます。ディレクトリのスタッフは同期のたびに更新され、ディレクトリから外れると削除され、接続を解除するとすべて消去されます。
- 管理者は設定からアカウントを閉鎖できます。請求は停止し、キオスクも停止して、管理者のみがサインインできます。すべてのデータは 90 日後に完全に削除され、閉鎖時と削除の 14 日前に全管理者へメールが届きます。それまでは記録をエクスポートしたり、アカウントを再開したりできます。
- 当社の請求記録（請求書と支払い）は税法で定められた期間保管します。お客様の従業員のデータは含まれません。
- 削除されたデータは、バックアップの入れ替えに伴ってバックアップからも消えます。
10. 監査
第 28 条の遵守を示すために合理的に必要な情報を提供し、合理的な書面での質問にお答えします。それで足りない場合は、年 1 回、お客様の費用負担で、30 日前の通知のうえ、他のお客様のデータを露出しない方法で、当社を監査（または独立監査人に依頼）できます。
11. お問い合わせ
本 DPA またはお客様のデータに関するお問い合わせ： [email protected].