Informativa sulla privacy di Timeclock.Kiwi

Data di entrata in vigore: 1 novembre 2026

La presente informativa sulla privacy descrive come Timeclock.Kiwi ("il Servizio", "noi" o "nostro") raccoglie, utilizza e condivide i tuoi Dati personali quando usi il nostro sito web e la nostra applicazione di rilevazione presenze (il "Servizio").

Spiega cosa raccogliamo, perché, con chi lo condividiamo, per quanto tempo lo conserviamo e i diritti che hai.

1. Rapporto tra titolare e responsabile del trattamento

Ai fini della presente informativa, è importante distinguere tra i ruoli relativi ai dati:

Siamo il titolare del trattamento per i dati che raccogliamo dai visitatori del sito web e dai titolari di account (gli amministratori aziendali) relativi alle informazioni sull’account e alla fatturazione.
Siamo il responsabile del trattamento per i dati di presenza ("dati di rilevazione presenze") che inserisci per conto del tuo datore di lavoro. In questo caso il datore di lavoro è il titolare del trattamento e determina finalità e mezzi del trattamento dei tuoi dati personali. Il nostro Accordo sul trattamento dei dati stabilisce cosa facciamo con essi per suo conto.
Siamo anche il responsabile del trattamento quando ti registri come visitatore, fornitore o corriere in un sito che usa Timeclock.Kiwi ("dati dei visitatori"). L'azienda del sito visitato è il titolare del trattamento.

Se sei un dipendente o utente finale, puoi vedere i tuoi orari e scaricare una copia di tutti i tuoi dati nell'app mobile Timeclock.Kiwi. Per tutto il resto sui tuoi dati di presenza, come correzioni o eliminazione, contatta prima il tuo datore di lavoro. Se hai visitato un sito, contatta l'azienda visitata.

2. Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo informazioni direttamente da te, automaticamente quando usi il Servizio e talvolta da terze parti.

A. Informazioni che fornisci (Dati dell’account)

Quando tu o il tuo datore di lavoro registrate un account, acquistate un abbonamento o ci contattate, potete fornire:

Dati identificativi e di contatto: nome, indirizzo email, numero di telefono, nome dell’azienda e indirizzo di fatturazione.
Dati finanziari: informazioni di pagamento (elaborate dal nostro fornitore di pagamenti esterno, non conservate direttamente sui nostri server).
Dati di comunicazione: informazioni che fornisci quando contatti il nostro team di assistenza o ci invii un feedback.

B. Informazioni raccolte per conto del tuo datore di lavoro (Dati di rilevazione presenze)

Quando usi il servizio di timbratura per registrare entrata o uscita, raccogliamo e trattiamo i seguenti dati per conto del tuo datore di lavoro:

Identificazione del dipendente/utente finale: il tuo nome e il tuo ID/PIN dipendente.
Registrazioni di orario e presenza: orari di entrata e uscita, ore totali lavorate e pause.
Dati di posizione (se attivati dal tuo datore di lavoro):
- Posizione GPS: dati di geolocalizzazione precisi del tuo dispositivo al momento della timbratura, se hai concesso l’autorizzazione all’app mobile e il tuo datore di lavoro ha attivato questa funzione.
- Posizione tramite indirizzo IP: la posizione geografica approssimativa ricavata dal tuo indirizzo IP.
Dettagli del lavoro: progetto, attività o cliente associato alla registrazione e le note o i materiali registrati su un lavoro.
Turni e richieste: i tuoi turni programmati, disponibilità, richieste di ferie e scambio turni, competenze ed eventuali richieste di correzione orari.
Dati di sicurezza (se attivati dal datore di lavoro): check-in di sicurezza e avvisi quando lavori da solo, compresa la posizione del telefono al check-in o all'avviso, e appelli di salute e sicurezza.
Dati del dispositivo: un token di notifica per il telefono, se consenti all'app mobile di inviare notifiche.
Pass di sito (se lo usi): documenti da fornitore aggiunti a "Il mio pass di sito" nell'app mobile, come il numero di un passaporto di sicurezza e la sua scadenza. Solo tu puoi vederli finché non mostri il pass in un sito.
Dati della directory (se il datore di lavoro ne collega una): nome, email di lavoro, cellulare, ruolo e ufficio, copiati dalla directory del personale del datore di lavoro perché i visitatori possano sceglierti come persona da incontrare. Riceverai una notifica all'arrivo del visitatore.

C. Informazioni raccolte quando visiti un sito (dati dei visitatori)

Quando ti registri in un sito che usa Timeclock.Kiwi, sul chiosco, con un pass di sito, da un invito o sul tuo telefono da un poster, raccogliamo per conto di quell'azienda:

I tuoi dati: nome, azienda, cellulare, email e targa, secondo le richieste del sito, e se sei visitatore, fornitore o consegna.
La tua visita: chi sei venuto a trovare, quando sei entrato e uscito, ed eventuali risposte di quella persona.
Sicurezza e formazione: la lista di sicurezza e i video introduttivi accettati, e la tua firma.
Foto: una foto scattata dal chiosco, se il sito la richiede, perché il personale riconosca chi è presente. Non viene usata per il riconoscimento facciale.
Documenti dei fornitori: tipo, numero, ente emittente e scadenza delle tessere richieste dal sito, come un passaporto di sicurezza. Non conserviamo immagini.
Posizione: se ti registri sul tuo telefono, a che distanza eri dal sito in quel momento. Non conserviamo la tua posizione esatta.

Un sito può anche tenere una lista di controllo delle persone non ammesse e ricevere un avviso se una di esse si registra. Il chiosco non dice mai perché.

D. Informazioni raccolte automaticamente (dati di utilizzo)

Quando visiti il nostro sito web o usi il nostro Servizio, raccogliamo automaticamente:

Dati di log: indirizzo IP, tipo di dispositivo, sistema operativo, tipo di browser, pagine di provenienza/uscita e date/orari di accesso.
Informazioni di utilizzo: dettagli su come usi il Servizio, come le pagine o funzioni a cui accedi e il tempo trascorso su di esse.

3. Come utilizziamo le tue informazioni

Per titolari di account e visitatori (quando siamo titolari del trattamento):

Finalità dell'utilizzo	Base giuridica (es. GDPR)
Per fornire e mantenere il Servizio	Esecuzione di un contratto
Per elaborare i pagamenti	Esecuzione di un contratto
Per comunicare con te (es. aggiornamenti del servizio, problemi di fatturazione)	Esecuzione di un contratto e/o legittimo interesse
Per audit e sicurezza (es. rilevare timbrature fraudolente, violazioni della sicurezza)	Legittimo interesse e adempimento di obblighi di legge
Per marketing e promozioni (con possibilità di opt-out)	Consenso (per il marketing diretto) o legittimo interesse

Per dipendenti/utenti finali (quando siamo responsabili del trattamento):

Trattiamo i tuoi Dati di rilevazione presenze esclusivamente per fornire il Servizio al tuo datore di lavoro secondo il nostro accordo contrattuale con lui. Ciò include:

Registrare, calcolare e presentare al tuo datore di lavoro le registrazioni orarie e le presenze.
Generare report e dati paghe per il tuo datore di lavoro.
Verificare il luogo delle timbrature se il tuo datore di lavoro ha attivato la funzione di rilevamento della posizione.

Trattiamo i dati dei visitatori esclusivamente per fornire la registrazione in sito all'azienda visitata: registrare chi è presente, avvisare la persona che sei venuto a trovare, verificare i documenti e includerti negli appelli di emergenza mentre sei in sito.

4. Come condividiamo le tue informazioni

Non vendiamo i tuoi dati personali. Possiamo condividere le tue informazioni nelle seguenti circostanze limitate:

Destinatario	Finalità della condivisione
Il tuo datore di lavoro (il titolare dell’account)	Tutti i Dati di rilevazione presenze vengono raccolti per il datore di lavoro che gestisce il tuo account e condivisi con lui. È l’unico responsabile dell’uso che ne fa.
L'azienda che visiti	I dati dei visitatori vengono raccolti per l'azienda del sito in cui ti registri. La persona che sei venuto a trovare viene informata di nome, azienda e cellulare. Se mostri un pass di sito, il sito vede i dati e i documenti che contiene.
Fornitori di servizi terzi	Usiamo un piccolo numero di fornitori per gestire il Servizio, ciascuno obbligato a proteggere i tuoi dati e a usarli solo per le finalità che definiamo: Postmark (invio di email), Google Firebase Cloud Messaging (notifiche dell'app mobile), OpenStreetMap Foundation (conversione della posizione di un check-in di sicurezza in un indirizzo, senza nomi) e Stripe (fatturazione al datore di lavoro, nessun dato di presenza). L'elenco aggiornato è nel nostro Accordo sul trattamento dei dati.
App collegate dal tuo datore di lavoro	Se il tuo datore di lavoro collega un'app di paghe o contabilità (come Xero o QuickBooks), le ore che sceglie di inviare vengono condivise con quell'app in base al suo accordo con essa.
Conformità legale e tutela	Possiamo divulgare dati se richiesto dalla legge, da regolamenti o da procedimenti legali (es. un ordine del tribunale), o per tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di Timeclock.Kiwi, dei nostri utenti o del pubblico.
Trasferimenti aziendali	In relazione a, o durante le trattative per, fusioni, vendita di beni aziendali, finanziamenti o acquisizione di tutta o parte della nostra attività da parte di un'altra società.

5. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative commercialmente ragionevoli per proteggere i tuoi Dati personali da perdita accidentale, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o distruzione. Queste misure possono includere crittografia dei dati, firewall e hosting sicuro dei server.

Tuttavia, nessun metodo di trasmissione su Internet o di archiviazione elettronica è sicuro al 100%. Pertanto non possiamo garantirne la sicurezza assoluta.

Dove sono conservati i tuoi dati

I tuoi dati sono conservati in Nuova Zelanda. La Commissione europea e il Regno Unito riconoscono che la Nuova Zelanda offre una protezione adeguata dei dati personali. Quando un nostro fornitore al di fuori di Nuova Zelanda, UE o Regno Unito riceve dati personali, ci basiamo su una decisione di adeguatezza o sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

6. Conservazione dei dati

Dati di rilevazione presenze (dati dei dipendenti): il tuo datore di lavoro decide per quanto tempo conservarli, di solito per il tempo richiesto dalla legge del suo paese. I datori di lavoro possono impostarlo in Timeclock.Kiwi e le registrazioni più vecchie vengono eliminate automaticamente.
Dati dei visitatori: conservati per il tempo in cui l'azienda visitata conserva le registrazioni orarie. Le foto vengono eliminate 30 giorni dopo la visita.
Account chiusi: quando un datore di lavoro chiude l'account, tutti i dati, compresi quelli di presenza, vengono eliminati definitivamente 90 giorni dopo. Fino ad allora può esportarli o riaprire l'account.
Dati di account e fatturazione: conserviamo le informazioni dell'account finché è aperto, e i documenti di fatturazione (fatture e pagamenti) per il tempo richiesto dalla normativa fiscale, attualmente sette anni in Nuova Zelanda.
Log: i registri di attività vengono conservati fino a 90 giorni.
Backup: i dati eliminati possono restare nei nostri backup finché non vengono sostituiti.

7. I tuoi diritti sui dati

A seconda di dove ti trovi e della legge applicabile, potresti avere i seguenti diritti sui tuoi dati personali:

Diritto di accesso: il diritto di richiedere una copia dei dati personali che conserviamo su di te.
Diritto di rettifica: il diritto di chiedere che correggiamo dati personali inesatti o incompleti.
Diritto alla cancellazione ("diritto all’oblio"): il diritto di chiedere che cancelliamo i tuoi dati personali.
Diritto di limitazione del trattamento: il diritto di chiedere che limitiamo il modo in cui trattiamo i tuoi dati personali.
Diritto alla portabilità dei dati: il diritto di ricevere i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Diritto di opposizione: il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali per determinate finalità, come il marketing diretto.

Come esercitare i tuoi diritti:

Per i dati di rilevazione presenze (come dipendente): nell'app mobile Timeclock.Kiwi puoi vedere i tuoi orari, usare "Segnala un problema" su un orario errato e inviarti via email una copia di tutti i tuoi dati (Impostazioni, I tuoi dati, una volta a settimana). Per tutto il resto, contatta il tuo datore di lavoro (il titolare del trattamento), che può anche esportare i tuoi dati. Se ci contatti, trasmetteremo la richiesta al datore di lavoro, poiché possiamo agire solo su sue istruzioni.
Per i dati dei visitatori (come visitatore di un sito): contatta l'azienda del sito visitato (il titolare del trattamento). Può trovare, esportare ed eliminare le tue registrazioni. Se ci contatti, le trasmetteremo la richiesta.
Per i Dati dell’account (come titolare di account/visitatore del sito): usa la sezione dei contatti qui sotto. Risponderemo alla tua richiesta entro i termini previsti dalla legge.

Se non sei soddisfatto di come sono stati trattati i tuoi dati, puoi presentare un reclamo alla tua autorità garante, ad esempio il Privacy Commissioner in Nuova Zelanda o l'autorità di controllo del tuo paese UE. Apprezzeremmo l'opportunità di risolvere prima con te.

8. Cookie e tecnologie di tracciamento

Utilizziamo cookie e tecnologie di tracciamento simili (come web beacon e pixel) per monitorare l’attività sul nostro Servizio e conservare alcune informazioni.

Cookie necessari: indispensabili per il funzionamento del Servizio (es. mantenere la sessione di accesso).
Cookie di preferenza: usati per ricordare le tue impostazioni e preferenze.
Cookie analitici: usati per raccogliere statistiche sull’utilizzo del Servizio, per misurarne e migliorarne le prestazioni.

Puoi impostare il browser per rifiutare tutti i cookie o per segnalarti quando ne viene inviato uno. Tuttavia, se non accetti i cookie, potresti non riuscire a usare alcune parti del nostro Servizio.

9. Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Potremmo aggiornare periodicamente la nostra informativa sulla privacy per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche o per altri motivi operativi, legali o normativi. Ti informeremo di eventuali modifiche pubblicando la nuova informativa su questa pagina e aggiornando la "Data di entrata in vigore" in alto. Ti invitiamo a consultare periodicamente questa informativa.

10. Contattaci

Per domande, dubbi o reclami su questa informativa sulla privacy o sulle nostre pratiche relative ai dati, o se desideri esercitare i tuoi diritti, contattaci a:

TIMECLOCK.KIWI LIMITED
151 Belford Street, Waverley, Dunedin, 9013, Nuova Zelanda
Email: [email protected]

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