GDPR e rilevazione delle presenze
Conserva le registrazioni richieste dalla legge, non di più, e lascia che i lavoratori le vedano.
Cosa chiede il GDPR a un datore di lavoro che registra gli orari
Le registrazioni orarie sono dati personali, quindi si applica il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) nell'UE e nel SEE, e il GDPR britannico nel Regno Unito. Per la rilevazione delle presenze contano soprattutto tre obblighi:
- Consenti ai lavoratori di accedere alle proprie registrazioni. I lavoratori hanno il diritto legale di vedere e controllare i propri dati orari e di riceverne una copia entro un mese dalla richiesta.
- Conserva le registrazioni solo per il tempo necessario. Il diritto del lavoro stabilisce per quanto tempo conservarle. Il GDPR dice di non tenerle molto più a lungo e poi di eliminarle in modo sicuro.
- Informa i lavoratori su cosa registri. Devono sapere cosa viene raccolto, perché, chi lo vede e per quanto tempo.
Anche dove il GDPR non si applica, sono buone pratiche, e il Privacy Act 2020 della Nuova Zelanda e il Privacy Act australiano hanno principi simili.
Come aiuta Timeclock.Kiwi
- I lavoratori vedono i propri orari nell'app mobile e possono inviarsi via email una copia completa di tutto ciò che li riguarda in un file Excel (una volta a settimana).
- I lavoratori possono segnalare un orario che sembra errato direttamente dall'app. Il manager riceve una notifica e correggere il turno risponde alla richiesta.
- Gli amministratori possono esportare i dati di qualsiasi lavoratore dalla pagina Persone, per chi non usa l'app.
- La conservazione dei dati elimina automaticamente le registrazioni orarie più vecchie di quanto richiesto dal tuo paese. Scegli il paese e suggeriamo il periodo.
- Una lista di controllo GDPR nelle Impostazioni mostra cosa è fatto e cosa manca.
- Ospitato in Nuova Zelanda, che la Commissione europea riconosce come Paese con protezione adeguata, quindi i dati UE possono essere conservati qui senza pratiche di trasferimento aggiuntive.
- Un Accordo sul trattamento dei dati che copre ciò che facciamo con i tuoi dati. Leggilo qui.
Per quanto tempo conservare le registrazioni orarie
Per quanto tempo ogni paese richiede di conservare le registrazioni dell'orario di lavoro e, dove non abbiamo potuto confermare un periodo fisso, il periodo che suggeriamo (indicato come Suggerito). Quando attivi la conservazione dei dati, inseriamo il periodo del tuo paese.
| Paese | Conserva le registrazioni per | Legge | Note |
|---|---|---|---|
| Australia | 7 anni | Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31 | Il GDPR non si applica qui. |
| Austria | 7 anni Suggerito | Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records) | La legge sull'orario di lavoro (AZG) non fissa un periodo chiaro per le registrazioni orarie. I documenti paga vanno conservati 7 anni a fini fiscali e le richieste salariali possono essere avanzate per 3 anni. |
| Belgio | 5 anni | Royal Decree of 8 August 1980 on social documents | |
| Bulgaria | 3 anni Suggerito | Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years) | I documenti paga stessi vanno conservati molto più a lungo (50 anni) per la legge contabile, ma riguardano le paghe, non le registrazioni orarie. |
| Canada | 3 anni | Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards | Le province hanno regole proprie, per lo più 3 anni (Ontario, Alberta e BC contano da quando è stato svolto il lavoro o è terminato l'impiego). I documenti paga vanno conservati 6 anni per la CRA.Il GDPR non si applica qui. |
| Cechia | 10 anni Suggerito | Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions) | Il Codice del lavoro (§ 96) non fissa un periodo per le registrazioni orarie. I consigli vanno da 3 anni (richieste) a 10 o 30 anni quando le registrazioni supportano i contributi pensionistici. |
| Cipro | 2 anni Suggerito | Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period) | |
| Croazia | 6 anni | Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) | Calcolato dalla fine dell'anno solare a cui si riferisce la registrazione. |
| Danimarca | 5 anni | Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024 | Calcolato dalla fine del periodo usato per determinare le ore settimanali medie del dipendente. |
| Estonia | 7 anni Suggerito | Accounting Act § 12 (source documents) | |
| Filippine | 3 anni | Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X | Calcolato dall'ultima registrazione o dalla fine dell'impiego.Il GDPR non si applica qui. |
| Finlandia | 2 anni Suggerito | Working Hours Act 872/2019 § 32 | Le registrazioni si conservano di solito 2 anni dalla fine dell'anno solare. La contabilità paghe va conservata 6 anni. |
| Francia | 1 anno | Code du travail, article D3171-16 | Le richieste salariali possono essere avanzate per 3 anni (L3245-1) e le buste paga vanno conservate 5 anni (L3243-4), quindi molti datori di lavoro conservano le registrazioni orarie per 3 anni. |
| Germania | 2 anni | Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17 | I conti paga (Lohnkonto) vanno conservati 6 anni ai sensi dell'EStG § 41. |
| Ghana | 3 anni Suggerito | Labour Act 2003 (Act 651), section 101 | Il GDPR non si applica qui. |
| Grecia | 5 anni Suggerito | Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years) | Gli orari vengono comunicati anche al sistema di carta di lavoro digitale ERGANI II. |
| India | 5 anni Suggerito | Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4) | Si applica quando il governo centrale è quello competente. La maggior parte dei datori di lavoro privati segue le regole del proprio stato, che possono differire.Il GDPR non si applica qui. |
| Irlanda | 3 anni | Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001) | |
| Italia | 5 anni | Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003) | |
| Kenya | 5 anni Suggerito | Employment Act 2007, section 74 | Il GDPR non si applica qui. |
| Lettonia | 5 anni Suggerito | Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents | La legge sul lavoro (art. 137) richiede le registrazioni orarie ma non stabilisce per quanto conservarle. |
| Lituania | 10 anni Suggerito | Document retention index, accounting documents | I documenti contabili delle paghe vanno conservati 50 anni. |
| Lussemburgo | 5 anni | Code du travail, article L.211-29 | |
| Malta | 2 anni | Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3) | |
| Nigeria | 3 anni | Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5 | Il GDPR non si applica qui. |
| Nuova Zelanda | 6 anni | Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81 | Il GDPR non si applica qui. |
| Paesi Bassi | 1 anno | Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks) | I documenti paga vanno conservati 7 anni a fini fiscali (Algemene wet inzake rijksbelastingen, articolo 52). I trasporti hanno una regola propria (104 settimane). |
| Polonia | 10 anni | Kodeks pracy art. 94 (employee records) | Calcolato dalla fine dell'anno in cui è terminato l'impiego, quindi conserva più a lungo le registrazioni del personale attuale. |
| Portogallo | 5 anni | Código do Trabalho, article 202 | |
| RAS di Hong Kong | 1 anno | Employment Ordinance, section 49A | Le registrazioni devono coprire gli ultimi 12 mesi di ogni dipendente e vengono conservate per un po' dopo la sua uscita (le fonti variano tra 6 e 12 mesi).Il GDPR non si applica qui. |
| Regno Unito | 6 anni | National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59 | Le Working Time Regulations da sole richiedono 2 anni, ma le registrazioni del salario minimo, che includono le ore lavorate, ne richiedono 6. |
| Romania | 3 anni Suggerito | Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years) | Il Codice del lavoro (art. 119) richiede gli orari giornalieri di inizio e fine ma non stabilisce per quanto conservarli. |
| Singapore | 2 anni | Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations | Per chi se ne va, gli ultimi 2 anni di registrazioni vengono conservati per 1 anno in più.Il GDPR non si applica qui. |
| Slovacchia | 10 anni Suggerito | Social Insurance Act (wage records, 10 years) | Il Codice del lavoro (§ 99) richiede le registrazioni orarie ma non stabilisce per quanto conservarle. |
| Slovenia | 20 anni Suggerito | ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security) | La registrazione dell'uso del tempo è considerata un documento di valore permanente, quindi la sua eliminazione potrebbe non essere consentita. Verifica con il tuo consulente prima di attivare l'eliminazione. |
| Spagna | 4 anni | Real Decreto-ley 8/2019 | |
| Stati Uniti | 3 anni | Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6 | I documenti paga con le ore lavorate richiedono 3 anni, i cartellini 2. Alcuni stati richiedono di più, quindi verifica il tuo.Il GDPR non si applica qui. |
| Sudafrica | 3 anni | Basic Conditions of Employment Act, section 31(2) | Calcolato dall'ultima voce della registrazione.Il GDPR non si applica qui. |
| Svezia | 2 anni | Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11 | Conservati per l'anno in corso e i 2 anni successivi. La contabilità, comprese le paghe, va conservata 7 anni. |
| Ungheria | 3 anni Suggerito | Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years) | I documenti contabili, comprese le paghe, vanno conservati 8 anni. |
Non è in elenco? Chiedi al tuo commercialista o consulente del lavoro e imposta il periodo a mano. Le norme fiscali e sulle paghe a volte richiedono più tempo di quelle sull'orario. Ultima revisione: 31 ottobre 2026. Queste sono informazioni generali, non consulenza legale.
Modello di informativa privacy per i lavoratori
Copia questo nel contratto di lavoro o nel manuale del personale, compila le parti tra [parentesi] ed elimina ciò che non usi.
Come registriamo il tuo orario di lavoro
[Nome azienda] usa Timeclock.Kiwi per registrare le tue ore di lavoro.
Cosa registriamo: nome, indirizzo email e PIN; quando timbri entrata e uscita e fai le pause; i lavori e le attività su cui lavori; quale chiosco hai usato o, se timbri con l'app mobile, la posizione del telefono in quel momento; [check-in di sicurezza e avvisi quando lavori da solo]; turni, disponibilità e richieste di ferie.
Perché: per pagarti correttamente, conservare le registrazioni dell'orario richieste dalla legge, [calcolare i costi dei lavori] [e tenerti al sicuro quando lavori da solo].
Base giuridica: il nostro obbligo legale di conservare le registrazioni dell'orario di lavoro, il nostro contratto di lavoro con te e il nostro legittimo interesse a gestire l'attività [e a tenere al sicuro il personale].
Chi li vede: il tuo manager, [personale paghe e HR] e Timeclock.Kiwi Limited in Nuova Zelanda, che li conserva per noi in base a un accordo sul trattamento dei dati. [Inviamo le ore al nostro fornitore paghe, (nome).]
Per quanto tempo li conserviamo: [numero] anni, come richiesto da [legge], dopodiché vengono eliminati automaticamente.
I tuoi diritti: puoi vedere i tuoi orari nell'app Timeclock.Kiwi e inviarti via email una copia di tutti i tuoi dati (Impostazioni, I tuoi dati). Se un orario sembra errato, usa "Segnala un problema" su quel turno. Per tutto il resto, comprese rettifiche, opposizioni o cancellazione, contatta [nome ed email]. Puoi anche presentare un reclamo a [la tua autorità garante].
Chi è responsabile di cosa
Tu (il datore di lavoro) sei il titolare del trattamento: decidi cosa viene registrato e perché, e i lavoratori si rivolgono a te con le loro richieste. Timeclock.Kiwi è il responsabile del trattamento: conserviamo e trattiamo i dati solo per fornirti il servizio. Vedi il nostro Accordo sul trattamento dei dati e la nostra Informativa sulla privacy.