Politique de confidentialité de Timeclock.Kiwi

Date d'entrée en vigueur : 1 novembre 2026

La présente politique de confidentialité décrit comment Timeclock.Kiwi (« le Service », « nous » ou « notre ») collecte, utilise et partage vos Données personnelles lorsque vous utilisez notre site web et notre application de pointage (le « Service »).

Elle explique ce que nous collectons, pourquoi, avec qui nous le partageons, combien de temps nous le conservons et vos droits à ce sujet.

1. Relation entre responsable du traitement et sous-traitant

Aux fins de la présente politique, il est important de distinguer les rôles liés aux données :

• Nous sommes le responsable du traitement pour les données que nous collectons auprès des visiteurs du site web et des titulaires de compte (les administrateurs de l’entreprise) concernant leurs informations de compte et leur facturation.
• Nous sommes le sous-traitant pour les données de temps et de présence (« données de suivi du temps ») que vous saisissez pour le compte de votre employeur. Dans ce cas, votre employeur est le responsable du traitement et détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Notre accord de traitement des données précise ce que nous en faisons pour son compte.
• Nous sommes également le sous-traitant lorsque vous vous enregistrez comme visiteur, prestataire ou livreur sur un site utilisant Timeclock.Kiwi (« données des visiteurs »). L'entreprise dont vous avez visité le site est le responsable du traitement.

Si vous êtes salarié ou utilisateur final, vous pouvez voir vos heures et télécharger une copie de toutes vos données dans l'application mobile Timeclock.Kiwi. Pour toute autre demande concernant vos données de suivi du temps, comme une correction ou une suppression, contactez d'abord votre employeur. Si vous avez visité un site, contactez l'entreprise visitée.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons des informations directement auprès de vous, automatiquement lorsque vous utilisez le Service et parfois auprès de tiers.

A. Informations que vous fournissez (Données du compte)

Lorsque vous ou votre employeur créez un compte, souscrivez un abonnement ou nous contactez, vous pouvez fournir :

• Données d’identification et de contact : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l’entreprise et adresse de facturation.
• Données financières : informations de paiement (traitées par notre prestataire de paiement tiers et non stockées directement sur nos serveurs).
• Données de communication : informations que vous fournissez lorsque vous contactez notre équipe d’assistance ou nous envoyez des commentaires.

B. Informations collectées pour le compte de votre employeur (Données de suivi du temps)

Lorsque vous utilisez le service de pointage pour pointer à l'arrivée ou au départ, nous collectons et traitons les données suivantes pour le compte de votre employeur :

• Identification de l’employé/utilisateur final : votre nom et votre identifiant/code PIN d’employé.
• Relevés de temps et de présence : heures d’arrivée et de départ, total des heures travaillées et temps de pause.
• Données de localisation (si activées par votre employeur) :
  • Localisation GPS : données de géolocalisation précises de votre appareil au moment du pointage, si vous avez accordé l’autorisation à l’application mobile et que votre employeur a activé cette fonctionnalité.
  • Localisation par adresse IP : la position géographique approximative déduite de votre adresse IP.
• Détails du travail : projet, tâche ou client associé à la saisie de temps, ainsi que les notes ou matériaux enregistrés sur un chantier.
• Plannings et demandes : vos services planifiés, disponibilités, demandes de congé et d'échange de services, compétences et toute demande de correction d'heure.
• Données de sécurité (si activées par votre employeur) : pointages de sécurité et alertes lors du travail isolé, y compris la position de votre téléphone lors d'un pointage ou d'une alerte, et appels santé et sécurité.
• Données de l'appareil : un jeton de notification pour votre téléphone, si vous autorisez l'application mobile à envoyer des notifications.
• Pass de site (si vous l'utilisez) : documents de prestataire ajoutés à « Mon pass de site » dans l'application mobile, comme un numéro de passeport de sécurité et sa date d'expiration. Vous seul pouvez les voir jusqu'à ce que vous présentiez votre pass sur un site.
• Données d'annuaire (si votre employeur en connecte un) : votre nom, e-mail professionnel, mobile, poste et bureau, copiés de l'annuaire du personnel de votre employeur pour que les visiteurs puissent vous choisir comme personne à voir. Vous recevrez une notification à l'arrivée de votre visiteur.

C. Informations collectées lors de votre visite d'un site (données des visiteurs)

Lorsque vous vous enregistrez sur un site utilisant Timeclock.Kiwi, sur sa borne, avec un pass de site, depuis une invitation ou sur votre téléphone depuis une affiche, nous collectons pour le compte de cette entreprise :

• Vos informations : nom, entreprise, mobile, e-mail et immatriculation, selon les demandes du site, et si vous êtes visiteur, prestataire ou livreur.
• Votre visite : la personne que vous êtes venu voir, vos heures d'arrivée et de départ, et toute réponse de cette personne.
• Sécurité et accueil : la liste de sécurité et les vidéos d'accueil acceptées, et votre signature.
• Photo : une photo prise par la borne, si le site le demande, pour que le personnel reconnaisse qui est sur site. Elle n'est pas utilisée pour la reconnaissance faciale.
• Documents de prestataire : type, numéro, émetteur et date d'expiration des cartes demandées par le site, comme un passeport de sécurité. Nous n'en conservons pas d'image.
• Localisation : si vous vous enregistrez sur votre téléphone, votre distance par rapport au site à ce moment. Nous ne conservons pas votre position exacte.

Un site peut aussi tenir une liste de surveillance de personnes non autorisées et être alerté si l'une d'elles s'enregistre. La borne n'indique jamais pourquoi.

D. Informations collectées automatiquement (données d'utilisation)

Lorsque vous visitez notre site web ou utilisez notre Service, nous collectons automatiquement :

• Données de journal : adresse IP, type d’appareil, système d’exploitation, type de navigateur, pages de provenance/de sortie et dates/heures d’accès.
• Informations d’utilisation : détails sur la façon dont vous utilisez le Service, comme les pages ou fonctionnalités consultées et le temps passé dessus.

3. Comment nous utilisons vos informations

Pour les titulaires de compte et les visiteurs (lorsque nous sommes responsable du traitement) :

Finalité de l'utilisation	Base juridique (ex. RGPD)
Pour fournir et maintenir le Service	Exécution d'un contrat
Pour traiter les paiements	Exécution d'un contrat
Pour communiquer avec vous (ex. mises à jour du service, problèmes de facturation)	Exécution d'un contrat et/ou intérêts légitimes
Pour l’audit et la sécurité (ex. détection de pointages frauduleux, failles de sécurité)	Intérêts légitimes et respect des obligations légales
Pour le marketing et les promotions (avec possibilité de désinscription)	Consentement (pour le marketing direct) ou intérêts légitimes

Pour les employés/utilisateurs finaux (lorsque nous sommes sous-traitant) :

Nous traitons vos Données de suivi du temps uniquement pour fournir le Service à votre employeur conformément à notre accord contractuel avec lui. Cela comprend :

• Enregistrer, calculer et présenter à votre employeur les saisies d'heures et les présences.
• Générer des rapports et des données de paie pour votre employeur.
• Vérifier le lieu des pointages si la fonction de suivi de localisation est activée par votre employeur.

Nous traitons les données des visiteurs uniquement pour fournir l'enregistrement sur site à l'entreprise visitée : enregistrer qui est sur site, prévenir la personne que vous venez voir, vérifier les documents et vous inclure dans les appels d'urgence pendant votre présence.

4. Comment nous partageons vos informations

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons partager vos informations dans les circonstances limitées suivantes :

Destinataire	Finalité du partage
Votre employeur (le titulaire du compte)	Toutes les Données de suivi du temps sont collectées pour l'employeur qui contrôle votre compte et partagées avec lui. Il est seul responsable de l'usage qu'il en fait.
L'entreprise que vous visitez	Les données des visiteurs sont collectées pour l'entreprise du site où vous vous enregistrez. La personne que vous venez voir reçoit votre nom, votre entreprise et votre mobile. Si vous présentez un pass de site, le site voit les informations et documents qu'il contient.
Prestataires de services tiers	Nous utilisons un petit nombre de prestataires pour faire fonctionner le Service, chacun tenu de protéger vos données et de ne les utiliser qu'aux fins que nous définissons : Postmark (envoi d'e-mails), Google Firebase Cloud Messaging (notifications de l'application mobile), l'OpenStreetMap Foundation (conversion de la position d'un pointage de sécurité en adresse, sans nom) et Stripe (facturation de votre employeur, sans données de suivi du temps). La liste à jour figure dans notre accord de traitement des données.
Applications connectées par votre employeur	Si votre employeur connecte une application de paie ou de comptabilité (comme Xero ou QuickBooks), les heures qu'il choisit d'envoyer sont partagées avec cette application dans le cadre de son propre contrat avec elle.
Conformité légale et protection	Nous pouvons divulguer des données si la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire (ex. une décision de justice) l'exige, ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de Timeclock.Kiwi, de nos utilisateurs ou du public.
Transferts d'entreprise	Dans le cadre ou au cours des négociations de toute fusion, cession d'actifs, financement ou acquisition de tout ou partie de notre activité par une autre société.

5. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles commercialement raisonnables pour protéger vos Données personnelles contre la perte accidentelle, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction. Ces mesures peuvent inclure le chiffrement des données, des pare-feu et un hébergement sécurisé des serveurs.

Toutefois, aucune méthode de transmission sur Internet ni de stockage électronique n'est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

Où vos données sont stockées

Vos données sont stockées en Nouvelle-Zélande. La Commission européenne et le Royaume-Uni reconnaissent que la Nouvelle-Zélande offre une protection adéquate des données personnelles. Lorsqu'un de nos prestataires hors de Nouvelle-Zélande, de l'UE ou du Royaume-Uni reçoit des données personnelles, nous nous appuyons sur une décision d'adéquation ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Conservation des données

• Données de suivi du temps (données des salariés) : votre employeur décide de la durée de conservation, généralement celle imposée par la loi de son pays pour les relevés d'heures. Les employeurs peuvent la définir dans Timeclock.Kiwi, et les relevés plus anciens sont alors supprimés automatiquement.
• Données des visiteurs : conservées aussi longtemps que l'entreprise visitée conserve ses relevés d'heures. Les photos sont supprimées 30 jours après votre visite.
• Comptes fermés : lorsqu'un employeur ferme son compte, toutes ses données, y compris les données de suivi du temps, sont définitivement supprimées 90 jours plus tard. D'ici là, l'employeur peut les exporter ou rouvrir le compte.
• Données de compte et de facturation : nous conservons les informations du compte tant qu'il est ouvert, et les documents de facturation (factures et paiements) aussi longtemps que l'exige la loi fiscale, actuellement sept ans en Nouvelle-Zélande.
• Journaux : les journaux d'activité sont conservés jusqu'à 90 jours.
• Sauvegardes : les données supprimées peuvent rester dans nos sauvegardes jusqu'à leur remplacement.

7. Vos droits sur vos données

Selon votre lieu de résidence et la loi applicable, vous pouvez disposer des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès : le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : le droit de nous demander de corriger toute donnée personnelle inexacte ou incomplète.
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles.
• Droit à la limitation du traitement : le droit de nous demander de limiter la façon dont nous traitons vos données personnelles.
• Droit à la portabilité des données : le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d’opposition : le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à certaines fins, comme le marketing direct.

Comment exercer vos droits :

• Pour les données de suivi du temps (en tant que salarié) : dans l'application mobile Timeclock.Kiwi, vous pouvez voir vos heures, utiliser « Signaler un problème » sur une heure erronée et vous envoyer par e-mail une copie de toutes vos données (Paramètres, Vos données, une fois par semaine). Pour toute autre demande, contactez votre employeur (le responsable du traitement), qui peut aussi exporter vos données. Si vous nous contactez, nous transmettrons votre demande à votre employeur, car nous ne pouvons agir que sur ses instructions.
• Pour les données des visiteurs (en tant que visiteur d'un site) : contactez l'entreprise dont vous avez visité le site (le responsable du traitement). Elle peut retrouver, exporter et supprimer vos relevés. Si vous nous contactez, nous lui transmettrons votre demande.
• Pour les Données du compte (en tant que titulaire de compte/visiteur du site) : veuillez utiliser la section Coordonnées ci-dessous. Nous répondrons à votre demande dans le délai légal.

Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données, par exemple le Privacy Commissioner en Nouvelle-Zélande ou l'autorité de contrôle de votre pays de l'UE. Nous apprécierions d'avoir d'abord l'occasion de régler cela avec vous.

8. Cookies et technologies de suivi

Nous utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires (comme les balises web et les pixels) pour suivre l’activité sur notre Service et conserver certaines informations.

• Cookies nécessaires : indispensables au fonctionnement du Service (ex. maintien de votre session de connexion).
• Cookies de préférences : utilisés pour mémoriser vos paramètres et préférences.
• Cookies analytiques : utilisés pour recueillir des statistiques sur l’utilisation du Service afin de mesurer et d’améliorer ses performances.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tous les cookies ou pour vous signaler l’envoi d’un cookie. Toutefois, si vous n’acceptez pas les cookies, vous ne pourrez peut-être pas utiliser certaines parties de notre Service.

9. Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour notre politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques ou pour d'autres raisons opérationnelles, légales ou réglementaires. Nous vous informerons de toute modification en publiant la nouvelle politique sur cette page et en mettant à jour la « Date d'entrée en vigueur » en haut de page. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique.

10. Nous contacter

Pour toute question, préoccupation ou réclamation concernant la présente politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, ou si vous souhaitez exercer vos droits, contactez-nous à :

TIMECLOCK.KIWI LIMITED
151 Belford Street, Waverley, Dunedin, 9013, Nouvelle-Zélande
E-mail : [email protected]