RGPD et suivi du temps
Conservez les relevés exigés par la loi, pas plus, et laissez vos salariés les consulter.
Ce que le RGPD demande à un employeur qui enregistre le temps
Les relevés d'heures sont des données personnelles : le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'y applique donc dans l'UE et l'EEE, et le RGPD britannique au Royaume-Uni. Pour le suivi du temps, trois obligations comptent le plus :
- Laissez les salariés accéder à leurs relevés. Les salariés ont le droit légal de consulter et vérifier leurs données horaires, et d'en obtenir une copie dans un délai d'un mois après leur demande.
- Ne conservez les relevés que le temps nécessaire. Le droit du travail fixe la durée de conservation des relevés d'heures. Le RGPD demande de ne pas les garder beaucoup plus longtemps, puis de les supprimer de façon sécurisée.
- Informez les salariés de ce que vous enregistrez. Ils doivent savoir ce qui est collecté, pourquoi, qui le voit et pendant combien de temps.
Même là où le RGPD ne s'applique pas, ce sont de bonnes pratiques, et le Privacy Act 2020 néo-zélandais et le Privacy Act australien ont des principes similaires.
Comment Timeclock.Kiwi vous aide
- Les salariés voient leurs heures dans l'application mobile et peuvent s'envoyer par e-mail une copie complète de tout ce qui les concerne dans un fichier Excel (une fois par semaine).
- Les salariés peuvent signaler une heure erronée directement depuis l'application. Leur manager est averti, et corriger le service répond à la demande.
- Les administrateurs peuvent exporter les données de tout salarié depuis la page Personnes, pour ceux qui n'utilisent pas l'application.
- La conservation des données supprime automatiquement les relevés d'heures plus anciens que ce qu'exige votre pays. Choisissez votre pays et nous suggérons la durée.
- Une liste de contrôle RGPD dans les Paramètres indique ce qui est fait et ce qui reste à faire.
- Hébergé en Nouvelle-Zélande, reconnue par la Commission européenne comme offrant une protection adéquate : les données de l'UE peuvent donc y être stockées sans formalités de transfert supplémentaires.
- Un accord de traitement des données couvrant ce que nous faisons de vos données. À lire ici.
Combien de temps conserver les relevés d'heures
La durée de conservation des relevés de temps de travail imposée par chaque pays et, lorsque nous n'avons pas pu confirmer de durée fixe, celle que nous suggérons (marquée Suggéré). Lorsque vous activez la conservation des données, nous indiquons la durée de votre pays.
| Pays | Conserver les relevés pendant | Loi | Notes |
|---|---|---|---|
| Afrique du Sud | 3 ans | Basic Conditions of Employment Act, section 31(2) | Compté à partir de la dernière inscription du relevé.Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Allemagne | 2 ans | Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17 | Les comptes de paie (Lohnkonto) doivent être conservés 6 ans selon l'EStG § 41. |
| Australie | 7 ans | Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31 | Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Autriche | 7 ans Suggéré | Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records) | La loi sur le temps de travail (AZG) ne fixe pas de durée claire pour les relevés d'heures. Les documents de paie doivent être conservés 7 ans à des fins fiscales, et les réclamations salariales peuvent être faites pendant 3 ans. |
| Belgique | 5 ans | Royal Decree of 8 August 1980 on social documents | |
| Bulgarie | 3 ans Suggéré | Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years) | Les documents de paie eux-mêmes doivent être conservés bien plus longtemps (50 ans) selon la loi comptable, mais il s'agit de votre paie, pas de vos relevés d'heures. |
| Canada | 3 ans | Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards | Les provinces fixent leurs propres règles, le plus souvent 3 ans (l'Ontario, l'Alberta et la C.-B. comptent à partir du travail effectué ou de la fin de l'emploi). Les documents de paie doivent être conservés 6 ans pour l'ARC.Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Chypre | 2 ans Suggéré | Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period) | |
| Croatie | 6 ans | Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) | Compté à partir de la fin de l'année civile du relevé. |
| Danemark | 5 ans | Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024 | Compté à partir de la fin de la période utilisée pour calculer les heures hebdomadaires moyennes du salarié. |
| Espagne | 4 ans | Real Decreto-ley 8/2019 | |
| Estonie | 7 ans Suggéré | Accounting Act § 12 (source documents) | |
| États-Unis | 3 ans | Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6 | Les documents de paie avec les heures travaillées exigent 3 ans, les cartes de pointage 2. Certains États exigent plus longtemps : vérifiez le vôtre.Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Finlande | 2 ans Suggéré | Working Hours Act 872/2019 § 32 | Les relevés sont généralement conservés 2 ans à partir de la fin de l'année civile. La comptabilité de paie doit être conservée 6 ans. |
| France | 1 an | Code du travail, article D3171-16 | Les réclamations salariales peuvent être faites pendant 3 ans (L3245-1) et les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans (L3243-4) : de nombreux employeurs conservent donc les relevés d'heures 3 ans. |
| Ghana | 3 ans Suggéré | Labour Act 2003 (Act 651), section 101 | Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Grèce | 5 ans Suggéré | Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years) | Les heures sont aussi déclarées au système de carte de travail numérique ERGANI II. |
| Hongrie | 3 ans Suggéré | Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years) | Les documents comptables, y compris la paie, doivent être conservés 8 ans. |
| Inde | 5 ans Suggéré | Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4) | S'applique lorsque le gouvernement central est l'autorité compétente. La plupart des employeurs privés relèvent des règles de leur État, qui peuvent différer.Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Irlande | 3 ans | Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001) | |
| Italie | 5 ans | Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003) | |
| Kenya | 5 ans Suggéré | Employment Act 2007, section 74 | Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Lettonie | 5 ans Suggéré | Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents | Le droit du travail (art. 137) impose des relevés d'heures mais ne fixe pas leur durée de conservation. |
| Lituanie | 10 ans Suggéré | Document retention index, accounting documents | Les documents comptables de paie doivent être conservés 50 ans. |
| Luxembourg | 5 ans | Code du travail, article L.211-29 | |
| Malte | 2 ans | Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3) | |
| Nigeria | 3 ans | Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5 | Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Nouvelle-Zélande | 6 ans | Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81 | Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Pays-Bas | 1 an | Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks) | Les documents de paie doivent être conservés 7 ans à des fins fiscales (Algemene wet inzake rijksbelastingen, article 52). Le transport a sa propre règle (104 semaines). |
| Philippines | 3 ans | Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X | Compté à partir de la dernière inscription ou de la fin de l'emploi.Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Pologne | 10 ans | Kodeks pracy art. 94 (employee records) | Compté à partir de la fin de l'année où l'emploi a pris fin : conservez donc plus longtemps les relevés du personnel actuel. |
| Portugal | 5 ans | Código do Trabalho, article 202 | |
| R.A.S. chinoise de Hong Kong | 1 an | Employment Ordinance, section 49A | Les relevés doivent couvrir les 12 derniers mois de chaque salarié et sont conservés quelque temps après son départ (les sources varient entre 6 et 12 mois).Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Roumanie | 3 ans Suggéré | Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years) | Le Code du travail (art. 119) impose les heures quotidiennes de début et de fin mais ne fixe pas leur durée de conservation. |
| Royaume-Uni | 6 ans | National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59 | Les Working Time Regulations seules exigent 2 ans, mais les relevés de salaire minimum, qui incluent les heures travaillées, en exigent 6. |
| Singapour | 2 ans | Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations | Pour les personnes qui partent, leurs 2 dernières années de relevés sont conservées 1 an de plus.Le RGPD ne s'applique pas ici. |
| Slovaquie | 10 ans Suggéré | Social Insurance Act (wage records, 10 years) | Le Code du travail (§ 99) impose des relevés d'heures mais ne fixe pas leur durée de conservation. |
| Slovénie | 20 ans Suggéré | ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security) | Le relevé d'utilisation du temps est considéré comme un document de valeur permanente : sa suppression peut donc être interdite. Vérifiez auprès de votre conseiller avant d'activer la suppression. |
| Suède | 2 ans | Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11 | Conservés pour l'année en cours et les 2 années suivantes. La comptabilité, y compris la paie, doit être conservée 7 ans. |
| Tchéquie | 10 ans Suggéré | Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions) | Le Code du travail (§ 96) ne fixe pas de durée pour les relevés d'heures. Les conseils vont de 3 ans (réclamations) à 10 ou 30 ans lorsque les relevés justifient des cotisations de retraite. |
Pas dans la liste ? Demandez à votre comptable ou conseiller en droit du travail et réglez la durée à la main. Les règles fiscales et de paie exigent parfois plus longtemps que celles du temps de travail. Dernière vérification : 31 octobre 2026. Ceci est une information générale, pas un conseil juridique.
Modèle de notice de confidentialité pour les salariés
Copiez ceci dans votre contrat de travail ou manuel du personnel, complétez les parties entre [crochets] et supprimez ce que vous n'utilisez pas.
Comment nous enregistrons votre temps de travail
[Nom de l'entreprise] utilise Timeclock.Kiwi pour enregistrer vos heures de travail.
Ce que nous enregistrons : votre nom, votre e-mail et votre PIN ; vos heures d'arrivée, de départ et de pause ; les chantiers et tâches sur lesquels vous travaillez ; la borne utilisée ou, si vous pointez avec l'application mobile, la position de votre téléphone à ce moment ; [les pointages de sécurité et alertes lors du travail isolé] ; votre planning, vos disponibilités et vos demandes de congé.
Pourquoi : pour vous payer correctement, conserver les relevés de temps de travail exigés par la loi, [chiffrer nos chantiers] [et assurer votre sécurité lors du travail isolé].
Base légale : notre obligation légale de conserver les relevés de temps de travail, notre contrat de travail avec vous et notre intérêt légitime à gérer l'entreprise [et à assurer la sécurité du personnel].
Qui les voit : votre manager, [le personnel de paie et RH] et Timeclock.Kiwi Limited en Nouvelle-Zélande, qui les stocke pour nous dans le cadre d'un accord de traitement des données. [Nous envoyons les heures à notre prestataire de paie, (nom).]
Durée de conservation : [nombre] ans, comme l'exige [loi], après quoi elles sont supprimées automatiquement.
Vos droits : vous pouvez voir vos heures dans l'application Timeclock.Kiwi et vous envoyer par e-mail une copie de toutes vos données (Paramètres, Vos données). Si une heure semble erronée, utilisez « Signaler un problème » sur ce service. Pour toute autre demande, y compris rectification, opposition ou effacement, contactez [nom et e-mail]. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de [votre autorité de protection des données].
Qui est responsable de quoi
Vous (l'employeur) êtes le responsable du traitement : vous décidez de ce qui est enregistré et pourquoi, et les salariés s'adressent à vous pour leurs demandes. Timeclock.Kiwi est le sous-traitant : nous stockons et traitons les données uniquement pour vous fournir le service. Consultez notre accord de traitement des données et notre politique de confidentialité.