DSGVO und Zeiterfassung

Was die DSGVO von Arbeitgebern bei der Zeiterfassung verlangt

Zeitaufzeichnungen sind personenbezogene Daten, daher gilt für sie in der EU und im EWR die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im Vereinigten Königreich die UK GDPR. Bei der Zeiterfassung sind drei Pflichten am wichtigsten:

• Lassen Sie Beschäftigte auf ihre Aufzeichnungen zugreifen. Beschäftigte haben das gesetzliche Recht, ihre Zeitdaten einzusehen und zu prüfen und innerhalb eines Monats nach Anfrage eine Kopie zu erhalten.
• Bewahren Sie Aufzeichnungen nur so lange wie nötig auf. Das Arbeitsrecht legt fest, wie lange Zeitaufzeichnungen aufzubewahren sind. Die DSGVO verlangt, sie nicht viel länger zu behalten und dann sicher zu löschen.
• Informieren Sie Beschäftigte, was Sie erfassen. Sie müssen wissen, was erhoben wird, warum, wer es sieht und wie lange.

Auch wo die DSGVO nicht gilt, ist das gute Praxis, und Neuseelands Privacy Act 2020 sowie Australiens Privacy Act haben ähnliche Grundsätze.

Wie Timeclock.Kiwi hilft

• Beschäftigte sehen ihre Zeiten in der mobilen App und können sich eine vollständige Kopie aller über sie gespeicherten Daten als Excel-Datei per E-Mail senden (einmal pro Woche).
• Beschäftigte können eine falsch wirkende Zeit melden, direkt aus der App. Ihr Manager wird benachrichtigt, und die Korrektur der Schicht beantwortet die Anfrage.
• Administratoren können die Daten aller Beschäftigten exportieren, über die Seite Personen, für alle, die die App nicht nutzen.
• Die Datenaufbewahrung löscht Zeitaufzeichnungen automatisch, sobald sie älter sind, als Ihr Land verlangt. Wählen Sie Ihr Land, und wir schlagen den Zeitraum vor.
• Eine DSGVO-Checkliste in den Einstellungen zeigt, was erledigt ist und was noch fehlt.
• Gehostet in Neuseeland, das die Europäische Kommission als angemessen geschützt anerkennt, sodass EU-Daten hier ohne zusätzlichen Übermittlungsaufwand gespeichert werden können.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der regelt, was wir mit Ihren Daten tun. Hier lesen.

Wie lange Zeitaufzeichnungen aufzubewahren sind

Wie lange jedes Land die Aufbewahrung von Arbeitszeitaufzeichnungen verlangt und, wo wir keine feste Frist bestätigen konnten, der von uns vorgeschlagene Zeitraum (markiert als Vorgeschlagen). Wenn Sie die Datenaufbewahrung aktivieren, tragen wir den Zeitraum für Ihr Land ein.

Land	Aufzeichnungen aufbewahren für	Gesetz	Notizen
Australien	7 Jahre	Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31	Die DSGVO gilt hier nicht.
Belgien	5 Jahre	Royal Decree of 8 August 1980 on social documents
Bulgarien	3 Jahre Vorgeschlagen	Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years)	Lohnunterlagen selbst sind nach dem Rechnungslegungsgesetz deutlich länger aufzubewahren (50 Jahre), das betrifft aber Ihre Lohnabrechnung, nicht Ihre Zeitaufzeichnungen.
Dänemark	5 Jahre	Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024	Gerechnet ab dem Ende des Zeitraums zur Berechnung der durchschnittlichen Wochenstunden.
Deutschland	2 Jahre	Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17	Lohnkonten sind nach EStG § 41 6 Jahre aufzubewahren.
Estland	7 Jahre Vorgeschlagen	Accounting Act § 12 (source documents)
Finnland	2 Jahre Vorgeschlagen	Working Hours Act 872/2019 § 32	Aufzeichnungen werden üblicherweise 2 Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahrt. Die Lohnbuchhaltung ist 6 Jahre aufzubewahren.
Frankreich	1 Jahr	Code du travail, article D3171-16	Lohnansprüche können 3 Jahre lang geltend gemacht werden (L3245-1) und Gehaltsabrechnungen sind 5 Jahre aufzubewahren (L3243-4), daher bewahren viele Arbeitgeber Zeitaufzeichnungen 3 Jahre auf.
Ghana	3 Jahre Vorgeschlagen	Labour Act 2003 (Act 651), section 101	Die DSGVO gilt hier nicht.
Griechenland	5 Jahre Vorgeschlagen	Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years)	Zeiten werden auch an das digitale Arbeitskartensystem ERGANI II gemeldet.
Indien	5 Jahre Vorgeschlagen	Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4)	Gilt, wenn die Zentralregierung zuständig ist. Die meisten privaten Arbeitgeber unterliegen den Regeln ihres Bundesstaates, die abweichen können.Die DSGVO gilt hier nicht.
Irland	3 Jahre	Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001)
Italien	5 Jahre	Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003)
Kanada	3 Jahre	Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards	Die Provinzen legen eigene Regeln fest, meist 3 Jahre (Ontario, Alberta und BC rechnen ab der Arbeit oder dem Ende der Beschäftigung). Lohnunterlagen sind für die CRA 6 Jahre aufzubewahren.Die DSGVO gilt hier nicht.
Kenia	5 Jahre Vorgeschlagen	Employment Act 2007, section 74	Die DSGVO gilt hier nicht.
Kroatien	6 Jahre	Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024)	Gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die Aufzeichnung gilt.
Lettland	5 Jahre Vorgeschlagen	Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents	Das Arbeitsgesetz (Art. 137) verlangt Zeitaufzeichnungen, legt aber keine Aufbewahrungsfrist fest.
Litauen	10 Jahre Vorgeschlagen	Document retention index, accounting documents	Lohnbuchhaltungsunterlagen sind 50 Jahre aufzubewahren.
Luxemburg	5 Jahre	Code du travail, article L.211-29
Malta	2 Jahre	Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3)
Neuseeland	6 Jahre	Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81	Die DSGVO gilt hier nicht.
Niederlande	1 Jahr	Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks)	Lohnunterlagen sind aus steuerlichen Gründen 7 Jahre aufzubewahren (Algemene wet inzake rijksbelastingen, Artikel 52). Für den Transport gilt eine eigene Regel (104 Wochen).
Nigeria	3 Jahre	Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5	Die DSGVO gilt hier nicht.
Österreich	7 Jahre Vorgeschlagen	Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records)	Das Arbeitszeitgesetz (AZG) legt keine klare Frist für Zeitaufzeichnungen fest. Lohnunterlagen sind aus steuerlichen Gründen 7 Jahre aufzubewahren, Lohnansprüche können 3 Jahre lang geltend gemacht werden.
Philippinen	3 Jahre	Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X	Gerechnet ab dem letzten Eintrag oder dem Ende der Beschäftigung.Die DSGVO gilt hier nicht.
Polen	10 Jahre	Kodeks pracy art. 94 (employee records)	Gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Beschäftigung endete, daher Aufzeichnungen aktueller Beschäftigter länger aufbewahren.
Portugal	5 Jahre	Código do Trabalho, article 202
Rumänien	3 Jahre Vorgeschlagen	Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years)	Das Arbeitsgesetzbuch (Art. 119) verlangt tägliche Start- und Endzeiten, legt aber keine Aufbewahrungsfrist fest.
Schweden	2 Jahre	Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11	Aufbewahrung für das laufende Jahr und die 2 Jahre danach. Die Buchhaltung, einschließlich Lohnabrechnung, ist 7 Jahre aufzubewahren.
Singapur	2 Jahre	Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations	Für ausscheidende Personen werden die letzten 2 Jahre der Aufzeichnungen 1 weiteres Jahr aufbewahrt.Die DSGVO gilt hier nicht.
Slowakei	10 Jahre Vorgeschlagen	Social Insurance Act (wage records, 10 years)	Das Arbeitsgesetzbuch (§ 99) verlangt Zeitaufzeichnungen, legt aber keine Aufbewahrungsfrist fest.
Slowenien	20 Jahre Vorgeschlagen	ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security)	Die Zeitaufzeichnung gilt als Dokument von dauerhaftem Wert, daher ist das Löschen möglicherweise gar nicht erlaubt. Klären Sie das mit Ihrem Berater, bevor Sie das Löschen aktivieren.
Sonderverwaltungsregion Hongkong	1 Jahr	Employment Ordinance, section 49A	Aufzeichnungen müssen die letzten 12 Monate jedes Beschäftigten abdecken und werden nach dem Ausscheiden noch eine Weile aufbewahrt (Quellen nennen 6 bis 12 Monate).Die DSGVO gilt hier nicht.
Spanien	4 Jahre	Real Decreto-ley 8/2019
Südafrika	3 Jahre	Basic Conditions of Employment Act, section 31(2)	Gerechnet ab dem letzten Eintrag in der Aufzeichnung.Die DSGVO gilt hier nicht.
Tschechien	10 Jahre Vorgeschlagen	Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions)	Das Arbeitsgesetzbuch (§ 96) legt keine Frist für Zeitaufzeichnungen fest. Die Empfehlungen reichen von 3 Jahren (Ansprüche) bis zu 10 oder 30 Jahren, wenn die Aufzeichnungen Rentenbeiträge belegen.
Ungarn	3 Jahre Vorgeschlagen	Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years)	Buchhaltungsunterlagen, einschließlich Lohnabrechnung, sind 8 Jahre aufzubewahren.
Vereinigte Staaten	3 Jahre	Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6	Lohnunterlagen mit gearbeiteten Stunden erfordern 3 Jahre, Stempelkarten 2. Manche Bundesstaaten verlangen längere Fristen, prüfen Sie daher Ihren Staat.Die DSGVO gilt hier nicht.
Vereinigtes Königreich	6 Jahre	National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59	Die Working Time Regulations allein verlangen 2 Jahre, Mindestlohnaufzeichnungen einschließlich gearbeiteter Stunden aber 6.
Zypern	2 Jahre Vorgeschlagen	Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period)

Nicht aufgeführt? Fragen Sie Ihren Steuer- oder Arbeitsrechtsberater und legen Sie den Zeitraum von Hand fest. Steuer- und Lohnvorschriften verlangen manchmal längere Fristen als Arbeitszeitregeln. Zuletzt geprüft: 31. Oktober 2026. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.

Vorlage für die Datenschutzinformation für Beschäftigte

Kopieren Sie dies in Ihren Arbeitsvertrag oder Ihr Mitarbeiterhandbuch, füllen Sie die Teile in [Klammern] aus und löschen Sie, was Sie nicht nutzen.

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Wer wofür verantwortlich ist

Sie (der Arbeitgeber) sind der Verantwortliche: Sie entscheiden, was warum erfasst wird, und Beschäftigte wenden sich mit Anfragen an Sie. Timeclock.Kiwi ist der Auftragsverarbeiter: Wir speichern und verarbeiten die Daten nur, um Ihnen den Dienst bereitzustellen. Siehe unseren Auftragsverarbeitungsvertrag und unsere Datenschutzerklärung.