Datenschutzerklärung für Timeclock.Kiwi

Gültig ab: 1. November 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Timeclock.Kiwi („der Dienst“, „wir“, „uns“ oder „unser“) Ihre personenbezogenen Daten erhebt, verwendet und weitergibt, wenn Sie unsere Website und unsere Zeiterfassungsanwendung (den „Dienst“) nutzen.

Sie erklärt, was wir erheben, warum, mit wem wir es teilen, wie lange wir es aufbewahren und welche Rechte Sie daran haben.

1. Verhältnis zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter

Für diese Erklärung ist es wichtig, zwischen den Rollen bei der Datenverarbeitung zu unterscheiden:

Wir sind der Verantwortliche für die Daten, die wir von Website-Besuchern und Kontoinhabern (den Administratoren des Unternehmens) zu deren Kontoinformationen und Abrechnung erheben.
Wir sind der Auftragsverarbeiter für die Zeit- und Anwesenheitsdaten („Zeiterfassungsdaten“), die Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers eingeben. In diesem Fall ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche und bestimmt Zweck und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag legt fest, was wir in seinem Auftrag damit tun.
Wir sind auch der Auftragsverarbeiter, wenn Sie sich als Besucher, Auftragnehmer oder Lieferfahrer an einem Standort anmelden, der Timeclock.Kiwi nutzt („Besucherdaten“). Das Unternehmen, dessen Standort Sie besucht haben, ist der Verantwortliche.

Als Beschäftigte oder Endnutzer können Sie Ihre Zeiten einsehen und eine Kopie aller Ihrer Daten in der mobilen Timeclock.Kiwi-App herunterladen. Für alles andere zu Ihren Zeiterfassungsdaten, etwa Korrekturen oder Löschung, wenden Sie sich zuerst an Ihren Arbeitgeber. Wenn Sie einen Standort besucht haben, wenden Sie sich an das besuchte Unternehmen.

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben Daten direkt bei Ihnen, automatisch bei der Nutzung des Dienstes und manchmal von Dritten.

A. Von Ihnen bereitgestellte Daten (Kontodaten)

Wenn Sie oder Ihr Arbeitgeber ein Konto registrieren, ein Abonnement abschließen oder uns kontaktieren, können Sie Folgendes angeben:

Identifikations- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname und Rechnungsadresse.
Finanzdaten: Zahlungsinformationen (werden von unserem externen Zahlungsdienstleister verarbeitet und nicht direkt auf unseren Servern gespeichert).
Kommunikationsdaten: Informationen, die Sie angeben, wenn Sie unser Support-Team kontaktieren oder uns Feedback senden.

B. Im Auftrag Ihres Arbeitgebers erhobene Daten (Zeiterfassungsdaten)

Wenn Sie den Zeiterfassungsdienst zum Ein- oder Ausstempeln nutzen, erheben und verarbeiten wir im Auftrag Ihres Arbeitgebers folgende Daten:

Identifikation von Mitarbeitern/Endnutzern: Ihr Name und Ihre Mitarbeiter-ID/PIN.
Arbeitszeit- und Anwesenheitsdaten: Ein- und Ausstempelzeiten, geleistete Gesamtstunden und Pausenzeiten.
Standortdaten (falls von Ihrem Arbeitgeber aktiviert):
- GPS-Standort: genaue Standortdaten Ihres Geräts zum Zeitpunkt des Ein-/Ausstempelns, sofern Sie der mobilen App die Berechtigung erteilt und Ihr Arbeitgeber diese Funktion aktiviert hat.
- Standort über IP-Adresse: der ungefähre geografische Standort, der aus Ihrer IP-Adresse abgeleitet wird.
Arbeitsdetails: Projekt, Aufgabe oder Kunde zur Zeiterfassung sowie Notizen oder Material, die Sie zu einem Job erfassen.
Dienstpläne und Anträge: Ihre geplanten Schichten, Verfügbarkeit, Urlaubs- und Schichttauschanträge, Fähigkeiten und Anträge auf Zeitkorrektur.
Sicherheitsdaten (wenn von Ihrem Arbeitgeber aktiviert): Sicherheits-Check-ins und Alarme bei Alleinarbeit, einschließlich des Standorts Ihres Telefons beim Check-in oder Alarm, sowie Arbeitsschutz-Appelle.
Gerätedaten: Ein Benachrichtigungs-Token für Ihr Telefon, wenn Sie der mobilen App Benachrichtigungen erlauben.
Standortpass (wenn Sie ihn nutzen): Auftragnehmerdokumente, die Sie in der mobilen App zu „Mein Standortpass“ hinzufügen, etwa eine Sicherheitspassnummer und ihr Ablaufdatum. Nur Sie können sie sehen, bis Sie Ihren Pass an einem Standort zeigen.
Verzeichnisdaten (wenn Ihr Arbeitgeber eines verbindet): Ihr Name, Ihre geschäftliche E-Mail, Mobilnummer, Position und Ihr Büro, kopiert aus dem Personalverzeichnis Ihres Arbeitgebers, damit Besucher Sie als besuchte Person auswählen können. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn Ihr Besucher ankommt.

C. Bei Ihrem Besuch eines Standorts erhobene Informationen (Besucherdaten)

Wenn Sie sich an einem Standort anmelden, der Timeclock.Kiwi nutzt, am Kiosk, mit einem Standortpass, über eine Einladung oder mit dem eigenen Telefon über ein Poster, erheben wir im Auftrag dieses Unternehmens:

Ihre Daten: Name, Unternehmen, Mobilnummer, E-Mail und Kfz-Kennzeichen, je nach Standort, und ob Sie Besucher, Auftragnehmer oder Lieferant sind.
Ihr Besuch: Wen Sie besucht haben, wann Sie sich an- und abgemeldet haben, und jede Antwort der besuchten Person.
Sicherheit und Einweisung: Die akzeptierte Sicherheitscheckliste und Einweisungsvideos sowie Ihre Unterschrift.
Foto: Ein vom Kiosk aufgenommenes Foto, wenn der Standort es verlangt, damit das Personal erkennt, wer vor Ort ist. Es wird nicht zur Gesichtserkennung verwendet.
Auftragnehmerdokumente: Art, Nummer, Aussteller und Ablaufdatum der vom Standort verlangten Karten, etwa eines Sicherheitspasses. Wir speichern keine Bilder davon.
Standort: Wenn Sie sich mit dem eigenen Telefon anmelden, wie weit Sie zu diesem Zeitpunkt vom Standort entfernt waren. Ihre genaue Position speichern wir nicht.

Ein Standort kann auch eine Beobachtungsliste von Personen führen, die keinen Zutritt haben, und alarmiert werden, wenn sich jemand darauf anmeldet. Der Kiosk nennt nie den Grund.

D. Automatisch erhobene Informationen (Nutzungsdaten)

Wenn Sie unsere Website besuchen oder unseren Dienst nutzen, erheben wir automatisch:

Protokolldaten: IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp, Verweis-/Ausstiegsseiten sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs.
Nutzungsinformationen: Angaben dazu, wie Sie den Dienst nutzen, etwa welche Seiten oder Funktionen Sie aufrufen und wie lange.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Für Kontoinhaber und Besucher (wenn wir der Verantwortliche sind):

Zweck der Verwendung	Rechtsgrundlage (z. B. DSGVO)
Zur Bereitstellung und Pflege des Dienstes	Vertragserfüllung
Zur Zahlungsabwicklung	Vertragserfüllung
Zur Kommunikation mit Ihnen (z. B. Service-Updates, Abrechnungsfragen)	Vertragserfüllung und/oder berechtigte Interessen
Für Prüfung und Sicherheit (z. B. Erkennen betrügerischer Stempelungen, Sicherheitsverletzungen)	Berechtigte Interessen und Erfüllung rechtlicher Pflichten
Für Marketing und Werbeaktionen (mit Abmeldemöglichkeit)	Einwilligung (für Direktwerbung) oder berechtigte Interessen

Für Mitarbeiter/Endnutzer (wenn wir Auftragsverarbeiter sind):

Wir verarbeiten Ihre Zeiterfassungsdaten ausschließlich, um Ihrem Arbeitgeber den Dienst gemäß unserer vertraglichen Vereinbarung bereitzustellen. Dazu gehört:

Erfassen, Berechnen und Darstellen von Zeiteinträgen und Anwesenheit für Ihren Arbeitgeber.
Erstellen von Berichten und Lohndaten für Ihren Arbeitgeber.
Überprüfen des Ein-/Ausstempelorts, wenn Ihr Arbeitgeber die Standortverfolgung aktiviert hat.

Wir verarbeiten Besucherdaten ausschließlich, um dem besuchten Unternehmen die Standortanmeldung bereitzustellen: erfassen, wer vor Ort ist, die besuchte Person informieren, Dokumente prüfen und Sie in Notfallappelle einbeziehen, solange Sie vor Ort sind.

4. Wie wir Ihre Daten weitergeben

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir können Ihre Daten in folgenden begrenzten Fällen weitergeben:

Empfänger	Zweck der Weitergabe
Ihr Arbeitgeber (der Kontoinhaber)	Alle Zeiterfassungsdaten werden für den Arbeitgeber erhoben, der Ihr Konto verwaltet, und an ihn weitergegeben. Er ist allein dafür verantwortlich, wie er diese Daten verwendet.
Das Unternehmen, das Sie besuchen	Besucherdaten werden für das Unternehmen erhoben, an dessen Standort Sie sich anmelden. Die besuchte Person erfährt Ihren Namen, Ihr Unternehmen und Ihre Mobilnummer. Wenn Sie einen Standortpass zeigen, sieht der Standort die darin enthaltenen Daten und Dokumente.
Externe Dienstleister	Wir nutzen wenige Anbieter für den Betrieb des Dienstes, die alle verpflichtet sind, Ihre Daten zu schützen und nur für die von uns festgelegten Zwecke zu verwenden: Postmark (E-Mail-Versand), Google Firebase Cloud Messaging (Benachrichtigungen der mobilen App), die OpenStreetMap Foundation (Umwandlung des Standorts eines Sicherheits-Check-ins in eine Adresse, ohne Namen) und Stripe (Abrechnung mit Ihrem Arbeitgeber, keine Zeiterfassungsdaten). Die aktuelle Liste steht in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Von Ihrem Arbeitgeber verbundene Apps	Verbindet Ihr Arbeitgeber eine Lohn- oder Buchhaltungs-App (etwa Xero oder QuickBooks), werden die von ihm gewählten Stunden auf Grundlage seines eigenen Vertrags mit dieser App geteilt.
Einhaltung von Gesetzen und Schutz	Wir können Daten offenlegen, wenn Gesetze, Vorschriften oder ein rechtliches Verfahren (z. B. ein Gerichtsbeschluss) dies verlangen, oder um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von Timeclock.Kiwi, unseren Nutzern oder der Öffentlichkeit zu schützen.
Unternehmensübertragungen	Im Zusammenhang mit oder während Verhandlungen über eine Fusion, den Verkauf von Unternehmenswerten, eine Finanzierung oder die Übernahme unseres Unternehmens ganz oder teilweise durch ein anderes Unternehmen.

5. Datensicherheit

Wir setzen wirtschaftlich angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor versehentlichem Verlust, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu können Datenverschlüsselung, Firewalls und sicheres Server-Hosting gehören.

Allerdings ist keine Übertragung über das Internet und keine elektronische Speicherung zu 100 % sicher. Daher können wir keine absolute Sicherheit garantieren.

Wo Ihre Daten gespeichert werden

Ihre Daten werden in Neuseeland gespeichert. Die Europäische Kommission und das Vereinigte Königreich erkennen an, dass Neuseeland personenbezogene Daten angemessen schützt. Erhält einer unserer Anbieter außerhalb Neuseelands, der EU oder des Vereinigten Königreichs personenbezogene Daten, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

6. Speicherdauer

Zeiterfassungsdaten (Beschäftigtendaten): Ihr Arbeitgeber entscheidet, wie lange sie aufbewahrt werden, in der Regel so lange, wie das Gesetz seines Landes es für Zeitaufzeichnungen verlangt. Arbeitgeber können dies in Timeclock.Kiwi festlegen, ältere Aufzeichnungen werden dann automatisch gelöscht.
Besucherdaten: Werden so lange aufbewahrt, wie das besuchte Unternehmen seine Zeitaufzeichnungen aufbewahrt. Fotos werden 30 Tage nach Ihrem Besuch gelöscht.
Geschlossene Konten: Wenn ein Arbeitgeber sein Konto schließt, werden alle Daten, einschließlich der Zeiterfassungsdaten, 90 Tage später endgültig gelöscht. Bis dahin kann der Arbeitgeber sie exportieren oder das Konto wieder öffnen.
Konto- und Abrechnungsdaten: Kontoinformationen bewahren wir auf, solange das Konto offen ist, und Abrechnungsunterlagen (Rechnungen und Zahlungen) so lange, wie es das Steuerrecht verlangt, derzeit sieben Jahre in Neuseeland.
Protokolle: Aktivitätsprotokolle werden bis zu 90 Tage aufbewahrt.
Sicherungen: Gelöschte Daten können in unseren Sicherungen verbleiben, bis diese ersetzt werden.

7. Ihre Rechte

Je nach Ihrem Aufenthaltsort und dem geltenden Recht haben Sie möglicherweise folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht: das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie gespeichert haben.
Recht auf Berichtigung: das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: das Recht, zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
Recht auf Datenübertragbarkeit: das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht: das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke wie Direktwerbung zu widersprechen.

So machen Sie Ihre Rechte geltend:

Für Zeiterfassungsdaten (als Beschäftigte): In der mobilen Timeclock.Kiwi-App können Sie Ihre Zeiten einsehen, bei einer falsch wirkenden Zeit „Problem melden“ nutzen und sich eine Kopie aller Ihrer Daten per E-Mail senden (Einstellungen, Ihre Daten, einmal pro Woche). Für alles andere wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber (den Verantwortlichen), der Ihre Daten auch für Sie exportieren kann. Wenn Sie uns kontaktieren, leiten wir Ihre Anfrage an Ihren Arbeitgeber weiter, da wir nur auf dessen Weisung handeln können.
Für Besucherdaten (als Besucher eines Standorts): Wenden Sie sich an das Unternehmen, dessen Standort Sie besucht haben (den Verantwortlichen). Es kann Ihre Aufzeichnungen finden, exportieren und löschen. Wenn Sie uns kontaktieren, leiten wir Ihre Anfrage dorthin weiter.
Für Kontodaten (als Kontoinhaber/Website-Besucher): Nutzen Sie bitte die Kontaktangaben weiter unten. Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist.

Wenn Sie mit dem Umgang mit Ihren Daten unzufrieden sind, können Sie sich bei Ihrer Datenschutzbehörde beschweren, zum Beispiel beim Privacy Commissioner in Neuseeland oder der Aufsichtsbehörde in Ihrem EU-Land. Wir würden uns freuen, wenn wir es zuerst mit Ihnen klären könnten.

8. Cookies und Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Tracking-Technologien (wie Web Beacons und Pixel), um Aktivitäten in unserem Dienst nachzuverfolgen und bestimmte Informationen zu speichern.

Notwendige Cookies: erforderlich für den Betrieb des Dienstes (z. B. um Ihre Anmeldung aufrechtzuerhalten).
Präferenz-Cookies: werden verwendet, um Ihre Einstellungen und Vorlieben zu speichern.
Analyse-Cookies: werden verwendet, um Statistiken zur Nutzung des Dienstes zu erheben und so die Leistung zu messen und zu verbessern.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er alle Cookies ablehnt oder anzeigt, wenn ein Cookie gesendet wird. Wenn Sie keine Cookies akzeptieren, können Sie jedoch einige Teile unseres Dienstes möglicherweise nicht nutzen.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können unsere Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder andere betriebliche, rechtliche oder regulatorische Gründe zu berücksichtigen. Über Änderungen informieren wir Sie, indem wir die neue Datenschutzerklärung auf dieser Seite veröffentlichen und das „Gültig ab“-Datum oben aktualisieren. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen.

10. Kontakt

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Beschwerden zu dieser Datenschutzerklärung oder unserem Umgang mit Daten haben oder Ihre Rechte geltend machen möchten, kontaktieren Sie uns unter:

TIMECLOCK.KIWI LIMITED
151 Belford Street, Waverley, Dunedin, 9013, Neuseeland
E-Mail: [email protected]

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