Auftragsverarbeitungsvertrag

Version 2, 1. November 2026. Ergänzt die Standortanmeldung (Besucher, Auftragnehmer und Lieferungen), die Verzeichnissynchronisierung und Standortpässe.

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) ist Teil des Vertrags zwischen Timeclock.Kiwi Limited, 151 Belford Street, Waverley, Dunedin 9013, Neuseeland („wir“, „der Auftragsverarbeiter“) und dem Unternehmen, das Timeclock.Kiwi nutzt („Sie“, „der Verantwortliche“). Er gilt, wenn wir für Sie personenbezogene Daten verarbeiten, die unter die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die UK GDPR oder ein ähnliches Gesetz fallen, und erfüllt Artikel 28 DSGVO.

Ein Administrator nimmt diesen AVV für sein Unternehmen an, indem er ihn in der DSGVO-Checkliste in den Einstellungen abhakt. Wir erfassen, wer ihn wann angenommen hat. Weichen dieser AVV und unsere übrigen Bedingungen in Bezug auf personenbezogene Daten voneinander ab, gilt dieser AVV.

1. Was wir verarbeiten

Gegenstand und Zweck	Bereitstellung von Timeclock.Kiwi: Erfassung von Arbeitszeit, Dienstplänen, Jobs, Urlaub und Sicherheits-Check-ins, An- und Abmeldung von Besuchern an Ihren Standorten sowie Erstellung von Berichten und Lohnexporten.
Dauer	Solange Sie Timeclock.Kiwi nutzen und danach bis zur Löschung der Daten gemäß Abschnitt 9.
Betroffene Personen	Ihre Beschäftigten, Auftragnehmer und sonstigen Arbeitskräfte sowie Ihre Administratoren und Manager. Bei Nutzung der Standortanmeldung: Besucher, Auftragnehmer und Lieferfahrer, die sich an Ihren Standorten anmelden, Personen, die Sie einladen oder auf die Beobachtungsliste setzen, und das Personal in jedem Verzeichnis, das Sie verbinden, damit Besucher die besuchte Person auswählen können.
Arten personenbezogener Daten	Namen, E-Mail-Adressen, PINs; Ein- und Ausstempel- sowie Pausenzeiten; Jobs, Aufgaben, Notizen und Material; verwendeter Kiosk, IP-Adresse und GPS-Standort beim Einstempeln per App; Dienstpläne, Verfügbarkeit, Urlaubs- und Tauschanträge; Fähigkeiten; Sicherheits-Check-ins, Alarme und deren Standorte; an sie gesendete Benachrichtigungen.
Daten der Standortanmeldung	Für Besucher: Name, Unternehmen, Mobilnummer, E-Mail, Kfz-Kennzeichen, Besuchertyp, besuchte Person, An- und Abmeldezeiten, die akzeptierte Sicherheitscheckliste und Einweisungsvideos, Unterschrift, ein Foto, Dokumente von Auftragnehmern (Art, Nummer, Aussteller und Ablaufdatum, keine Bilder), die Antwort des Gastgebers und bei Anmeldung mit dem eigenen Telefon die Entfernung zum Standort. Für Einträge der Beobachtungsliste: Name, Mobilnummer, E-Mail, betroffene Standorte und Ihr Grund. Für Verzeichnispersonal: Name, E-Mail, Mobilnummer, Position und Büro.
Besondere Datenkategorien	Nicht vorgesehen. Timeclock.Kiwi nutzt keine Biometrie: Besucherfotos werden nur Menschen gezeigt, damit das Personal erkennt, wer vor Ort ist, und nie für einen Gesichtsabgleich verwendet. Tragen Sie keine Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien in Notizen, Urlaubsgründe oder Gründe der Beobachtungsliste ein, sofern Sie keine Rechtsgrundlage dafür haben.

2. Ihre Weisungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung, also diesen AVV, unsere Bedingungen und die Art, wie Sie Timeclock.Kiwi einrichten und nutzen, sofern das Gesetz nichts anderes verlangt (in dem Fall informieren wir Sie vorab, sofern das Gesetz dies nicht verbietet). Wir weisen Sie darauf hin, wenn wir eine Weisung für datenschutzwidrig halten.

3. Vertraulichkeit

Alle Personen bei Timeclock.Kiwi, die auf Ihre Daten zugreifen können, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und greifen nur darauf zu, wenn dies für Betrieb oder Support des Dienstes nötig ist.

4. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Artikel 32, darunter:

• Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (HTTPS) und gehashte Passwörter.
• Die Daten jedes Unternehmens werden getrennt gehalten, und jede Anfrage wird anhand des Unternehmens und der Berechtigungen der angemeldeten Person geprüft.
• Manager sind auf die Personen in ihren Gruppen und die Besucher an ihren Standorten beschränkt.
• Gründe der Beobachtungsliste sehen nur Administratoren und Manager, nie am Kiosk. Links in E-Mails an Gastgeber sind signiert und gelten nur für diesen einen Besuch.
• Verzeichnisverbindungen lesen nur Personaldaten. Ihre Schlüssel werden auf unseren Servern gespeichert und nie an Kioske gesendet.
• Aktivitätsprotokolle zu Änderungen an Zeitaufzeichnungen.
• Regelmäßige Sicherungen und Serverzugriff nur für die Personen, die die Server betreiben.

5. Unterauftragsverarbeiter

Sie erlauben uns, die unten genannten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Jedem geben wir Datenschutzbedingungen vor, die mindestens so schützend sind wie dieser AVV, und bleiben für sie verantwortlich. Wir aktualisieren diese Liste mindestens 30 Tage, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen; widersprechen Sie aus berechtigten Datenschutzgründen, können Sie die Nutzung von Timeclock.Kiwi beenden, und wir erstatten nicht genutzte Vorauszahlungen.

Unterauftragsverarbeiter	Wofür	Daten	Standort
Postmark (ActiveCampaign, LLC)	Versand von E-Mails wie Einladungen, Passwort-Zurücksetzungen, Dienstplänen und Links zum Datenexport	Name, E-Mail-Adresse, E-Mail-Inhalt	Vereinigte Staaten
Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC)	Push-Benachrichtigungen an die mobile App	Geräte-Token, Benachrichtigungstext	Vereinigte Staaten
OpenStreetMap Foundation (Nominatim)	Umwandlung der GPS-Position eines Sicherheits-Check-ins in eine Adresse	Nur GPS-Koordinaten, keine Namen	Vereinigtes Königreich
Stripe, Inc.	Abrechnung gegenüber Ihrem Unternehmen	Name und E-Mail des Administrators, Rechnungsdaten (keine Beschäftigtendaten)	Vereinigte Staaten

Lohn- und Buchhaltungs-Apps, die Sie verbinden (etwa Xero oder QuickBooks), sind nicht unsere Unterauftragsverarbeiter: Sie senden ihnen Daten auf Grundlage Ihres eigenen Vertrags mit ihnen.

Das Gleiche gilt für das Verzeichnis, das Sie für die Standortanmeldung verbinden (Microsoft Entra ID, Google Workspace oder ein anderer Dienst mit SCIM): Wir lesen daraus auf Ihre Weisung nur Ihre Personalliste. Einweisungsvideos werden von Ihrem Speicherort abgerufen, ohne dass personenbezogene Daten gesendet werden. YouTube-Videos laufen am Kiosk im eigenen YouTube-Player, sodass YouTube die Internetadresse des Kiosks sieht, aber nicht, wer zuschaut.

6. Wo die Daten gespeichert werden

Ihre Daten werden in Neuseeland gespeichert. Die Europäische Kommission hat entschieden, dass Neuseeland ein angemessenes Schutzniveau bietet (Beschluss 2013/65/EU), ebenso das Vereinigte Königreich. Erhält ein Unterauftragsverarbeiter außerhalb Neuseelands, der EU oder des Vereinigten Königreichs personenbezogene Daten, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

7. Unterstützung bei den Rechten betroffener Personen

Mit Timeclock.Kiwi können Sie Anfragen selbst beantworten: Beschäftigte können in der App ihre Daten ansehen und herunterladen sowie falsche Zeiten melden, Administratoren können die Daten jeder Person exportieren und Aufzeichnungen korrigieren oder löschen. Administratoren und Manager finden die Besuche eines Besuchers auf der Seite Besucher und können sie exportieren, Administratoren können einen Besuch oder alles zu einem Besucher löschen. Wendet sich eine beschäftigte oder besuchende Person direkt an uns, leiten wir die Anfrage an Sie weiter und beantworten sie nur auf Ihren Wunsch selbst.

Wir unterstützen Sie außerdem im zumutbaren Umfang bei Sicherheit, Meldung von Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und der Konsultation Ihrer Aufsichtsbehörde (Artikel 32 bis 36).

8. Datenschutzverletzungen

Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Ihre Daten betrifft, informieren wir Sie unverzüglich darüber, was geschehen ist, welche Daten und Personen betroffen sind, welche Folgen wahrscheinlich sind und was wir unternehmen, damit Sie Ihre eigene 72-Stunden-Meldepflicht erfüllen können.

9. Löschung von Daten

• Während Sie Timeclock.Kiwi nutzen, legen Sie mit der Aufbewahrungseinstellung fest, wie lange Zeitaufzeichnungen aufbewahrt werden; ältere Aufzeichnungen werden automatisch gelöscht.
• Besuche, Einladungen und Auftragnehmerdokumente folgen derselben Aufbewahrungseinstellung. Besucherfotos werden unabhängig von der Einstellung 30 Tage nach dem Besuch gelöscht.
• Einträge der Beobachtungsliste bleiben bestehen, bis ein Administrator sie entfernt, und werden dann gelöscht. Verzeichnispersonal wird bei jeder Synchronisierung aktualisiert, beim Verlassen des Verzeichnisses entfernt und beim Trennen des Verzeichnisses vollständig gelöscht.
• Ein Administrator kann Ihr Konto in den Einstellungen schließen. Die Abrechnung und die Kioske werden gestoppt, und nur Administratoren können sich noch anmelden. Alles wird 90 Tage später endgültig gelöscht; jeder Administrator erhält bei der Schließung und erneut 14 Tage vor der Löschung eine E-Mail. Bis dahin können Sie Ihre Aufzeichnungen exportieren oder das Konto wieder öffnen.
• Unsere eigenen Abrechnungsunterlagen (Rechnungen und Zahlungen) bewahren wir so lange auf, wie es das Steuerrecht verlangt. Sie enthalten keine Daten Ihrer Beschäftigten.
• Gelöschte Daten verschwinden aus unseren Sicherungen, sobald diese ersetzt werden.

10. Prüfungen

Wir stellen die Informationen bereit, die Sie vernünftigerweise zum Nachweis der Einhaltung von Artikel 28 benötigen, und beantworten angemessene schriftliche Fragen. Reicht das nicht aus, können Sie uns einmal jährlich auf Ihre Kosten mit 30 Tagen Vorlauf prüfen (oder prüfen lassen), ohne dass Daten anderer Kunden offengelegt werden.

11. Kontakt

Fragen zu diesem AVV oder Ihren Daten: [email protected].