GDPR и учёт времени
Храните записи, которых требует закон, не больше, и дайте работникам их видеть.
Что GDPR требует от работодателя, ведущего учёт времени
Записи рабочего времени являются персональными данными, поэтому на них распространяется Общий регламент о защите данных (GDPR) в ЕС и ЕЭЗ и UK GDPR в Великобритании. Для учёта времени важнее всего три обязанности:
- Дайте работникам доступ к их записям. Работники по закону вправе просматривать и проверять свои данные о времени и получать копию в течение месяца после запроса.
- Храните записи только столько, сколько нужно. Трудовое право определяет, сколько хранить записи рабочего времени. GDPR требует не хранить их намного дольше, а затем безопасно удалять.
- Сообщайте работникам, что вы записываете. Они должны знать, что собирается, зачем, кто это видит и как долго.
Даже там, где GDPR не действует, это хорошая практика, а новозеландский Privacy Act 2020 и австралийский Privacy Act содержат похожие принципы.
Чем помогает Timeclock.Kiwi
- Работники видят своё время в мобильном приложении и могут отправить себе на email полную копию всех данных о них в файле Excel (раз в неделю).
- Работники могут сообщить о неверном времени прямо из приложения. Менеджер получает уведомление, а исправление смены закрывает запрос.
- Администраторы могут выгрузить данные любого работника на странице «Люди» для тех, кто не пользуется приложением.
- Хранение данных автоматически удаляет записи времени старше срока, требуемого вашей страной. Выберите страну, и мы предложим срок.
- Чек-лист GDPR в настройках показывает, что сделано и что осталось.
- Хостинг в Новой Зеландии, которую Европейская комиссия признаёт обеспечивающей надлежащую защиту, поэтому данные из ЕС можно хранить здесь без дополнительных документов о передаче.
- Соглашение об обработке данных, описывающее, что мы делаем с вашими данными. Прочитать здесь.
Как долго хранить записи времени
Сколько, по законам каждой страны, нужно хранить записи рабочего времени, а там, где мы не смогли подтвердить точный срок, срок, который мы предлагаем (отмечен как Рекомендуется). При включении хранения данных мы подставим срок для вашей страны.
| Страна | Хранить записи | Закон | Заметки |
|---|---|---|---|
| Австралия | 7 лет | Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31 | GDPR здесь не применяется. |
| Австрия | 7 лет Рекомендуется | Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records) | Закон о рабочем времени (AZG) не устанавливает чёткого срока для записей времени. Документы по зарплате хранятся 7 лет для налогов, а требования по зарплате можно предъявить в течение 3 лет. |
| Бельгия | 5 лет | Royal Decree of 8 August 1980 on social documents | |
| Болгария | 3 года Рекомендуется | Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years) | Сами документы по зарплате по закону о бухгалтерском учёте хранятся намного дольше (50 лет), но это зарплата, а не записи времени. |
| Великобритания | 6 лет | National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59 | Сами Working Time Regulations требуют 2 года, но записи о минимальной оплате, включающие отработанные часы, требуют 6. |
| Венгрия | 3 года Рекомендуется | Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years) | Бухгалтерские документы, включая зарплату, хранятся 8 лет. |
| Гана | 3 года Рекомендуется | Labour Act 2003 (Act 651), section 101 | GDPR здесь не применяется. |
| Германия | 2 года | Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17 | Зарплатные счета (Lohnkonto) хранятся 6 лет согласно EStG § 41. |
| Гонконг (САР) | 1 год | Employment Ordinance, section 49A | Записи должны охватывать последние 12 месяцев каждого сотрудника и хранятся некоторое время после его ухода (источники называют от 6 до 12 месяцев).GDPR здесь не применяется. |
| Греция | 5 лет Рекомендуется | Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years) | Время также передаётся в систему цифровых рабочих карт ERGANI II. |
| Дания | 5 лет | Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024 | Считается с конца периода, используемого для расчёта средней недельной нагрузки сотрудника. |
| Индия | 5 лет Рекомендуется | Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4) | Применяется, когда компетентным является центральное правительство. Большинство частных работодателей подчиняются правилам своего штата, которые могут отличаться.GDPR здесь не применяется. |
| Ирландия | 3 года | Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001) | |
| Испания | 4 года | Real Decreto-ley 8/2019 | |
| Италия | 5 лет | Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003) | |
| Канада | 3 года | Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards | Провинции устанавливают свои правила, чаще всего 3 года (Онтарио, Альберта и БК считают с момента работы или окончания найма). Документы по зарплате хранятся 6 лет для CRA.GDPR здесь не применяется. |
| Кения | 5 лет Рекомендуется | Employment Act 2007, section 74 | GDPR здесь не применяется. |
| Кипр | 2 года Рекомендуется | Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period) | |
| Латвия | 5 лет Рекомендуется | Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents | Закон о труде (ст. 137) требует записи времени, но не устанавливает срок их хранения. |
| Литва | 10 лет Рекомендуется | Document retention index, accounting documents | Бухгалтерские документы по зарплате хранятся 50 лет. |
| Люксембург | 5 лет | Code du travail, article L.211-29 | |
| Мальта | 2 года | Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3) | |
| Нигерия | 3 года | Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5 | GDPR здесь не применяется. |
| Нидерланды | 1 год | Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks) | Документы по зарплате хранятся 7 лет для налогов (Algemene wet inzake rijksbelastingen, статья 52). Для транспорта своё правило (104 недели). |
| Новая Зеландия | 6 лет | Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81 | GDPR здесь не применяется. |
| Польша | 10 лет | Kodeks pracy art. 94 (employee records) | Считается с конца года окончания работы, поэтому записи текущих сотрудников храните дольше. |
| Португалия | 5 лет | Código do Trabalho, article 202 | |
| Румыния | 3 года Рекомендуется | Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years) | Трудовой кодекс (ст. 119) требует ежедневное время начала и конца, но не устанавливает срок хранения. |
| Сингапур | 2 года | Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations | Для уволившихся записи за последние 2 года хранятся ещё 1 год.GDPR здесь не применяется. |
| Словакия | 10 лет Рекомендуется | Social Insurance Act (wage records, 10 years) | Трудовой кодекс (§ 99) требует записи времени, но не устанавливает срок их хранения. |
| Словения | 20 лет Рекомендуется | ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security) | Запись использования времени считается документом постоянного значения, поэтому удаление может быть вообще запрещено. Посоветуйтесь с консультантом, прежде чем включать удаление. |
| Соединенные Штаты | 3 года | Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6 | Документы по зарплате с отработанными часами хранятся 3 года, карточки учёта 2. В некоторых штатах сроки больше, проверьте свой.GDPR здесь не применяется. |
| Филиппины | 3 года | Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X | Считается с последней записи или окончания работы.GDPR здесь не применяется. |
| Финляндия | 2 года Рекомендуется | Working Hours Act 872/2019 § 32 | Записи обычно хранятся 2 года с конца календарного года. Бухгалтерию по зарплате хранят 6 лет. |
| Франция | 1 год | Code du travail, article D3171-16 | Требования по зарплате можно предъявить в течение 3 лет (L3245-1), а расчётные листки хранятся 5 лет (L3243-4), поэтому многие работодатели хранят записи времени 3 года. |
| Хорватия | 6 лет | Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) | Считается с конца календарного года, к которому относится запись. |
| Чехия | 10 лет Рекомендуется | Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions) | Трудовой кодекс (§ 96) не устанавливает срок для записей времени. Рекомендации варьируются от 3 лет (требования) до 10 или 30 лет, если записи подтверждают пенсионные взносы. |
| Швеция | 2 года | Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11 | Хранятся текущий год и 2 года после него. Бухгалтерию, включая зарплату, хранят 7 лет. |
| Эстония | 7 лет Рекомендуется | Accounting Act § 12 (source documents) | |
| Южно-Африканская Республика | 3 года | Basic Conditions of Employment Act, section 31(2) | Считается с последней записи.GDPR здесь не применяется. |
Нет в списке? Спросите бухгалтера или консультанта по трудовому праву и задайте срок вручную. Налоговые и зарплатные правила иногда требуют больше, чем правила рабочего времени. Последняя проверка: 31 октября 2026 г.. Это общая информация, а не юридическая консультация.
Шаблон уведомления о конфиденциальности для работников
Скопируйте это в трудовой договор или справочник сотрудника, заполните части в [скобках] и удалите лишнее.
Как мы учитываем ваше рабочее время
[Название компании] использует Timeclock.Kiwi для учёта вашего рабочего времени.
Что мы записываем: ваше имя, email и PIN; когда вы приходите, уходите и берёте перерывы; работы и задачи, которыми вы заняты; какой киоск вы использовали или, при отметке через приложение, местоположение телефона в этот момент; [отметки безопасности и тревоги при работе в одиночку]; ваш график, доступность и заявки на отпуск.
Зачем: чтобы правильно платить вам, хранить записи рабочего времени по закону, [рассчитывать стоимость работ] [и обеспечивать вашу безопасность при работе в одиночку].
Правовое основание: наша обязанность по закону хранить записи рабочего времени, наш трудовой договор с вами и наш законный интерес в ведении бизнеса [и обеспечении безопасности сотрудников].
Кто это видит: ваш менеджер, [сотрудники бухгалтерии и отдела кадров] и Timeclock.Kiwi Limited в Новой Зеландии, которая хранит данные для нас по соглашению об обработке данных. [Мы передаём часы нашему поставщику расчёта зарплаты, (название).]
Как долго мы храним: [число] лет, как требует [закон], после чего данные удаляются автоматически.
Ваши права: вы можете видеть своё время в приложении Timeclock.Kiwi и отправить себе на email копию всех данных (Настройки, Ваши данные). Если время кажется неверным, используйте «Сообщить о проблеме» в этой смене. По остальным вопросам, включая исправление, возражение или удаление, обращайтесь к [имя и email]. Вы также можете подать жалобу в [ваш орган по защите данных].
Кто за что отвечает
Вы (работодатель) являетесь контролёром данных: вы решаете, что и зачем записывается, и работники обращаются к вам с запросами. Timeclock.Kiwi является обработчиком данных: мы храним и обрабатываем данные только для предоставления вам сервиса. См. наше соглашение об обработке данных и политику конфиденциальности.