Политика конфиденциальности
Политика конфиденциальности Timeclock.Kiwi
Дата вступления в силу: 1 ноября 2026 г.
Эта политика конфиденциальности описывает, как Timeclock.Kiwi («Сервис», «мы», «нас» или «наш») собирает, использует и передаёт ваши Персональные данные, когда вы пользуетесь нашим сайтом и приложением учёта рабочего времени («Сервис»).
В ней объясняется, что мы собираем, зачем, кому передаём, как долго храним и какие у вас есть права.
1. Соотношение ролей контролёра и обработчика данных
Для целей этой политики важно разграничить роли в отношении данных:
- Мы являемся контролёром данных в отношении сведений об учётной записи и оплате, которые мы получаем от посетителей сайта и владельцев учётных записей (администраторов компании).
- Мы являемся обработчиком данных о времени и посещаемости («данные учёта времени»), которые вы вводите от имени работодателя. В этом случае ваш работодатель является контролёром данных и определяет цели и средства обработки ваших персональных данных. Наше соглашение об обработке данных определяет, что мы делаем с ними от его имени.
- Мы также являемся обработчиком, когда вы регистрируетесь как посетитель, подрядчик или курьер на объекте, использующем Timeclock.Kiwi («данные посетителей»). Компания, чей объект вы посетили, является контролёром данных.
Если вы сотрудник или конечный пользователь, вы можете видеть своё время и скачать копию всех данных в мобильном приложении Timeclock.Kiwi. По остальным вопросам о данных учёта времени, например об исправлении или удалении, сначала обращайтесь к работодателю. Если вы посещали объект, обращайтесь в компанию, которую посетили.
2. Какие сведения мы собираем
Мы получаем сведения непосредственно от вас, автоматически при использовании Сервиса и иногда от третьих лиц.
A. Сведения, которые вы предоставляете (данные учётной записи)
Когда вы или ваш работодатель регистрируете учётную запись, оформляете подписку или связываетесь с нами, вы можете предоставить:
- Идентификационные и контактные данные: имя, адрес эл. почты, номер телефона, название компании и платёжный адрес.
- Финансовые данные: платёжная информация (её обрабатывает сторонний платёжный провайдер, на наших серверах она не хранится).
- Данные переписки: сведения, которые вы сообщаете, обращаясь в нашу службу поддержки или отправляя отзыв.
B. Сведения, собираемые от имени вашего работодателя (Данные учёта времени)
Когда вы отмечаете приход или уход в сервисе учёта времени, мы собираем и обрабатываем следующие данные от имени вашего работодателя:
- Идентификация сотрудника/конечного пользователя: ваше имя и табельный номер/PIN.
- Записи рабочего времени и посещаемости: время прихода и ухода, общее отработанное время и перерывы.
- Данные о местоположении (если включены работодателем):
- Местоположение по GPS: точные данные о местоположении вашего устройства в момент отметки прихода/ухода, если вы дали разрешение мобильному приложению и работодатель включил эту функцию.
- Местоположение по IP-адресу: приблизительное географическое местоположение, определённое по вашему IP-адресу.
- Сведения о работе: проект, задача или клиент, связанные с записью времени, а также заметки и материалы, которые вы записываете к работе.
- Графики и заявки: ваши смены, доступность, заявки на отпуск и обмен сменами, навыки и запросы на исправление времени.
- Данные безопасности (если включены работодателем): отметки безопасности и тревоги при работе в одиночку, включая местоположение телефона при отметке или тревоге, и переклички по охране труда.
- Данные устройства: токен уведомлений для вашего телефона, если вы разрешите приложению отправлять уведомления.
- Пропуск (если вы им пользуетесь): документы подрядчика, добавленные в «Мой пропуск» в приложении, например номер паспорта безопасности и срок его действия. Их видите только вы, пока не покажете пропуск на объекте.
- Данные каталога (если работодатель его подключил): ваше имя, рабочий email, мобильный, должность и офис, скопированные из каталога сотрудников работодателя, чтобы посетители могли выбрать вас. Вы получите уведомление о прибытии посетителя.
C. Сведения, собираемые при посещении объекта (данные посетителей)
Когда вы регистрируетесь на объекте, использующем Timeclock.Kiwi, на киоске, с пропуском, по приглашению или на своём телефоне по плакату, мы собираем от имени этой компании:
- Ваши данные: имя, компания, мобильный, email и номер автомобиля, если их запрашивает объект, а также кто вы: посетитель, подрядчик или доставка.
- Ваш визит: к кому вы пришли, когда вошли и вышли, а также ответ этого человека.
- Безопасность и инструктаж: принятый контрольный список и вводные видео, а также ваша подпись.
- Фото: снимок с киоска, если его запрашивает объект, чтобы сотрудники узнавали, кто на объекте. Для распознавания лиц не используется.
- Документы подрядчика: тип, номер, кем выдан и срок действия карт, которые запрашивает объект, например паспорта безопасности. Изображения мы не храним.
- Местоположение: при входе со своего телефона, как далеко вы были от объекта. Точное положение мы не храним.
Объект также может вести список наблюдения за людьми, которым вход запрещён, и получать сигнал при их регистрации. Киоск никогда не называет причину.
D. Автоматически собираемые сведения (данные об использовании)
Когда вы посещаете наш сайт или пользуетесь Сервисом, мы автоматически собираем:
- Данные журналов: IP-адрес, тип устройства, операционная система, тип браузера, страницы входа и выхода, дата и время доступа.
- Сведения об использовании: как вы пользуетесь Сервисом, например какие страницы и функции открываете и сколько времени на них проводите.
3. Как мы используем ваши сведения
Для владельцев учётных записей и посетителей (когда мы являемся контролёром данных):
| Цель использования | Правовое основание (напр., GDPR) |
|---|---|
| Для предоставления и поддержки Сервиса | Исполнение договора |
| Для обработки платежей | Исполнение договора |
| Для связи с вами (напр., новости сервиса, вопросы оплаты) | Исполнение договора и/или законные интересы |
| Для аудита и безопасности (напр., выявление поддельных отметок, нарушений безопасности) | Законные интересы и выполнение требований закона |
| Для маркетинга и акций (с возможностью отказа) | Согласие (для прямого маркетинга) или законные интересы |
Для сотрудников/конечных пользователей (когда мы являемся обработчиком данных):
Мы обрабатываем ваши Данные учёта времени исключительно для предоставления Сервиса вашему работодателю в соответствии с нашим договором с ним. Это включает:
- Запись, расчёт и представление работодателю записей рабочего времени и посещаемости.
- Формирование отчётов и данных для расчёта зарплаты для работодателя.
- Проверка места отметки прихода/ухода, если работодатель включил функцию отслеживания местоположения.
Мы обрабатываем данные посетителей исключительно для обеспечения входа на объект для посещённой компании: учёт присутствующих, уведомление принимающего, проверка документов и включение вас в аварийные переклички, пока вы на объекте.
4. Как мы передаём ваши сведения
Мы не продаём ваши персональные данные. Мы можем передавать ваши сведения в следующих ограниченных случаях:
| Получатель | Цель передачи |
|---|---|
| Ваш работодатель (владелец учётной записи) | Все Данные учёта времени собираются для работодателя, управляющего вашей учётной записью, и передаются ему. Он несёт единоличную ответственность за то, как использует эти данные. |
| Компания, которую вы посещаете | Данные посетителей собираются для компании, на объекте которой вы регистрируетесь. Принимающему сообщают ваше имя, компанию и мобильный. Если вы показываете пропуск, объект видит данные и документы в нём. |
| Сторонние поставщики услуг | Для работы Сервиса мы используем небольшое число поставщиков, каждый из которых обязан защищать ваши данные и использовать их только в определённых нами целях: Postmark (отправка писем), Google Firebase Cloud Messaging (уведомления приложения), OpenStreetMap Foundation (преобразование места отметки безопасности в адрес, без имён) и Stripe (выставление счетов работодателю, без данных учёта времени). Актуальный список указан в нашем соглашение об обработке данных. |
| Приложения, подключённые работодателем | Если работодатель подключает приложение зарплаты или бухгалтерии (например, Xero или QuickBooks), выбранные им часы передаются этому приложению по его собственному договору с ним. |
| Соблюдение закона и защита | Мы можем раскрывать данные, если этого требует закон, нормативный акт или судебный процесс (напр., постановление суда), либо для защиты прав, имущества или безопасности Timeclock.Kiwi, наших пользователей или общества. |
| Передача бизнеса | В связи со слиянием, продажей активов компании, финансированием или приобретением всего или части нашего бизнеса другой компанией либо во время соответствующих переговоров. |
5. Безопасность данных
Мы применяем разумные с коммерческой точки зрения технические и организационные меры, чтобы защитить ваши Персональные данные от случайной потери, несанкционированного доступа, раскрытия, изменения или уничтожения. Среди них могут быть шифрование данных, межсетевые экраны и защищённый хостинг серверов.
Однако ни один способ передачи данных через Интернет или электронного хранения не является безопасным на 100 %. Поэтому мы не можем гарантировать абсолютную безопасность.
Где хранятся ваши данные
Ваши данные хранятся в Новой Зеландии. Европейская комиссия и Великобритания признают, что Новая Зеландия обеспечивает надлежащую защиту персональных данных. Когда наш поставщик за пределами Новой Зеландии, ЕС или Великобритании получает персональные данные, мы опираемся на решение об адекватности или стандартные договорные условия Европейской комиссии.
6. Хранение данных
- Данные учёта времени (данные сотрудников): срок хранения определяет ваш работодатель, обычно столько, сколько требует закон его страны. Работодатели могут задать его в Timeclock.Kiwi, и более старые записи удаляются автоматически.
- Данные посетителей: хранятся столько, сколько посещённая компания хранит записи времени. Фото удаляются через 30 дней после визита.
- Закрытые учётные записи: когда работодатель закрывает учётную запись, все её данные, включая данные учёта времени, безвозвратно удаляются через 90 дней. До этого он может выгрузить их или снова открыть учётную запись.
- Данные учётной записи и оплаты: сведения об учётной записи мы храним, пока она открыта, а платёжные документы (счета и платежи) столько, сколько требует налоговое законодательство, сейчас семь лет в Новой Зеландии.
- Журналы: журналы действий хранятся до 90 дней.
- Резервные копии: удалённые данные могут оставаться в резервных копиях до их замены.
7. Ваши права в отношении данных
В зависимости от вашего местонахождения и применимого законодательства у вас могут быть следующие права в отношении персональных данных:
- Право на доступ: право запросить копию хранящихся у нас ваших персональных данных.
- Право на исправление: право потребовать исправить неточные или неполные персональные данные.
- Право на удаление («право на забвение»): право потребовать удалить ваши персональные данные.
- Право на ограничение обработки: право потребовать ограничить то, как мы обрабатываем ваши персональные данные.
- Право на переносимость данных: право получить свои персональные данные в структурированном, распространённом и машиночитаемом формате.
- Право на возражение: право возразить против обработки ваших персональных данных для определённых целей, например прямого маркетинга.
Как воспользоваться своими правами:
- Для данных учёта времени (как сотрудник): в мобильном приложении Timeclock.Kiwi можно видеть своё время, использовать «Сообщить о проблеме» для неверного времени и отправлять себе на email копию всех данных (Настройки, Ваши данные, раз в неделю). По остальным вопросам обращайтесь к работодателю (контролёру данных), который также может выгрузить ваши данные. Если вы обратитесь к нам, мы передадим запрос работодателю, так как можем действовать только по его указаниям.
- Для данных посетителей (как посетитель объекта): обращайтесь в компанию, чей объект вы посетили (контролёр данных). Она может найти, выгрузить и удалить ваши записи. Если вы обратитесь к нам, мы передадим ей запрос.
- Для данных учётной записи (если вы владелец учётной записи или посетитель сайта): воспользуйтесь контактными данными ниже. Мы ответим на ваш запрос в установленный законом срок.
Если вас не устраивает обращение с данными, вы можете подать жалобу в орган по защите данных, например уполномоченному по конфиденциальности в Новой Зеландии или в надзорный орган вашей страны ЕС. Мы будем рады сначала решить вопрос с вами.
8. Файлы cookie и технологии отслеживания
Мы используем файлы cookie и похожие технологии отслеживания (например, веб-маяки и пиксели), чтобы отслеживать действия в Сервисе и хранить определённые сведения.
- Необходимые cookie: нужны для работы Сервиса (напр., для сохранения входа в систему).
- Cookie предпочтений: используются, чтобы запоминать ваши настройки и предпочтения.
- Аналитические cookie: используются для сбора статистики использования Сервиса, чтобы оценивать и улучшать его работу.
Вы можете настроить браузер так, чтобы он отклонял все файлы cookie или сообщал об отправке cookie. Однако если вы не принимаете cookie, некоторые части Сервиса могут быть недоступны.
9. Изменения политики конфиденциальности
Мы можем время от времени обновлять политику конфиденциальности, чтобы отразить изменения в нашей практике, или по другим операционным, правовым или регуляторным причинам. Об изменениях мы сообщим, опубликовав новую политику на этой странице и обновив «Дату вступления в силу» вверху. Рекомендуем периодически просматривать эту политику.
10. Связаться с нами
Если у вас есть вопросы, опасения или жалобы относительно этой политики или нашей работы с данными, либо вы хотите воспользоваться своими правами, свяжитесь с нами:
TIMECLOCK.KIWI LIMITED
151 Belford Street, Waverley, Dunedin, 9013, Новая Зеландия
Эл. почта: [email protected]