соглашение об обработке данных
Версия 2, 1 ноября 2026 г. Добавлены вход на объект (посетители, подрядчики и доставка), синхронизация каталога и пропуска на объект.
Настоящее соглашение об обработке данных («DPA») является частью договора между Timeclock.Kiwi Limited, 151 Belford Street, Waverley, Dunedin 9013, Новая Зеландия («мы», «обработчик») и компанией, использующей Timeclock.Kiwi («вы», «контролёр»). Оно применяется, когда мы обрабатываем для вас персональные данные, подпадающие под Общий регламент ЕС о защите данных (GDPR), UK GDPR или аналогичный закон, и соответствует статье 28 GDPR.
Администратор принимает это соглашение (DPA) от имени компании, отметив его в чек-листе GDPR в настройках. Мы фиксируем, кто и когда его принял. Если это соглашение и другие наши условия расходятся в части персональных данных, применяется это соглашение.
1. Что мы обрабатываем
| Предмет и цель | Предоставление вам Timeclock.Kiwi: учёт рабочего времени, графиков, работ, отпусков и отметок безопасности, вход и выход посетителей на ваших объектах, отчёты и выгрузки для зарплаты. |
|---|---|
| Срок | Пока вы пользуетесь Timeclock.Kiwi и далее до удаления данных согласно разделу 9. |
| Люди, к которым относятся данные | Ваши сотрудники, подрядчики и другие работники, а также администраторы и менеджеры. Если вы используете вход на объект: посетители, подрядчики и курьеры, которые регистрируются на ваших объектах, люди, которых вы приглашаете или добавляете в список наблюдения, и сотрудники из подключённого каталога, чтобы посетители могли выбрать, к кому пришли. |
| Виды персональных данных | Имена, адреса email, PIN-коды; время прихода, ухода и перерывов; работы, задачи, заметки и материалы; использованный киоск, IP-адрес и GPS-координаты при отметке через приложение; графики, доступность, заявки на отпуск и обмен сменами; навыки; отметки безопасности, тревоги и их координаты; отправленные им уведомления. |
| Данные входа на объект | Для посетителей: имя, компания, мобильный, email, номер автомобиля, тип посетителя, к кому пришли, время входа и выхода, принятый контрольный список безопасности и вводные видео, подпись, фото, документы подрядчика (тип, номер, кем выдан и срок действия, без изображений), ответ принимающего сотрудника, а при входе со своего телефона расстояние до объекта. Для записей списка наблюдения: имя, мобильный, email, объекты, к которым она относится, и ваша причина. Для сотрудников из каталога: имя, email, мобильный, должность и офис. |
| Особые категории данных | Не предусмотрены. Timeclock.Kiwi не использует биометрию: фото посетителей показываются только людям, чтобы сотрудники узнавали, кто на объекте, и никогда не применяются для сравнения лиц. Не указывайте сведения о здоровье и другие особые категории в заметках, причинах отпуска или причинах в списке наблюдения без законного основания. |
2. Ваши указания
Мы обрабатываем персональные данные только по вашим документированным указаниям, а именно по этому соглашению, нашим условиям и тому, как вы настраиваете и используете Timeclock.Kiwi, если закон не требует иного (тогда мы сначала сообщим вам, если закон этого не запрещает). Мы предупредим вас, если сочтём, что указание нарушает законодательство о защите данных.
3. Конфиденциальность
Все сотрудники Timeclock.Kiwi, имеющие доступ к вашим данным, обязаны соблюдать конфиденциальность и обращаются к ним только тогда, когда это нужно для работы или поддержки сервиса.
4. Безопасность
Мы принимаем надлежащие технические и организационные меры согласно статье 32, в том числе:
- Шифрование данных при передаче (HTTPS) и хеширование паролей.
- Данные каждой компании хранятся отдельно, а каждый запрос проверяется по компании и правам вошедшего пользователя.
- Менеджеры видят только людей из своих групп и посетителей своих объектов.
- Причины в списке наблюдения видят только администраторы и менеджеры, на киоске они не показываются. Ссылки в письмах принимающим сотрудникам подписаны и работают только для этого визита.
- Подключения к каталогам только читают данные сотрудников. Их ключи хранятся на наших серверах и никогда не передаются на киоски.
- Журналы изменений записей рабочего времени.
- Регулярные резервные копии и доступ к серверам только у тех, кто их обслуживает.
5. Субобработчики
Вы разрешаете нам привлекать указанных ниже субобработчиков. Каждому мы ставим условия защиты данных не слабее этого соглашения и остаёмся ответственными за них. Мы обновим этот список минимум за 30 дней до добавления или замены субобработчика; если вы возразите по разумным причинам защиты данных, вы можете прекратить пользоваться Timeclock.Kiwi, и мы вернём неиспользованную предоплату.
| Субобработчик | Для чего | Данные | Место |
|---|---|---|---|
| Postmark (ActiveCampaign, LLC) | Отправка писем: приглашения, сброс пароля, графики и ссылки на выгрузку данных | Имя, адрес email, содержимое письма | США |
| Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC) | Push-уведомления в мобильное приложение | Токен устройства, текст уведомления | США |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Преобразование GPS-координат отметки безопасности в адрес | Только координаты GPS, без имён | Великобритания |
| Stripe, Inc. | Выставление счетов вашей компании | Имя и email администратора, платёжные данные (без данных работников) | США |
Подключаемые вами приложения для зарплаты и бухгалтерии (например, Xero или QuickBooks) не являются нашими субобработчиками: вы сами решаете передавать им данные по собственному договору с ними.
То же относится к каталогу, который вы подключаете для входа на объект (Microsoft Entra ID, Google Workspace или другой сервис со SCIM): мы лишь читаем из него список сотрудников по вашему указанию. Вводные видео загружаются оттуда, где вы их размещаете, без передачи персональных данных. Видео YouTube воспроизводятся на киоске в плеере YouTube, поэтому YouTube видит интернет-адрес киоска, но не знает, кто смотрит.
6. Где хранятся данные
Ваши данные хранятся в Новой Зеландии. Европейская комиссия признала, что Новая Зеландия обеспечивает надлежащую защиту (Решение 2013/65/EU), как и Великобритания. Когда субобработчик за пределами Новой Зеландии, ЕС или Великобритании получает персональные данные, мы опираемся на решение об адекватности или стандартные договорные условия Европейской комиссии.
7. Помощь в соблюдении прав людей
Timeclock.Kiwi позволяет самим отвечать на запросы: работники могут просматривать и скачивать свои данные и сообщать о неверном времени в приложении, а администраторы могут выгружать данные любого человека, исправлять и удалять записи. Администраторы и менеджеры могут найти визиты посетителя на странице «Посетители» и выгрузить их, а администраторы могут удалить визит или все данные о посетителе. Если работник или посетитель обратится к нам напрямую, мы передадим запрос вам и не будем отвечать сами, если вы не попросите.
Мы также в разумных пределах помогаем с безопасностью, уведомлением о нарушениях, оценкой воздействия на защиту данных и обращением в надзорный орган (статьи 32-36).
8. Нарушения безопасности данных
Если нам станет известно о нарушении безопасности персональных данных, затрагивающем ваши данные, мы без неоправданной задержки сообщим вам, что известно о произошедшем, какие данные и люди затронуты, каковы вероятные последствия и что мы предпринимаем, чтобы вы могли выполнить свою обязанность уведомить в течение 72 часов.
9. Удаление данных
- Пока вы пользуетесь Timeclock.Kiwi, срок хранения записей рабочего времени вы выбираете в настройке хранения данных, а более старые записи удаляются автоматически.
- Для визитов, приглашений и документов подрядчиков действует та же настройка хранения. Фото посетителей удаляются через 30 дней после визита независимо от настройки.
- Записи списка наблюдения хранятся, пока администратор их не уберёт, после чего удаляются. Сотрудники из каталога обновляются при каждой синхронизации, убираются при выходе из каталога и полностью удаляются при отключении каталога.
- Администратор может закрыть вашу учётную запись в настройках. Оплата и киоски останавливаются, войти могут только администраторы. Всё безвозвратно удаляется через 90 дней; каждый администратор получает письмо при закрытии и ещё одно за 14 дней до удаления. До этого момента можно выгрузить записи или снова открыть учётную запись.
- Свои платёжные документы (счета и платежи) мы храним столько, сколько требует налоговое законодательство. Данных ваших работников в них нет.
- Удалённые данные исчезают из резервных копий по мере их замены.
10. Аудит
Мы предоставляем сведения, разумно необходимые для подтверждения соблюдения статьи 28, и отвечаем на разумные письменные вопросы. Если этого недостаточно, вы можете раз в год за свой счёт провести у нас аудит (или поручить его независимому аудитору), предупредив за 30 дней и не раскрывая данные других клиентов.
11. Контакты
Вопросы об этом соглашении или ваших данных: [email protected].