GDPR e controle de ponto
Mantenha os registros que a lei exige, nada além, e deixe seus trabalhadores vê-los.
O que o GDPR exige de um empregador que registra o ponto
Os registros de ponto são dados pessoais, então o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) se aplica a eles na UE e no EEE, e o UK GDPR no Reino Unido. Para o controle de ponto, três deveres importam mais:
- Permita que os trabalhadores acessem seus registros. Os trabalhadores têm o direito legal de ver e conferir seus dados de ponto, e de receber uma cópia em até um mês após o pedido.
- Mantenha os registros apenas pelo tempo necessário. A lei trabalhista diz por quanto tempo os registros de ponto devem ser mantidos. O GDPR diz para não mantê-los muito além disso e depois excluí-los com segurança.
- Informe os trabalhadores sobre o que você registra. Eles precisam saber o que é coletado, por quê, quem vê e por quanto tempo.
Mesmo onde o GDPR não se aplica, são boas práticas, e o Privacy Act 2020 da Nova Zelândia e o Privacy Act da Austrália têm princípios semelhantes.
Como a Timeclock.Kiwi ajuda
- Os trabalhadores veem seus horários no app móvel e podem enviar por e-mail a si mesmos uma cópia completa de tudo o que há sobre eles em um arquivo Excel (uma vez por semana).
- Os trabalhadores podem informar um horário que pareça errado direto pelo app. O gerente é avisado, e corrigir o turno responde ao pedido.
- Os administradores podem exportar os dados de qualquer trabalhador pela página Pessoas, para quem não usa o app.
- A retenção de dados exclui automaticamente os registros de ponto mais antigos do que seu país exige. Escolha seu país e sugerimos o período.
- Uma lista de verificação do GDPR em Configurações mostra o que está feito e o que falta.
- Hospedado na Nova Zelândia, que a Comissão Europeia reconhece como tendo proteção adequada, então os dados da UE podem ser armazenados aqui sem papelada extra de transferência.
- Um Acordo de Processamento de Dados que cobre o que fazemos com seus dados. Leia aqui.
Por quanto tempo manter os registros de ponto
Por quanto tempo cada país diz que os registros de jornada devem ser mantidos e, onde não conseguimos confirmar um período fixo, o período que sugerimos (marcado como Sugerido). Ao ativar a retenção de dados, preenchemos o período do seu país.
| País | Manter registros por | Lei | Observações |
|---|---|---|---|
| África do Sul | 3 anos | Basic Conditions of Employment Act, section 31(2) | Contado a partir do último lançamento no registro.O GDPR não se aplica aqui. |
| Alemanha | 2 anos | Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17 | As contas de folha (Lohnkonto) devem ser mantidas por 6 anos segundo o EStG § 41. |
| Austrália | 7 anos | Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31 | O GDPR não se aplica aqui. |
| Áustria | 7 anos Sugerido | Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records) | A lei de jornada (AZG) não define um período claro para os registros de ponto. Os registros de folha devem ser mantidos por 7 anos para fins fiscais, e reclamações salariais podem ser feitas por 3 anos. |
| Bélgica | 5 anos | Royal Decree of 8 August 1980 on social documents | |
| Bulgária | 3 anos Sugerido | Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years) | Os próprios registros de folha devem ser mantidos por muito mais tempo (50 anos) segundo a lei contábil, mas isso é sua folha, não seus registros de ponto. |
| Canadá | 3 anos | Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards | As províncias definem regras próprias, em geral 3 anos (Ontário, Alberta e BC contam a partir do trabalho ou do fim do emprego). Os registros de folha devem ser mantidos por 6 anos para a CRA.O GDPR não se aplica aqui. |
| Chipre | 2 anos Sugerido | Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period) | |
| Croácia | 6 anos | Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) | Contado a partir do fim do ano civil a que o registro se refere. |
| Dinamarca | 5 anos | Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024 | Contado a partir do fim do período usado para calcular as horas semanais médias do funcionário. |
| Eslováquia | 10 anos Sugerido | Social Insurance Act (wage records, 10 years) | O Código do Trabalho (§ 99) exige registros de ponto, mas não define por quanto tempo mantê-los. |
| Eslovênia | 20 anos Sugerido | ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security) | O registro de uso do tempo é tratado como documento de valor permanente, então a exclusão pode nem ser permitida. Consulte seu consultor antes de ativar a exclusão. |
| Espanha | 4 anos | Real Decreto-ley 8/2019 | |
| Estados Unidos | 3 anos | Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6 | Registros de folha com horas trabalhadas exigem 3 anos, cartões de ponto 2. Alguns estados exigem mais, então verifique o seu.O GDPR não se aplica aqui. |
| Estônia | 7 anos Sugerido | Accounting Act § 12 (source documents) | |
| Filipinas | 3 anos | Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X | Contado a partir do último registro ou do fim do emprego.O GDPR não se aplica aqui. |
| Finlândia | 2 anos Sugerido | Working Hours Act 872/2019 § 32 | Os registros costumam ser mantidos por 2 anos a partir do fim do ano civil. A contabilidade de folha deve ser mantida por 6 anos. |
| França | 1 ano | Code du travail, article D3171-16 | Reclamações salariais podem ser feitas por 3 anos (L3245-1) e os contracheques devem ser mantidos por 5 anos (L3243-4), então muitos empregadores mantêm os registros de ponto por 3 anos. |
| Gana | 3 anos Sugerido | Labour Act 2003 (Act 651), section 101 | O GDPR não se aplica aqui. |
| Grécia | 5 anos Sugerido | Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years) | Os horários também são informados ao sistema de cartão de trabalho digital ERGANI II. |
| Hong Kong, RAE da China | 1 ano | Employment Ordinance, section 49A | Os registros devem cobrir os últimos 12 meses de cada funcionário e são mantidos por um tempo após a saída (as fontes variam entre 6 e 12 meses).O GDPR não se aplica aqui. |
| Hungria | 3 anos Sugerido | Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years) | Os registros contábeis, incluindo a folha, devem ser mantidos por 8 anos. |
| Índia | 5 anos Sugerido | Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4) | Aplica-se quando o governo central é o governo competente. A maioria dos empregadores privados segue as regras do seu estado, que podem ser diferentes.O GDPR não se aplica aqui. |
| Irlanda | 3 anos | Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001) | |
| Itália | 5 anos | Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003) | |
| Letônia | 5 anos Sugerido | Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents | A lei trabalhista (art. 137) exige registros de ponto, mas não define por quanto tempo mantê-los. |
| Lituânia | 10 anos Sugerido | Document retention index, accounting documents | Os documentos contábeis de folha devem ser mantidos por 50 anos. |
| Luxemburgo | 5 anos | Code du travail, article L.211-29 | |
| Malta | 2 anos | Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3) | |
| Nigéria | 3 anos | Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5 | O GDPR não se aplica aqui. |
| Nova Zelândia | 6 anos | Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81 | O GDPR não se aplica aqui. |
| Países Baixos | 1 ano | Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks) | Os registros de folha devem ser mantidos por 7 anos para fins fiscais (Algemene wet inzake rijksbelastingen, artigo 52). O transporte tem regra própria (104 semanas). |
| Polônia | 10 anos | Kodeks pracy art. 94 (employee records) | Contado a partir do fim do ano em que o emprego terminou, então mantenha os registros da equipe atual por mais tempo. |
| Portugal | 5 anos | Código do Trabalho, article 202 | |
| Quênia | 5 anos Sugerido | Employment Act 2007, section 74 | O GDPR não se aplica aqui. |
| Reino Unido | 6 anos | National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59 | As Working Time Regulations sozinhas exigem 2 anos, mas os registros de salário mínimo, que incluem as horas trabalhadas, exigem 6. |
| Romênia | 3 anos Sugerido | Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years) | O Código do Trabalho (art. 119) exige horários diários de início e fim, mas não define por quanto tempo mantê-los. |
| Singapura | 2 anos | Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations | Para quem sai, os últimos 2 anos de registros são mantidos por mais 1 ano.O GDPR não se aplica aqui. |
| Suécia | 2 anos | Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11 | Mantidos durante o ano em curso e os 2 anos seguintes. A contabilidade, incluindo a folha, deve ser mantida por 7 anos. |
| Tchéquia | 10 anos Sugerido | Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions) | O Código do Trabalho (§ 96) não define um período para os registros de ponto. As recomendações vão de 3 anos (reclamações) a 10 ou 30 anos quando os registros comprovam contribuições de previdência. |
Não está na lista? Pergunte ao seu contador ou consultor trabalhista e defina o período manualmente. As regras fiscais e de folha às vezes exigem mais tempo que as de jornada. Última revisão: 31 de outubro de 2026. Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico.
Modelo de aviso de privacidade para trabalhadores
Copie isto no contrato de trabalho ou no manual da equipe, preencha as partes entre [colchetes] e apague o que não usar.
Como registramos seu tempo de trabalho
[Nome da empresa] usa a Timeclock.Kiwi para registrar suas horas de trabalho.
O que registramos: seu nome, e-mail e PIN; quando você registra entrada, saída e pausas; os trabalhos e tarefas em que atua; qual quiosque usou ou, se registra pelo app móvel, a localização do telefone naquele momento; [check-ins de segurança e alertas ao trabalhar sozinho]; sua escala, disponibilidade e pedidos de folga.
Por quê: para pagar você corretamente, manter os registros de jornada que a lei exige, [custear nossos trabalhos] [e manter você seguro ao trabalhar sozinho].
Base legal: nossa obrigação legal de manter registros de jornada, nosso contrato de trabalho com você e nosso interesse legítimo em administrar o negócio [e manter a equipe segura].
Quem vê: seu gerente, [equipe de folha de pagamento e RH] e a Timeclock.Kiwi Limited na Nova Zelândia, que armazena os dados para nós sob um acordo de processamento de dados. [Enviamos as horas ao nosso provedor de folha, (nome).]
Por quanto tempo mantemos: [número] anos, conforme exigido por [lei], depois são excluídos automaticamente.
Seus direitos: você pode ver seus horários no app Timeclock.Kiwi e enviar a si mesmo por e-mail uma cópia de todos os seus dados (Configurações, Seus dados). Se um horário parecer errado, use "Informar um problema" naquele turno. Para qualquer outro assunto, incluindo correções, objeções ou exclusão, fale com [nome e e-mail]. Você também pode reclamar à [sua autoridade de proteção de dados].
Quem é responsável pelo quê
Você (o empregador) é o controlador de dados: decide o que é registrado e por quê, e os trabalhadores procuram você com solicitações. A Timeclock.Kiwi é o operador de dados: armazenamos e processamos os dados apenas para prestar o serviço a você. Veja nosso Acordo de Processamento de Dados e nossa Política de Privacidade.