Acordo de Processamento de Dados
Versão 2, 1º de novembro de 2026. Adiciona a entrada no local (visitantes, prestadores e entregas), a sincronização de diretório e os passes de local.
Este Acordo de Processamento de Dados ("DPA") faz parte do contrato entre a Timeclock.Kiwi Limited, 151 Belford Street, Waverley, Dunedin 9013, Nova Zelândia ("nós", "o Operador") e a empresa que usa a Timeclock.Kiwi ("você", "o Controlador"). Aplica-se quando processamos para você dados pessoais abrangidos pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (GDPR), pelo UK GDPR ou por lei semelhante, e atende ao artigo 28 do GDPR.
Um administrador aceita este DPA em nome da empresa marcando-o na lista de verificação do GDPR em Configurações. Registramos quem aceitou e quando. Se este DPA e nossos outros termos divergirem sobre dados pessoais, prevalece este DPA.
1. O que processamos
| Objeto e finalidade | Fornecer a Timeclock.Kiwi a você: registrar tempo de trabalho, escalas, trabalhos, folgas e check-ins de segurança, registrar entrada e saída de visitantes nos seus locais e gerar relatórios e exportações de folha de pagamento. |
|---|---|
| Duração | Enquanto você usar a Timeclock.Kiwi e depois até os dados serem excluídos conforme a seção 9. |
| Pessoas a quem os dados se referem | Seus funcionários, prestadores e outros trabalhadores, além de administradores e gerentes. Se você usa a entrada no local: visitantes, prestadores e entregadores que entram nos seus locais, pessoas que você convida ou adiciona à lista de observação e os funcionários de qualquer diretório que você conecte para os visitantes escolherem quem vieram ver. |
| Tipos de dados pessoais | Nomes, e-mails, PINs; horários de entrada, saída e pausas; trabalhos, tarefas, notas e materiais; quiosque usado, endereço IP e localização GPS ao registrar o ponto pelo app; escalas, disponibilidade, pedidos de folga e troca; habilidades; check-ins de segurança, alertas e suas localizações; notificações enviadas. |
| Dados de entrada no local | Para visitantes: nome, empresa, celular, e-mail, placa do veículo, tipo de visitante, quem vieram ver, horários de entrada e saída, a lista de segurança e os vídeos de integração aceitos, assinatura, uma foto, documentos de prestador (tipo, número, emissor e validade, sem imagens), a resposta do anfitrião e, nas entradas pelo próprio telefone, a distância do local. Para entradas da lista de observação: nome, celular, e-mail, os locais a que se aplica e seu motivo. Para funcionários do diretório: nome, e-mail, celular, cargo e escritório. |
| Categorias especiais de dados | Não previstos. A Timeclock.Kiwi não usa biometria: as fotos de visitantes são mostradas apenas a pessoas, para a equipe reconhecer quem está no local, e nunca são usadas para reconhecimento facial. Não coloque dados de saúde ou de outras categorias especiais em notas, motivos de folga ou motivos da lista de observação sem base legal. |
2. Suas instruções
Processamos dados pessoais apenas conforme suas instruções documentadas, que são este DPA, nossos termos e a forma como você configura e usa a Timeclock.Kiwi, salvo exigência legal em contrário (nesse caso, avisamos antes, a menos que a lei proíba). Avisamos se acharmos que uma instrução viola a lei de proteção de dados.
3. Confidencialidade
Todas as pessoas da Timeclock.Kiwi que podem acessar seus dados estão sujeitas à confidencialidade e só os acessam quando necessário para operar ou dar suporte ao serviço.
4. Segurança
Adotamos medidas técnicas e organizacionais adequadas conforme o artigo 32, incluindo:
- Criptografia dos dados em trânsito (HTTPS) e senhas com hash.
- Os dados de cada empresa são mantidos separados, e cada solicitação é verificada em relação à empresa e às permissões da pessoa conectada.
- Os gerentes ficam limitados às pessoas dos grupos que gerenciam e aos visitantes dos locais que gerenciam.
- Os motivos da lista de observação só aparecem para administradores e gerentes, nunca no quiosque. Os links nos e-mails aos anfitriões são assinados e só funcionam para aquela visita.
- As conexões de diretório apenas leem dados da equipe. Suas chaves ficam em nossos servidores e nunca são enviadas aos quiosques.
- Registros de atividade das alterações nos registros de ponto.
- Backups regulares e acesso aos servidores limitado a quem os administra.
5. Suboperadores
Você nos autoriza a usar os suboperadores abaixo. Exigimos de cada um condições de proteção de dados pelo menos tão protetivas quanto este DPA e continuamos responsáveis por eles. Atualizaremos esta lista pelo menos 30 dias antes de adicionar ou substituir um suboperador; se você se opuser por motivos razoáveis de proteção de dados, pode parar de usar a Timeclock.Kiwi e reembolsaremos o tempo pré-pago não utilizado.
| Suboperador | Para quê | Dados | Local |
|---|---|---|---|
| Postmark (ActiveCampaign, LLC) | Envio de e-mails como convites, redefinições de senha, escalas e links de exportação de dados | Nome, endereço de e-mail, conteúdo do e-mail | Estados Unidos |
| Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC) | Notificações push para o app móvel | Token do dispositivo, texto da notificação | Estados Unidos |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Converter a posição GPS de um check-in de segurança em endereço | Apenas coordenadas GPS, sem nomes | Reino Unido |
| Stripe, Inc. | Cobrança da sua empresa | Nome e e-mail do administrador, dados de cobrança (sem dados de trabalhadores) | Estados Unidos |
Os apps de folha de pagamento e contabilidade que você conecta (como Xero ou QuickBooks) não são nossos suboperadores: você escolhe enviar dados a eles conforme seu próprio contrato.
O mesmo vale para o diretório que você conecta para a entrada no local (Microsoft Entra ID, Google Workspace ou outro serviço com SCIM): apenas lemos dele sua lista de funcionários, conforme suas instruções. Os vídeos de integração são obtidos de onde você os hospeda, sem envio de dados pessoais. Os vídeos do YouTube são reproduzidos no player do próprio YouTube no quiosque, então o YouTube vê o endereço de internet do quiosque, mas não quem assiste.
6. Onde os dados ficam
Seus dados são armazenados na Nova Zelândia. A Comissão Europeia decidiu que a Nova Zelândia oferece proteção adequada (Decisão 2013/65/UE), assim como o Reino Unido. Quando um suboperador fora da Nova Zelândia, da UE ou do Reino Unido recebe dados pessoais, nos baseamos em uma decisão de adequação ou nas cláusulas contratuais-padrão da Comissão Europeia.
7. Ajuda com os direitos das pessoas
A Timeclock.Kiwi permite que você mesmo atenda às solicitações: os trabalhadores podem ver e baixar seus dados e informar horários errados no app, e os administradores podem exportar os dados de qualquer pessoa e corrigir ou excluir registros. Administradores e gerentes podem encontrar as visitas de um visitante na página Visitantes e exportá-las, e os administradores podem excluir uma visita ou tudo sobre um visitante. Se um trabalhador ou visitante nos contatar diretamente, repassamos a solicitação a você e não respondemos, a menos que você peça.
Também ajudamos você, na medida do razoável, com segurança, notificação de violações, avaliações de impacto e consulta à sua autoridade supervisora (artigos 32 a 36).
8. Violações de dados
Se tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete seus dados, informaremos você sem demora injustificada, com o que soubermos sobre o ocorrido, os dados e as pessoas afetados, as consequências prováveis e o que estamos fazendo, para que você possa cumprir seu próprio dever de notificação em 72 horas.
9. Exclusão de dados
- Enquanto você usa a Timeclock.Kiwi, escolhe por quanto tempo os registros de ponto são mantidos com a configuração de retenção de dados, e os registros mais antigos são excluídos automaticamente.
- Visitas, convites e documentos de prestadores seguem a mesma configuração de retenção. As fotos de visitantes são excluídas 30 dias após a visita, qualquer que seja a configuração.
- As entradas da lista de observação são mantidas até um administrador removê-las e então são excluídas. Os funcionários do diretório são atualizados a cada sincronização, removidos quando saem do diretório e todos excluídos quando você desconecta o diretório.
- Um administrador pode encerrar sua conta em Configurações. A cobrança e os quiosques param, e só administradores ainda podem entrar. Tudo é excluído permanentemente 90 dias depois, e cada administrador recebe um e-mail no encerramento da conta e novamente 14 dias antes da exclusão. Até lá, você pode exportar seus registros ou reabrir a conta.
- Mantemos nossos próprios registros de cobrança (faturas e pagamentos) pelo tempo exigido pela lei tributária. Eles não contêm dados dos seus trabalhadores.
- Os dados excluídos saem dos nossos backups à medida que eles são substituídos.
10. Auditorias
Disponibilizamos as informações de que você razoavelmente precise para demonstrar o cumprimento do artigo 28 e respondemos a perguntas razoáveis por escrito. Se não for suficiente, você pode nos auditar (ou contratar um auditor independente) uma vez por ano, à sua custa, com 30 dias de aviso, sem expor dados de outros clientes.
11. Contato
Dúvidas sobre este DPA ou seus dados: [email protected].