Política de Privacidade do Timeclock.Kiwi

Data de vigência: 1 de novembro de 2026

Esta Política de Privacidade descreve como o Timeclock.Kiwi ("o Serviço", "nós" ou "nosso") coleta, usa e compartilha seus Dados Pessoais quando você usa nosso site e nosso aplicativo de controle de ponto (o "Serviço").

Ela explica o que coletamos, por quê, com quem compartilhamos, por quanto tempo guardamos e os direitos que você tem.

1. Relação entre controlador e operador

Para os fins desta política, é importante distinguir os papéis em relação aos dados:

• Somos o controlador dos dados que coletamos de visitantes do site e titulares de conta (os administradores da empresa) sobre as informações da conta e a cobrança.
• Somos o operador de dados dos dados de tempo e presença ("dados de controle de ponto") que você insere em nome do seu empregador. Nesse caso, seu empregador é o controlador de dados e determina a finalidade e os meios de processamento dos seus dados pessoais. Nosso Acordo de Processamento de Dados define o que fazemos com eles em nome dele.
• Também somos o operador de dados quando você entra como visitante, prestador ou entregador em um local que usa a Timeclock.Kiwi ("dados de visitantes"). A empresa cujo local você visitou é o controlador de dados.

Se você é funcionário ou usuário final, pode ver seus horários e baixar uma cópia de todos os seus dados no app móvel Timeclock.Kiwi. Para qualquer outro assunto sobre seus dados de controle de ponto, como correções ou exclusão, fale primeiro com seu empregador. Se você visitou um local, fale com a empresa visitada.

2. Informações que coletamos

Coletamos informações diretamente de você, automaticamente quando você usa o Serviço e, às vezes, de terceiros.

A. Informações que você fornece (Dados da Conta)

Quando você ou seu empregador cria uma conta, contrata uma assinatura ou entra em contato conosco, pode fornecer:

• Dados de identificação e contato: nome, endereço de e-mail, telefone, nome da empresa e endereço de cobrança.
• Dados financeiros: informações de pagamento (processadas pelo nosso processador de pagamentos terceirizado, não armazenadas diretamente em nossos servidores).
• Dados de comunicação: informações que você fornece ao entrar em contato com nossa equipe de suporte ou nos enviar feedback.

B. Informações coletadas em nome do seu empregador (Dados de Controle de Ponto)

Quando você usa o serviço de ponto para registrar entrada ou saída, coletamos e tratamos os seguintes dados em nome do seu empregador:

• Identificação do funcionário/usuário final: seu nome e ID/PIN de funcionário.
• Registros de horas e frequência: horários de entrada e saída, total de horas trabalhadas e intervalos.
• Dados de localização (se ativados pelo seu empregador):
  • Localização por GPS: dados precisos de geolocalização do seu dispositivo no momento do registro de ponto, se você concedeu a permissão ao aplicativo móvel e seu empregador ativou este recurso.
  • Localização pelo endereço IP: a localização geográfica aproximada obtida a partir do seu endereço IP.
• Detalhes do trabalho: projeto, tarefa ou cliente associado ao registro de tempo, e as notas ou materiais que você registra em um trabalho.
• Escalas e solicitações: seus turnos escalados, disponibilidade, pedidos de folga e troca de turno, habilidades e qualquer pedido para corrigir um horário.
• Dados de segurança (se ativados pelo empregador): check-ins de segurança e alertas ao trabalhar sozinho, incluindo a localização do telefone ao fazer check-in ou disparar um alerta, e chamadas de saúde e segurança.
• Dados do dispositivo: um token de notificação do seu telefone, se você permitir que o app envie notificações.
• Passe de local (se você usar): documentos de prestador que você adiciona a "Meu passe de local" no app móvel, como o número de um passaporte de segurança e sua validade. Só você pode vê-los até mostrar o passe em um local.
• Dados do diretório (se seu empregador conectar um): seu nome, e-mail de trabalho, celular, cargo e escritório, copiados do diretório de funcionários do empregador para que os visitantes possam escolher você como a pessoa que vieram ver. Você recebe uma notificação quando seu visitante chega.

C. Informações coletadas quando você visita um local (dados de visitantes)

Quando você entra em um local que usa a Timeclock.Kiwi, no quiosque, com um passe de local, por um convite ou no próprio telefone a partir de um cartaz, coletamos em nome dessa empresa:

• Seus dados: nome, empresa, celular, e-mail e placa do veículo, conforme o local pedir, e se você é visitante, prestador ou entrega.
• Sua visita: quem você veio ver, quando entrou e saiu, e qualquer resposta dessa pessoa.
• Segurança e integração: a lista de segurança e os vídeos de integração que você aceitou, e sua assinatura.
• Foto: uma foto tirada pelo quiosque, se o local pedir, para a equipe reconhecer quem está no local. Não é usada para reconhecimento facial.
• Documentos de prestador: tipo, número, emissor e validade dos cartões que o local pedir, como um passaporte de segurança. Não guardamos imagens deles.
• Localização: se você entrar pelo próprio telefone, a que distância estava do local naquele momento. Não guardamos sua posição exata.

Um local também pode manter uma lista de observação de pessoas não permitidas e ser alertado se alguém dela entrar. O quiosque nunca diz por quê.

D. Informações coletadas automaticamente (dados de uso)

Quando você visita nosso site ou usa nosso Serviço, coletamos automaticamente:

• Dados de registro: endereço IP, tipo de dispositivo, sistema operacional, tipo de navegador, páginas de origem/saída e datas/horários de acesso.
• Informações de uso: detalhes sobre como você usa o Serviço, como as páginas ou recursos que acessa e o tempo gasto neles.

3. Como usamos suas informações

Para titulares de conta e visitantes (quando somos o controlador):

Finalidade do uso	Base legal (ex.: GDPR)
Para fornecer e manter o Serviço	Execução de contrato
Para processar pagamentos	Execução de contrato
Para nos comunicarmos com você (ex.: atualizações do serviço, problemas de cobrança)	Execução de contrato e/ou legítimo interesse
Para auditoria e segurança (ex.: detectar registros de ponto fraudulentos, violações de segurança)	Legítimo interesse e cumprimento de obrigações legais
Para marketing e promoções (com opção de descadastro)	Consentimento (para marketing direto) ou legítimo interesse

Para funcionários/usuários finais (quando somos o operador):

Tratamos seus Dados de Controle de Ponto exclusivamente para fornecer o Serviço ao seu empregador, conforme nosso acordo contratual com ele. Isso inclui:

• Registrar, calcular e apresentar ao seu empregador os lançamentos de horas e a frequência.
• Gerar relatórios e dados de folha de pagamento para seu empregador.
• Verificar o local dos registros de ponto se o seu empregador tiver ativado o rastreamento de localização.

Processamos dados de visitantes apenas para fornecer a entrada no local à empresa visitada: registrar quem está no local, avisar a pessoa que você veio ver, verificar documentos e incluir você nas chamadas de emergência enquanto estiver no local.

4. Como compartilhamos suas informações

Não vendemos seus dados pessoais. Podemos compartilhar suas informações nas seguintes circunstâncias limitadas:

Destinatário	Finalidade do compartilhamento
Seu empregador (o titular da conta)	Todos os Dados de Controle de Ponto são coletados para o empregador que controla sua conta e compartilhados com ele. Ele é o único responsável pela forma como usa esses dados.
A empresa que você visita	Os dados de visitantes são coletados para a empresa em cujo local você entra. A pessoa que você veio ver recebe seu nome, empresa e celular. Se você mostrar um passe de local, o local vê os dados e documentos dele.
Prestadores de serviços terceirizados	Usamos um pequeno número de provedores para operar o Serviço, todos obrigados a proteger seus dados e usá-los apenas para as finalidades que definimos: Postmark (envio de e-mails), Google Firebase Cloud Messaging (notificações do app móvel), OpenStreetMap Foundation (conversão da localização de um check-in de segurança em endereço, sem nomes) e Stripe (cobrança do empregador, sem dados de controle de ponto). A lista atual está em nosso Acordo de Processamento de Dados.
Apps que seu empregador conecta	Se seu empregador conectar um app de folha de pagamento ou contabilidade (como Xero ou QuickBooks), as horas que ele escolher enviar são compartilhadas com esse app sob o contrato do próprio empregador com ele.
Cumprimento legal e proteção	Podemos divulgar dados se exigido por lei, regulamento ou processo judicial (ex.: uma ordem judicial), ou para proteger os direitos, a propriedade ou a segurança do Timeclock.Kiwi, de nossos usuários ou do público.
Transferências de negócio	Em conexão com ou durante negociações de qualquer fusão, venda de ativos da empresa, financiamento ou aquisição de toda ou parte de nossa empresa por outra empresa.

5. Segurança dos dados

Adotamos medidas técnicas e organizacionais comercialmente razoáveis para proteger seus Dados Pessoais contra perda acidental, acesso não autorizado, divulgação, alteração ou destruição. Essas medidas podem incluir criptografia de dados, firewalls e hospedagem segura de servidores.

No entanto, nenhum método de transmissão pela Internet ou de armazenamento eletrônico é 100% seguro. Portanto, não podemos garantir sua segurança absoluta.

Onde seus dados são armazenados

Seus dados são armazenados na Nova Zelândia. A Comissão Europeia e o Reino Unido reconhecem que a Nova Zelândia oferece proteção adequada aos dados pessoais. Quando um de nossos provedores fora da Nova Zelândia, da UE ou do Reino Unido recebe dados pessoais, nos baseamos em uma decisão de adequação ou nas cláusulas contratuais-padrão da Comissão Europeia.

6. Retenção de dados

• Dados de controle de ponto (dados de funcionários): seu empregador decide por quanto tempo são mantidos, normalmente o tempo que a lei do país dele exige para registros de ponto. Os empregadores podem definir isso na Timeclock.Kiwi, e os registros mais antigos são excluídos automaticamente.
• Dados de visitantes: mantidos pelo tempo em que a empresa visitada mantém seus registros de ponto. As fotos são excluídas 30 dias após a visita.
• Contas encerradas: quando um empregador encerra a conta, todos os dados dela, incluindo os de controle de ponto, são excluídos permanentemente 90 dias depois. Até lá, o empregador pode exportá-los ou reabrir a conta.
• Dados de conta e cobrança: mantemos as informações da conta enquanto ela estiver aberta, e os registros de cobrança (faturas e pagamentos) pelo tempo exigido pela lei tributária, atualmente sete anos na Nova Zelândia.
• Logs: os registros de atividade são mantidos por até 90 dias.
• Backups: os dados excluídos podem permanecer em nossos backups até serem substituídos.

7. Seus direitos sobre os dados

Dependendo da sua localização e da lei aplicável, você pode ter os seguintes direitos sobre seus dados pessoais:

• Direito de acesso: o direito de solicitar uma cópia dos dados pessoais que mantemos sobre você.
• Direito de retificação: o direito de solicitar que corrijamos dados pessoais imprecisos ou incompletos.
• Direito de eliminação ("direito ao esquecimento"): o direito de solicitar que excluamos seus dados pessoais.
• Direito de restringir o tratamento: o direito de solicitar que limitemos a forma como tratamos seus dados pessoais.
• Direito à portabilidade dos dados: o direito de receber seus dados pessoais em formato estruturado, de uso comum e legível por máquina.
• Direito de oposição: o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais para determinadas finalidades, como marketing direto.

Como exercer seus direitos:

• Para dados de controle de ponto (como funcionário): no app móvel Timeclock.Kiwi, você pode ver seus horários, usar "Informar um problema" em um horário que pareça errado e enviar a si mesmo uma cópia de todos os seus dados por e-mail (Configurações, Seus dados, uma vez por semana). Para qualquer outro assunto, fale com seu empregador (o controlador de dados), que também pode exportar seus dados. Se você nos contatar, repassaremos sua solicitação ao empregador, pois só podemos agir conforme as instruções dele.
• Para dados de visitantes (como visitante de um local): fale com a empresa cujo local você visitou (o controlador de dados). Ela pode encontrar, exportar e excluir seus registros. Se você nos contatar, repassaremos sua solicitação a ela.
• Para Dados da Conta (como titular da conta/visitante do site): use a seção de informações de contato abaixo. Responderemos à sua solicitação dentro do prazo legal.

Se não estiver satisfeito com o tratamento dos seus dados, pode reclamar à sua autoridade de proteção de dados, por exemplo o Privacy Commissioner na Nova Zelândia ou a autoridade supervisora do seu país da UE. Gostaríamos de ter a chance de resolver com você primeiro.

8. Cookies e tecnologias de rastreamento

Usamos cookies e tecnologias de rastreamento semelhantes (como web beacons e pixels) para acompanhar a atividade em nosso Serviço e guardar certas informações.

• Cookies necessários: exigidos para o funcionamento do Serviço (ex.: manter sua sessão de login).
• Cookies de preferências: usados para lembrar suas configurações e preferências.
• Cookies analíticos: usados para coletar estatísticas sobre o uso do Serviço, a fim de medir e melhorar o desempenho.

Você pode configurar seu navegador para recusar todos os cookies ou para avisar quando um cookie for enviado. No entanto, se você não aceitar cookies, talvez não consiga usar algumas partes do nosso Serviço.

9. Alterações nesta Política de Privacidade

Podemos atualizar nossa Política de Privacidade de tempos em tempos para refletir mudanças em nossas práticas ou por outros motivos operacionais, legais ou regulatórios. Avisaremos sobre quaisquer alterações publicando a nova Política de Privacidade nesta página e atualizando a "Data de vigência" no topo. Recomendamos que você revise esta Política de Privacidade periodicamente.

10. Fale conosco

Se você tiver dúvidas, preocupações ou reclamações sobre esta Política de Privacidade ou nossas práticas de dados, ou se quiser exercer seus direitos, entre em contato conosco:

TIMECLOCK.KIWI LIMITED
151 Belford Street, Waverley, Dunedin, 9013, Nova Zelândia
E-mail: [email protected]