Política de privacidad de Timeclock.Kiwi

Fecha de entrada en vigor: 1 de noviembre de 2026

Esta política de privacidad describe cómo Timeclock.Kiwi ("el Servicio", "nosotros" o "nuestro") recoge, usa y comparte tus Datos personales cuando usas nuestro sitio web y nuestra aplicación de control horario (el "Servicio").

Explica qué recopilamos, por qué, con quién lo compartimos, cuánto tiempo lo conservamos y los derechos que tienes sobre ello.

1. Relación entre responsable y encargado del tratamiento

A efectos de esta política, es importante distinguir entre las funciones respecto a los datos:

• Somos el responsable del tratamiento de los datos que recogemos de los visitantes del sitio web y de los titulares de cuentas (los administradores de la empresa) sobre la información de su cuenta y la facturación.
• Somos el encargado del tratamiento de los datos de tiempo y asistencia ("datos de registro horario") que introduces en nombre de tu empleador. En este caso, tu empleador es el responsable del tratamiento y determina la finalidad y los medios del tratamiento de tus datos personales. Nuestro Acuerdo de tratamiento de datos establece lo que hacemos con ellos en su nombre.
• También somos el encargado del tratamiento cuando te registras como visitante, contratista o repartidor en un sitio que usa Timeclock.Kiwi ("datos de visitantes"). La empresa cuyo sitio visitaste es el responsable del tratamiento.

Si eres empleado o usuario final, puedes ver tus horas y descargar una copia de todos tus datos en la app móvil de Timeclock.Kiwi. Para cualquier otra cosa sobre tus datos de registro horario, como correcciones o eliminación, contacta primero con tu empleador. Si has visitado un sitio, contacta con la empresa que visitaste.

2. Información que recogemos

Recogemos información directamente de ti, de forma automática cuando usas el Servicio y, a veces, de terceros.

A. Información que nos facilitas (Datos de la cuenta)

Cuando tú o tu empleador registráis una cuenta, contratáis una suscripción o contactáis con nosotros, podéis facilitarnos:

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa y dirección de facturación.
• Datos financieros: información de pago (que trata nuestro procesador de pagos externo y no se almacena directamente en nuestros servidores).
• Datos de comunicación: información que nos facilitas cuando contactas con nuestro equipo de soporte o nos envías comentarios.

B. Información recogida en nombre de tu empleador (Datos de control horario)

Cuando usas el servicio de control horario para fichar la entrada o la salida, recogemos y tratamos los siguientes datos en nombre de tu empleador:

• Identificación del empleado/usuario final: tu nombre y tu ID/PIN de empleado.
• Registros de tiempo y asistencia: horas de entrada y salida, total de horas trabajadas y pausas.
• Datos de ubicación (si tu empleador los activa):
  • Ubicación GPS: datos de geolocalización precisos de tu dispositivo en el momento de fichar la entrada o la salida, si has concedido el permiso a la aplicación móvil y tu empleador ha activado esta función.
  • Ubicación por dirección IP: la ubicación geográfica aproximada obtenida a partir de tu dirección IP.
• Datos del trabajo: proyecto, tarea o cliente asociado al registro de tiempo, y las notas o materiales que registres en un trabajo.
• Horarios y solicitudes: tus turnos programados, disponibilidad, solicitudes de permiso e intercambio de turnos, habilidades y cualquier solicitud para corregir una hora.
• Datos de seguridad (si los activa tu empleador): controles de seguridad y alertas al trabajar solo, incluida la ubicación de tu teléfono al registrarte o dar una alerta, y pases de lista de seguridad y salud.
• Datos del dispositivo: un token de notificación para tu teléfono, si permites que la app móvil envíe notificaciones.
• Pase de sitio (si lo usas): documentos de contratista que añades a "Mi pase de sitio" en la app móvil, como un número de pasaporte de seguridad y su caducidad. Solo tú puedes verlos hasta que muestres tu pase en un sitio.
• Datos del directorio (si tu empleador conecta uno): tu nombre, correo de trabajo, móvil, cargo y oficina, copiados del directorio de personal de tu empleador para que los visitantes puedan elegirte como la persona a la que vienen a ver. Recibirás un aviso cuando llegue tu visitante.

C. Información recopilada cuando visitas un sitio (datos de visitantes)

Cuando te registras en un sitio que usa Timeclock.Kiwi, en su quiosco, con un pase de sitio, desde una invitación o en tu propio teléfono desde un cartel, recopilamos en nombre de esa empresa:

• Tus datos: nombre, empresa, móvil, correo y matrícula, según lo que pida el sitio, y si eres visitante, contratista o entrega.
• Tu visita: a quién viniste a ver, cuándo entraste y saliste, y cualquier respuesta de esa persona.
• Seguridad e inducción: la lista de seguridad y los vídeos de inducción que aceptaste, y tu firma.
• Foto: una foto tomada por el quiosco, si el sitio la pide, para que el personal reconozca quién está en el sitio. No se usa para reconocimiento facial.
• Documentos de contratista: tipo, número, emisor y caducidad de las tarjetas que pide el sitio, como un pasaporte de seguridad. No guardamos imágenes de ellas.
• Ubicación: si te registras en tu propio teléfono, a qué distancia estabas del sitio en ese momento. No guardamos tu posición exacta.

Un sitio también puede tener una lista de vigilancia de personas que no pueden entrar y recibir una alerta si alguien de ella se registra. El quiosco nunca dice por qué.

D. Información recopilada automáticamente (datos de uso)

Cuando visitas nuestro sitio web o usas nuestro Servicio, recogemos automáticamente:

• Datos de registro: dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, tipo de navegador, páginas de referencia y de salida, y fechas y horas de acceso.
• Información de uso: detalles sobre cómo usas el Servicio, como las páginas o funciones a las que accedes y el tiempo que pasas en ellas.

3. Cómo usamos tu información

Para titulares de cuentas y visitantes (cuando somos el responsable del tratamiento):

Finalidad del uso	Base jurídica (p. ej., RGPD)
Para prestar y mantener el Servicio	Ejecución de un contrato
Para procesar pagos	Ejecución de un contrato
Para comunicarnos contigo (p. ej., novedades del servicio, incidencias de facturación)	Ejecución de un contrato y/o interés legítimo
Para auditoría y seguridad (p. ej., detectar fichajes fraudulentos o brechas de seguridad)	Interés legítimo y cumplimiento de obligaciones legales
Para marketing y promociones (con opción de darse de baja)	Consentimiento (para marketing directo) o interés legítimo

Para empleados/usuarios finales (cuando somos el encargado del tratamiento):

Tratamos tus Datos de control horario únicamente para prestar el Servicio a tu empleador según nuestro acuerdo contractual con él. Esto incluye:

• Registrar, calcular y presentar a tu empleador los registros horarios y la asistencia.
• Generar informes y datos de nómina para tu empleador.
• Verificar la ubicación de los fichajes si tu empleador ha activado la función de seguimiento de ubicación.

Tratamos los datos de visitantes únicamente para ofrecer el registro en el sitio a la empresa que visitaste: registrar quién está en el sitio, avisar a la persona que viniste a ver, comprobar documentos e incluirte en los pases de lista de emergencia mientras estés en el sitio.

4. Cómo compartimos tu información

No vendemos tus datos personales. Podemos compartir tu información en las siguientes circunstancias limitadas:

Destinatario	Finalidad de la comunicación
Tu empleador (el titular de la cuenta)	Todos los Datos de control horario se recogen para el empleador que controla tu cuenta y se comparten con él. El empleador es el único responsable de cómo usa estos datos.
La empresa que visitas	Los datos de visitantes se recopilan para la empresa en cuyo sitio te registras. A la persona que has venido a ver se le comunica tu nombre, empresa y móvil. Si muestras un pase de sitio, el sitio ve los datos y documentos que contiene.
Proveedores de servicios externos	Usamos un pequeño número de proveedores para operar el Servicio, cada uno obligado a proteger tus datos y usarlos solo para los fines que definimos: Postmark (envío de correos), Google Firebase Cloud Messaging (notificaciones de la app móvil), la OpenStreetMap Foundation (convertir la ubicación de un control de seguridad en una dirección, sin nombres) y Stripe (facturación a tu empleador, sin datos de registro horario). La lista actual está en nuestro Acuerdo de tratamiento de datos.
Apps que conecta tu empleador	Si tu empleador conecta una app de nóminas o contabilidad (como Xero o QuickBooks), las horas que decide enviar se comparten con esa app conforme al acuerdo propio de tu empleador con ella.
Cumplimiento legal y protección	Podemos revelar datos si lo exige la ley, una normativa o un procedimiento judicial (p. ej., una orden judicial), o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de Timeclock.Kiwi, de nuestros usuarios o del público.
Transmisiones de empresa	En relación con una fusión, venta de activos de la empresa, financiación o adquisición de la totalidad o parte de nuestro negocio por otra empresa, o durante las negociaciones correspondientes.

5. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas comercialmente razonables para proteger tus Datos personales frente a pérdida accidental, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción. Estas medidas pueden incluir cifrado de datos, cortafuegos y alojamiento seguro en servidores.

Sin embargo, ningún método de transmisión por Internet ni de almacenamiento electrónico es 100 % seguro. Por tanto, no podemos garantizar su seguridad absoluta.

Dónde se almacenan tus datos

Tus datos se almacenan en Nueva Zelanda. La Comisión Europea y el Reino Unido reconocen que Nueva Zelanda ofrece una protección adecuada de los datos personales. Cuando uno de nuestros proveedores fuera de Nueva Zelanda, la UE o el Reino Unido recibe datos personales, nos basamos en una decisión de adecuación o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

6. Conservación de los datos

• Datos de registro horario (datos de empleados): tu empleador decide cuánto tiempo se conservan, normalmente el tiempo que la ley de su país exige conservar los registros horarios. Los empleadores pueden configurarlo en Timeclock.Kiwi, y los registros más antiguos se eliminan automáticamente.
• Datos de visitantes: se conservan mientras la empresa que visitaste conserve sus registros horarios. Las fotos se eliminan 30 días después de tu visita.
• Cuentas cerradas: cuando un empleador cierra su cuenta, todos sus datos, incluidos los de registro horario, se eliminan definitivamente 90 días después. Hasta entonces el empleador puede exportarlos o reabrir la cuenta.
• Datos de cuenta y facturación: conservamos la información de la cuenta mientras esté abierta, y los registros de facturación (facturas y pagos) durante el tiempo que exige la legislación fiscal, actualmente siete años en Nueva Zelanda.
• Registros: los registros de actividad se conservan hasta 90 días.
• Copias de seguridad: los datos eliminados pueden permanecer en nuestras copias de seguridad hasta que se sustituyan.

7. Tus derechos sobre los datos

Según tu ubicación y la legislación aplicable, puedes tener los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Derecho de acceso: el derecho a solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti.
• Derecho de rectificación: el derecho a solicitar que corrijamos cualquier dato personal inexacto o incompleto.
• Derecho de supresión ("derecho al olvido"): el derecho a solicitar que eliminemos tus datos personales.
• Derecho a la limitación del tratamiento: el derecho a solicitar que limitemos la forma en que tratamos tus datos personales.
• Derecho a la portabilidad de los datos: el derecho a recibir tus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.
• Derecho de oposición: el derecho a oponerte al tratamiento de tus datos personales para determinados fines, como el marketing directo.

Cómo ejercer tus derechos:

• Para datos de registro horario (como empleado): en la app móvil de Timeclock.Kiwi puedes ver tus horas, usar "Informar de un problema" en una hora que parezca incorrecta y enviarte por correo una copia de todos tus datos (Ajustes, Tus datos, una vez por semana). Para cualquier otra cosa, contacta con tu empleador (el responsable del tratamiento), que también puede exportar tus datos. Si nos contactas, trasladaremos tu solicitud a tu empleador, ya que solo podemos actuar siguiendo sus instrucciones.
• Para datos de visitantes (como visitante de un sitio): contacta con la empresa cuyo sitio visitaste (el responsable del tratamiento). Puede buscar, exportar y eliminar tus registros. Si nos contactas, le trasladaremos tu solicitud.
• Para los Datos de la cuenta (como titular de la cuenta o visitante del sitio web): usa la sección de información de contacto que aparece más abajo. Responderemos a tu solicitud dentro del plazo legalmente establecido.

Si no estás conforme con el tratamiento de tus datos, puedes reclamar ante tu autoridad de protección de datos, por ejemplo el Privacy Commissioner en Nueva Zelanda o la autoridad de control de tu país de la UE. Agradeceríamos tener antes la oportunidad de resolverlo contigo.

8. Cookies y tecnologías de seguimiento

Usamos cookies y tecnologías de seguimiento similares (como balizas web y píxeles) para seguir la actividad en nuestro Servicio y conservar cierta información.

• Cookies necesarias: imprescindibles para el funcionamiento del Servicio (p. ej., mantener tu sesión iniciada).
• Cookies de preferencias: se usan para recordar tus ajustes y preferencias.
• Cookies analíticas: se usan para recopilar estadísticas sobre el uso del Servicio con el fin de medir y mejorar su rendimiento.

Puedes indicar a tu navegador que rechace todas las cookies o que te avise cuando se envíe una. Sin embargo, si no aceptas las cookies, es posible que no puedas usar algunas partes de nuestro Servicio.

9. Cambios en esta política de privacidad

Podemos actualizar nuestra política de privacidad de vez en cuando para reflejar cambios en nuestras prácticas o por otros motivos operativos, legales o normativos. Te avisaremos de cualquier cambio publicando la nueva política de privacidad en esta página y actualizando la "Fecha de entrada en vigor" en la parte superior. Te animamos a revisar esta política de privacidad periódicamente.

10. Contacto

Si tienes preguntas, dudas o quejas sobre esta política de privacidad o nuestras prácticas de tratamiento de datos, o si quieres ejercer tus derechos, contáctanos en:

TIMECLOCK.KIWI LIMITED
151 Belford Street, Waverley, Dunedin, 9013, Nueva Zelanda
Correo electrónico: [email protected]