RGPD y control horario
Conserva los registros que exige la ley, ni uno más, y deja que tus trabajadores los vean.
Qué exige el RGPD a un empleador que registra horas
Los registros horarios son datos personales, por lo que se les aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la UE y el EEE, y el UK GDPR en el Reino Unido. Para el control horario, tres obligaciones son las más importantes:
- Permite a los trabajadores acceder a sus registros. Los trabajadores tienen derecho legal a ver y comprobar sus datos horarios, y a obtener una copia en el plazo de un mes desde que la pidan.
- Conserva los registros solo el tiempo necesario. La legislación laboral dice cuánto tiempo deben conservarse los registros horarios. El RGPD dice que no se conserven mucho más, y que luego se eliminen de forma segura.
- Informa a los trabajadores de lo que registras. Deben saber qué se recoge, por qué, quién lo ve y durante cuánto tiempo.
Incluso donde no se aplica el RGPD, son buenas prácticas, y la Privacy Act 2020 de Nueva Zelanda y la Privacy Act de Australia tienen principios similares.
Cómo ayuda Timeclock.Kiwi
- Los trabajadores ven sus horas en la app móvil y pueden enviarse por correo una copia completa de todo lo que hay sobre ellos en un archivo de Excel (una vez por semana).
- Los trabajadores pueden comunicar una hora que parezca incorrecta directamente desde la app. Su gestor recibe un aviso, y corregir el turno responde a la solicitud.
- Los administradores pueden exportar los datos de cualquier trabajador desde la página Personas, para quienes no usan la app.
- La conservación de datos elimina automáticamente los registros horarios cuando superan lo que exige tu país. Elige tu país y sugerimos el plazo.
- Una lista de comprobación del RGPD en Ajustes muestra lo que está hecho y lo que falta.
- Alojado en Nueva Zelanda, que la Comisión Europea reconoce como proveedor de protección adecuada, por lo que los datos de la UE pueden almacenarse aquí sin papeleo adicional de transferencia.
- Un Acuerdo de tratamiento de datos que cubre lo que hacemos con tus datos. Léelo aquí.
Cuánto tiempo conservar los registros horarios
Cuánto tiempo dice cada país que deben conservarse los registros de jornada y, cuando no hemos podido confirmar un plazo fijo, el plazo que sugerimos (marcado como Sugerido). Al activar la conservación de datos, rellenamos el plazo de tu país.
| País | Conservar registros durante | Ley | Notas |
|---|---|---|---|
| Alemania | 2 años | Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17 | Las cuentas de nómina (Lohnkonto) deben conservarse 6 años según el EStG § 41. |
| Australia | 7 años | Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31 | El RGPD no se aplica aquí. |
| Austria | 7 años Sugerido | Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records) | La ley de horas de trabajo (AZG) no fija un plazo claro para los registros horarios. Los registros de nómina deben conservarse 7 años a efectos fiscales, y las reclamaciones salariales pueden hacerse durante 3 años. |
| Bélgica | 5 años | Royal Decree of 8 August 1980 on social documents | |
| Bulgaria | 3 años Sugerido | Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years) | Los propios registros de nómina deben conservarse mucho más tiempo (50 años) según la ley de contabilidad, pero son tu nómina, no tus registros horarios. |
| Canadá | 3 años | Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards | Las provincias tienen sus propias normas, normalmente 3 años (Ontario, Alberta y BC cuentan desde que se hizo el trabajo o terminó el empleo). Los registros de nómina deben conservarse 6 años para la CRA.El RGPD no se aplica aquí. |
| Chequia | 10 años Sugerido | Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions) | El Código de Trabajo (§ 96) no fija un plazo para los registros horarios. Las recomendaciones van de 3 años (reclamaciones) a 10 o 30 años cuando los registros justifican cotizaciones de pensiones. |
| Chipre | 2 años Sugerido | Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period) | |
| Croacia | 6 años | Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) | Se cuenta desde el final del año natural al que corresponde el registro. |
| Dinamarca | 5 años | Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024 | Se cuenta desde el final del periodo usado para calcular las horas semanales medias del empleado. |
| Eslovaquia | 10 años Sugerido | Social Insurance Act (wage records, 10 years) | El Código de Trabajo (§ 99) exige registros horarios, pero no fija cuánto tiempo conservarlos. |
| Eslovenia | 20 años Sugerido | ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security) | El registro de uso del tiempo se considera un documento de valor permanente, así que quizá no se pueda eliminar en absoluto. Consulta con tu asesor antes de activar la eliminación. |
| España | 4 años | Real Decreto-ley 8/2019 | |
| Estados Unidos | 3 años | Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6 | Los registros de nómina con horas trabajadas requieren 3 años; las tarjetas de horas, 2. Algunos estados exigen más, así que comprueba el tuyo.El RGPD no se aplica aquí. |
| Estonia | 7 años Sugerido | Accounting Act § 12 (source documents) | |
| Filipinas | 3 años | Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X | Se cuenta desde la última anotación o desde que terminó el empleo.El RGPD no se aplica aquí. |
| Finlandia | 2 años Sugerido | Working Hours Act 872/2019 § 32 | Los registros suelen conservarse 2 años desde el final del año natural. La contabilidad de nóminas debe conservarse 6 años. |
| Francia | 1 año | Code du travail, article D3171-16 | Las reclamaciones salariales pueden hacerse durante 3 años (L3245-1) y las nóminas deben conservarse 5 años (L3243-4), por lo que muchos empleadores conservan los registros horarios 3 años. |
| Ghana | 3 años Sugerido | Labour Act 2003 (Act 651), section 101 | El RGPD no se aplica aquí. |
| Grecia | 5 años Sugerido | Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years) | Las horas también se comunican al sistema de tarjeta de trabajo digital ERGANI II. |
| Hungría | 3 años Sugerido | Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years) | Los registros contables, incluida la nómina, deben conservarse 8 años. |
| India | 5 años Sugerido | Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4) | Se aplica cuando el gobierno central es el gobierno competente. La mayoría de los empleadores privados se rigen por las normas de su estado, que pueden diferir.El RGPD no se aplica aquí. |
| Irlanda | 3 años | Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001) | |
| Italia | 5 años | Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003) | |
| Kenia | 5 años Sugerido | Employment Act 2007, section 74 | El RGPD no se aplica aquí. |
| Letonia | 5 años Sugerido | Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents | La ley laboral (art. 137) exige registros horarios, pero no fija cuánto tiempo conservarlos. |
| Lituania | 10 años Sugerido | Document retention index, accounting documents | Los documentos contables de nómina deben conservarse 50 años. |
| Luxemburgo | 5 años | Code du travail, article L.211-29 | |
| Malta | 2 años | Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3) | |
| Nigeria | 3 años | Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5 | El RGPD no se aplica aquí. |
| Nueva Zelanda | 6 años | Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81 | El RGPD no se aplica aquí. |
| Países Bajos | 1 año | Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks) | Los registros de nómina deben conservarse 7 años a efectos fiscales (Algemene wet inzake rijksbelastingen, artículo 52). El transporte tiene su propia norma (104 semanas). |
| Polonia | 10 años | Kodeks pracy art. 94 (employee records) | Se cuenta desde el final del año en que terminó el empleo, así que conserva más tiempo los registros del personal actual. |
| Portugal | 5 años | Código do Trabalho, article 202 | |
| RAE de Hong Kong (China) | 1 año | Employment Ordinance, section 49A | Los registros deben cubrir los últimos 12 meses de cada empleado y se conservan un tiempo tras su salida (las fuentes difieren entre 6 y 12 meses).El RGPD no se aplica aquí. |
| Reino Unido | 6 años | National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59 | Las Working Time Regulations por sí solas exigen 2 años, pero los registros del salario mínimo, que incluyen las horas trabajadas, exigen 6. |
| Rumanía | 3 años Sugerido | Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years) | El Código de Trabajo (art. 119) exige horas diarias de inicio y fin, pero no fija cuánto tiempo conservarlas. |
| Singapur | 2 años | Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations | Para quienes se van, sus últimos 2 años de registros se conservan 1 año más.El RGPD no se aplica aquí. |
| Sudáfrica | 3 años | Basic Conditions of Employment Act, section 31(2) | Se cuenta desde la última anotación del registro.El RGPD no se aplica aquí. |
| Suecia | 2 años | Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11 | Se conservan durante el año en curso y los 2 años siguientes. La contabilidad, incluida la nómina, debe conservarse 7 años. |
¿No aparece? Consulta a tu contable o asesor laboral y define el plazo a mano. Las normas fiscales y de nómina a veces exigen más tiempo que las de jornada. Última revisión: 31 de octubre de 2026. Esto es información general, no asesoramiento legal.
Plantilla de aviso de privacidad para trabajadores
Copia esto en tu contrato de trabajo o manual del personal, rellena las partes entre [corchetes] y borra lo que no uses.
Cómo registramos tu tiempo de trabajo
[Nombre de la empresa] usa Timeclock.Kiwi para registrar tus horas de trabajo.
Qué registramos: tu nombre, correo y PIN; cuándo entras, sales y haces pausas; los trabajos y tareas en los que trabajas; qué quiosco usaste o, si fichas con la app móvil, la ubicación de tu teléfono en ese momento; [controles de seguridad y alertas al trabajar solo]; tu horario, disponibilidad y solicitudes de permiso.
Por qué: para pagarte correctamente, conservar los registros de jornada que exige la ley, [costear nuestros trabajos] [y mantenerte seguro al trabajar solo].
Base legal: nuestra obligación legal de conservar registros de jornada, nuestro contrato de trabajo contigo y nuestro interés legítimo en gestionar el negocio [y mantener seguro al personal].
Quién lo ve: tu gestor, [personal de nóminas y RR. HH.] y Timeclock.Kiwi Limited en Nueva Zelanda, que lo almacena para nosotros mediante un acuerdo de tratamiento de datos. [Enviamos las horas a nuestro proveedor de nóminas, (nombre).]
Cuánto tiempo lo conservamos: [número] años, como exige [ley], tras lo cual se elimina automáticamente.
Tus derechos: puedes ver tus horas en la app de Timeclock.Kiwi y enviarte por correo una copia de todos tus datos (Ajustes, Tus datos). Si una hora parece incorrecta, usa "Informar de un problema" en ese turno. Para cualquier otra cosa, incluidas correcciones, objeciones o supresión, contacta con [nombre y correo]. También puedes presentar una reclamación ante [tu autoridad de protección de datos].
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Tú (el empleador) eres el responsable del tratamiento: decides qué se registra y por qué, y los trabajadores acuden a ti con sus solicitudes. Timeclock.Kiwi es el encargado del tratamiento: almacenamos y tratamos los datos solo para prestarte el servicio. Consulta nuestro Acuerdo de tratamiento de datos y nuestra Política de privacidad.