GDPR और टाइम ट्रैकिंग

समय दर्ज करने वाले नियोक्ता से GDPR क्या माँगता है

समय रिकॉर्ड व्यक्तिगत डेटा हैं, इसलिए EU और EEA में जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेगुलेशन (GDPR) और यूनाइटेड किंगडम में UK GDPR उन पर लागू होता है। टाइम ट्रैकिंग के लिए तीन दायित्व सबसे अहम हैं:

• कर्मचारियों को उनके रिकॉर्ड तक पहुँच दें। कर्मचारियों को अपना समय डेटा देखने और जाँचने का क़ानूनी अधिकार है, और माँगने के एक महीने के भीतर उसकी कॉपी पाने का भी।
• रिकॉर्ड केवल ज़रूरी अवधि तक रखें। श्रम क़ानून बताता है कि समय रिकॉर्ड कितने समय तक रखने हैं। GDPR कहता है कि उन्हें इससे ज़्यादा लंबे समय तक न रखें, फिर सुरक्षित रूप से हटा दें।
• कर्मचारियों को बताएँ कि आप क्या दर्ज करते हैं। उन्हें पता होना चाहिए कि क्या इकट्ठा होता है, क्यों, कौन देखता है और कितने समय तक।

जहाँ GDPR लागू नहीं होता वहाँ भी ये अच्छी प्रथाएँ हैं, और न्यूज़ीलैंड के Privacy Act 2020 और ऑस्ट्रेलिया के Privacy Act में भी ऐसे ही सिद्धांत हैं।

Timeclock.Kiwi कैसे मदद करता है

• कर्मचारी अपना समय मोबाइल ऐप में देखते हैं, और अपने बारे में मौजूद हर चीज़ की पूरी कॉपी Excel फ़ाइल में ख़ुद को ईमेल कर सकते हैं (हफ़्ते में एक बार)।
• कर्मचारी ग़लत लगने वाले समय की सूचना दे सकते हैं, सीधे ऐप से। उनके मैनेजर को सूचना मिलती है, और शिफ़्ट ठीक करने से अनुरोध का जवाब हो जाता है।
• व्यवस्थापक किसी भी कर्मचारी का डेटा एक्सपोर्ट कर सकते हैं, लोग पेज से, उनके लिए जो ऐप का उपयोग नहीं करते।
• डेटा रिटेंशन आपके देश की ज़रूरत से पुराने समय रिकॉर्ड अपने आप हटा देता है। अपना देश चुनें और हम अवधि सुझाते हैं।
• सेटिंग्स में GDPR चेकलिस्ट दिखाती है कि क्या हो चुका है और क्या बाकी है।
• न्यूज़ीलैंड में होस्ट, जिसे यूरोपीय आयोग पर्याप्त सुरक्षा देने वाला मानता है, इसलिए EU का डेटा बिना अतिरिक्त ट्रांसफ़र काग़ज़ी कार्रवाई के यहाँ रखा जा सकता है।
• डेटा प्रोसेसिंग समझौता, जो बताता है कि हम आपके डेटा के साथ क्या करते हैं। इसे यहाँ पढ़ें।

समय रिकॉर्ड कितने समय तक रखें

हर देश के अनुसार काम के समय के रिकॉर्ड कितने समय तक रखने हैं, और जहाँ हम तय अवधि की पुष्टि नहीं कर सके, वहाँ हमारी सुझाई अवधि (सुझाया गया से चिह्नित)। डेटा रिटेंशन चालू करने पर हम आपके देश की अवधि भर देते हैं।

देश	रिकॉर्ड इतने समय तक रखें	क़ानून	नोट्स
आयरलैंड	3 साल	Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001)
इटली	5 साल	Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003)
एस्टोनिया	7 साल सुझाया गया	Accounting Act § 12 (source documents)
ऑस्ट्रिया	7 साल सुझाया गया	Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records)	काम के घंटों का क़ानून (AZG) समय रिकॉर्ड के लिए स्पष्ट अवधि तय नहीं करता। वेतन रिकॉर्ड कर के लिए 7 साल रखने होते हैं, और वेतन के दावे 3 साल तक किए जा सकते हैं।
ऑस्ट्रेलिया	7 साल	Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31	GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
कनाडा	3 साल	Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards	प्रांत अपने नियम तय करते हैं, अक्सर 3 साल (ओंटारियो, अल्बर्टा, BC काम होने या रोज़गार समाप्त होने से गिनते हैं)। वेतन रिकॉर्ड CRA के लिए 6 साल रखने होते हैं।GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
केन्या	5 साल सुझाया गया	Employment Act 2007, section 74	GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
क्रोएशिया	6 साल	Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024)	रिकॉर्ड जिस कैलेंडर वर्ष का है, उसके अंत से गिना जाता है।
घाना	3 साल सुझाया गया	Labour Act 2003 (Act 651), section 101	GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
चेकिया	10 साल सुझाया गया	Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions)	श्रम संहिता (§ 96) समय रिकॉर्ड के लिए अवधि तय नहीं करती। सलाह 3 साल (दावों) से लेकर 10 या 30 साल तक है, जहाँ रिकॉर्ड पेंशन अंशदान का आधार हों।
जर्मनी	2 साल	Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17	EStG § 41 के तहत वेतन खाते (Lohnkonto) 6 साल रखने होते हैं।
डेनमार्क	5 साल	Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024	कर्मचारी के औसत साप्ताहिक घंटे निकालने की अवधि के अंत से गिना जाता है।
दक्षिण अफ़्रीका	3 साल	Basic Conditions of Employment Act, section 31(2)	रिकॉर्ड की अंतिम प्रविष्टि से गिना जाता है।GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
नाइजीरिया	3 साल	Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5	GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
नीदरलैंड	1 साल	Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks)	वेतन रिकॉर्ड कर के लिए 7 साल रखने होते हैं (Algemene wet inzake rijksbelastingen, अनुच्छेद 52)। परिवहन का अपना नियम है (104 हफ़्ते)।
न्यूज़ीलैंड	6 साल	Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81	GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
पुर्तगाल	5 साल	Código do Trabalho, article 202
पोलैंड	10 साल	Kodeks pracy art. 94 (employee records)	रोज़गार समाप्त होने वाले वर्ष के अंत से गिना जाता है, इसलिए मौजूदा कर्मचारियों के रिकॉर्ड ज़्यादा समय तक रखें।
फ़िनलैंड	2 साल सुझाया गया	Working Hours Act 872/2019 § 32	रिकॉर्ड आमतौर पर कैलेंडर वर्ष के अंत से 2 साल रखे जाते हैं। वेतन की बहीखाता 6 साल रखनी होती है।
फ़िलिपींस	3 साल	Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X	अंतिम प्रविष्टि से या रोज़गार समाप्त होने से गिना जाता है।GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
फ़्रांस	1 साल	Code du travail, article D3171-16	वेतन के दावे 3 साल तक किए जा सकते हैं (L3245-1) और वेतन पर्चियाँ 5 साल रखनी होती हैं (L3243-4), इसलिए कई नियोक्ता समय रिकॉर्ड 3 साल रखते हैं।
बुल्गारिया	3 साल सुझाया गया	Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years)	लेखा क़ानून के तहत वेतन रिकॉर्ड काफ़ी लंबे समय (50 साल) तक रखने होते हैं, पर वे आपका पेरोल हैं, समय रिकॉर्ड नहीं।
बेल्जियम	5 साल	Royal Decree of 8 August 1980 on social documents
भारत	5 साल सुझाया गया	Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4)	तब लागू होता है जब केंद्र सरकार उपयुक्त सरकार हो। ज़्यादातर निजी नियोक्ता अपने राज्य के नियमों के अधीन होते हैं, जो अलग हो सकते हैं।GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
माल्टा	2 साल	Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3)
यूनाइटेड किंगडम	6 साल	National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59	केवल Working Time Regulations को 2 साल चाहिए, पर न्यूनतम वेतन रिकॉर्ड, जिनमें काम के घंटे शामिल हैं, को 6 साल चाहिए।
यूनान	5 साल सुझाया गया	Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years)	समय ERGANI II डिजिटल वर्क कार्ड सिस्टम को भी बताया जाता है।
रोमानिया	3 साल सुझाया गया	Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years)	श्रम संहिता (अनु. 119) रोज़ के शुरू और समाप्ति समय माँगती है, पर यह तय नहीं करती कि उन्हें कितने समय तक रखना है।
लग्ज़मबर्ग	5 साल	Code du travail, article L.211-29
लातविया	5 साल सुझाया गया	Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents	श्रम क़ानून (अनु. 137) समय रिकॉर्ड माँगता है, पर यह तय नहीं करता कि उन्हें कितने समय तक रखना है।
लिथुआनिया	10 साल सुझाया गया	Document retention index, accounting documents	वेतन लेखा दस्तावेज़ 50 साल रखने होते हैं।
संयुक्त राज्य	3 साल	Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6	काम के घंटों वाले वेतन रिकॉर्ड के लिए 3 साल, टाइम कार्ड के लिए 2 साल चाहिए। कुछ राज्य ज़्यादा माँगते हैं, इसलिए अपना राज्य जाँचें।GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
साइप्रस	2 साल सुझाया गया	Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period)
सिंगापुर	2 साल	Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations	जो लोग चले जाते हैं, उनके पिछले 2 साल के रिकॉर्ड 1 साल और रखे जाते हैं।GDPR यहाँ लागू नहीं होता।
स्पेन	4 साल	Real Decreto-ley 8/2019
स्लोवाकिया	10 साल सुझाया गया	Social Insurance Act (wage records, 10 years)	श्रम संहिता (§ 99) समय रिकॉर्ड माँगती है, पर यह तय नहीं करती कि उन्हें कितने समय तक रखना है।
स्लोवेनिया	20 साल सुझाया गया	ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security)	समय उपयोग रिकॉर्ड को स्थायी मूल्य का दस्तावेज़ माना जाता है, इसलिए उसे हटाने की अनुमति शायद बिल्कुल न हो। हटाना चालू करने से पहले अपने सलाहकार से जाँच लें।
स्वीडन	2 साल	Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11	चालू वर्ष और उसके बाद के 2 साल रखे जाते हैं। वेतन सहित बहीखाता 7 साल रखनी होती है।
हंगरी	3 साल सुझाया गया	Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years)	वेतन सहित लेखा रिकॉर्ड 8 साल रखने होते हैं।
हाँग काँग (चीन विशेष प्रशासनिक क्षेत्र)	1 साल	Employment Ordinance, section 49A	रिकॉर्ड में हर कर्मचारी के पिछले 12 महीने शामिल होने चाहिए, और उनके जाने के बाद कुछ समय तक रखे जाते हैं (स्रोतों में 6 से 12 महीने का अंतर है)।GDPR यहाँ लागू नहीं होता।

सूची में नहीं है? अपने अकाउंटेंट या रोज़गार सलाहकार से पूछें और अवधि हाथ से सेट करें। कर और पेरोल नियम कभी-कभी काम के समय के नियमों से ज़्यादा अवधि माँगते हैं। अंतिम समीक्षा: 31 अक्टूबर 2026। यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी सलाह नहीं।

कर्मचारी प्राइवेसी नोटिस टेम्पलेट

इसे अपने रोज़गार समझौते या कर्मचारी पुस्तिका में कॉपी करें, [कोष्ठक] वाले हिस्से भरें और जो उपयोग न हो उसे हटा दें।

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कौन किसके लिए ज़िम्मेदार है

आप (नियोक्ता) डेटा कंट्रोलर हैं: आप तय करते हैं कि क्या और क्यों दर्ज होगा, और कर्मचारी अपने अनुरोध आपके पास लाते हैं। Timeclock.Kiwi डेटा प्रोसेसर है: हम डेटा केवल आपको सेवा देने के लिए संग्रहीत और प्रोसेस करते हैं। हमारा डेटा प्रोसेसिंग समझौता और प्राइवेसी पॉलिसी देखें।