डेटा प्रोसेसिंग समझौता

संस्करण 2, 1 नवंबर 2026। इसमें साइट साइन-इन (विज़िटर, ठेकेदार और डिलीवरी), डायरेक्टरी सिंक और साइट पास जोड़े गए हैं।

यह डेटा प्रोसेसिंग समझौता ("DPA") Timeclock.Kiwi Limited, 151 Belford Street, Waverley, Dunedin 9013, न्यूज़ीलैंड ("हम", "प्रोसेसर") और Timeclock.Kiwi का उपयोग करने वाली कंपनी ("आप", "कंट्रोलर") के बीच हुए समझौते का हिस्सा है। यह तब लागू होता है जब हम आपके लिए ऐसा व्यक्तिगत डेटा प्रोसेस करते हैं जो EU के जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेगुलेशन (GDPR), UK GDPR या इसी तरह के क़ानून के दायरे में आता है, और यह GDPR के अनुच्छेद 28 को पूरा करता है।

कोई व्यवस्थापक सेटिंग्स की GDPR चेकलिस्ट में इसे टिक करके अपनी कंपनी की ओर से यह DPA स्वीकार करता है। हम दर्ज करते हैं कि इसे किसने और कब स्वीकार किया। अगर व्यक्तिगत डेटा को लेकर यह DPA और हमारी अन्य शर्तें अलग हों, तो यह DPA लागू होगा।

1. हम क्या प्रोसेस करते हैं

विषय और उद्देश्य	आपको Timeclock.Kiwi प्रदान करना: काम का समय, रोस्टर, जॉब, छुट्टी और सुरक्षा चेक-इन दर्ज करना, आपकी साइटों पर विज़िटर का साइन इन और साइन आउट करना, और रिपोर्ट व पेरोल एक्सपोर्ट बनाना।
अवधि	जब तक आप Timeclock.Kiwi का उपयोग करते हैं, और उसके बाद जब तक डेटा धारा 9 के तहत हटाया नहीं जाता।
जिन लोगों का डेटा है	आपके कर्मचारी, ठेकेदार और अन्य कामगार, और आपके व्यवस्थापक व मैनेजर। अगर आप साइट साइन-इन का उपयोग करते हैं: आपकी साइटों पर साइन इन करने वाले विज़िटर, ठेकेदार और डिलीवरी ड्राइवर, जिन्हें आप आमंत्रित करते हैं या वॉचलिस्ट में जोड़ते हैं, और आपकी जोड़ी गई डायरेक्टरी के कर्मचारी ताकि विज़िटर चुन सकें कि वे किससे मिलने आए हैं।
व्यक्तिगत डेटा के प्रकार	नाम, ईमेल पते, PIN; क्लॉक इन, क्लॉक आउट और ब्रेक का समय; जॉब, टास्क, नोट और सामग्री; इस्तेमाल किया गया कियोस्क, IP पता और मोबाइल ऐप से क्लॉक इन करते समय GPS स्थान; रोस्टर, उपलब्धता, छुट्टी और शिफ़्ट बदलने के अनुरोध; कौशल; सुरक्षा चेक-इन, अलर्ट और उनके स्थान; उन्हें भेजी गई सूचनाएँ।
साइट साइन-इन डेटा	विज़िटर के लिए: नाम, कंपनी, मोबाइल, ईमेल, वाहन नंबर, विज़िटर का प्रकार, किससे मिलने आए, साइन इन और साइन आउट का समय, स्वीकार की गई सुरक्षा चेकलिस्ट और इंडक्शन वीडियो, उनके हस्ताक्षर, एक फ़ोटो, ठेकेदार के दस्तावेज़ (प्रकार, नंबर, जारीकर्ता और समाप्ति तिथि, कोई चित्र नहीं), मेज़बान का जवाब, और अपने फ़ोन से साइन इन करने पर साइट से उनकी दूरी। वॉचलिस्ट प्रविष्टियों के लिए: नाम, मोबाइल, ईमेल, लागू साइटें और आपका कारण। डायरेक्टरी के कर्मचारियों के लिए: नाम, ईमेल, मोबाइल, पद और कार्यालय।
विशेष श्रेणी का डेटा	इसका इरादा नहीं है। Timeclock.Kiwi बायोमेट्रिक्स का उपयोग नहीं करता: विज़िटर की फ़ोटो केवल लोगों को दिखाई जाती हैं ताकि कर्मचारी पहचान सकें कि साइट पर कौन है, और चेहरा मिलान के लिए कभी उपयोग नहीं होतीं। जब तक क़ानूनी आधार न हो, नोट, छुट्टी के कारण या वॉचलिस्ट के कारण में स्वास्थ्य या अन्य विशेष श्रेणी की जानकारी न डालें।

2. आपके निर्देश

हम व्यक्तिगत डेटा केवल आपके दस्तावेज़ी निर्देशों पर प्रोसेस करते हैं, यानी यह DPA, हमारी शर्तें और जिस तरह आप Timeclock.Kiwi सेट करते और उपयोग करते हैं, जब तक क़ानून कुछ और न कहे (ऐसे में हम पहले आपको बताते हैं, जब तक क़ानून मना न करे)। अगर हमें लगे कि कोई निर्देश डेटा सुरक्षा क़ानून का उल्लंघन करता है, तो हम आपको बताते हैं।

3. गोपनीयता

Timeclock.Kiwi में जो भी आपके डेटा तक पहुँच सकता है, वह गोपनीयता से बँधा है और केवल सेवा चलाने या सपोर्ट के लिए ज़रूरत होने पर ही उस तक पहुँचता है।

4. सुरक्षा

हम अनुच्छेद 32 के तहत उचित तकनीकी और संगठनात्मक उपाय करते हैं, जिनमें शामिल हैं:

• ट्रांज़िट में डेटा का एन्क्रिप्शन (HTTPS) और हैश किए गए पासवर्ड।
• हर कंपनी का डेटा अलग रखा जाता है और हर अनुरोध की जाँच साइन इन किए हुए व्यक्ति की कंपनी और अनुमतियों के आधार पर होती है।
• मैनेजर केवल अपने समूहों के लोगों और अपनी साइटों के विज़िटर तक सीमित हैं।
• वॉचलिस्ट के कारण केवल व्यवस्थापकों और मैनेजरों को दिखते हैं, कियोस्क पर कभी नहीं। मेज़बान के ईमेल के लिंक हस्ताक्षरित होते हैं और केवल उसी विज़िट के लिए काम करते हैं।
• डायरेक्टरी कनेक्शन केवल कर्मचारियों का विवरण पढ़ते हैं। उनकी कुंजियाँ हमारे सर्वर पर रहती हैं और कियोस्क को कभी नहीं भेजी जातीं।
• समय रिकॉर्ड में हुए बदलावों के गतिविधि लॉग।
• नियमित बैकअप, और सर्वर तक पहुँच केवल उन्हें चलाने वाले लोगों तक सीमित।

5. सब-प्रोसेसर

आप हमें नीचे दिए गए सब-प्रोसेसर का उपयोग करने की अनुमति देते हैं। हम हर एक पर इस DPA जितनी ही सुरक्षात्मक डेटा सुरक्षा शर्तें लागू करते हैं और उनके लिए ज़िम्मेदार रहते हैं। किसी सब-प्रोसेसर को जोड़ने या बदलने से कम से कम 30 दिन पहले हम यह सूची अपडेट करेंगे; अगर आपको डेटा सुरक्षा के उचित आधार पर आपत्ति है, तो आप Timeclock.Kiwi का उपयोग बंद कर सकते हैं और हम बिना उपयोग किए गए अग्रिम भुगतान का पैसा लौटा देंगे।

सब-प्रोसेसर	किस लिए	डेटा	स्थान
Postmark (ActiveCampaign, LLC)	आमंत्रण, पासवर्ड रीसेट, रोस्टर और डेटा एक्सपोर्ट लिंक जैसे ईमेल भेजना	नाम, ईमेल पता, ईमेल की सामग्री	संयुक्त राज्य अमेरिका
Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC)	मोबाइल ऐप पर पुश सूचनाएँ	डिवाइस टोकन, सूचना का टेक्स्ट	संयुक्त राज्य अमेरिका
OpenStreetMap Foundation (Nominatim)	सुरक्षा चेक-इन की GPS स्थिति को पते में बदलना	केवल GPS निर्देशांक, कोई नाम नहीं	यूनाइटेड किंगडम
Stripe, Inc.	आपकी कंपनी की बिलिंग	व्यवस्थापक का नाम और ईमेल, बिलिंग विवरण (कर्मचारियों का कोई डेटा नहीं)	संयुक्त राज्य अमेरिका

आपके जोड़े गए पेरोल और अकाउंटिंग ऐप (जैसे Xero या QuickBooks) हमारे सब-प्रोसेसर नहीं हैं: आप उनके साथ अपने समझौते के तहत उन्हें डेटा भेजना चुनते हैं।

यही बात उस डायरेक्टरी पर भी लागू होती है जिसे आप साइट साइन-इन के लिए जोड़ते हैं (Microsoft Entra ID, Google Workspace या SCIM का उपयोग करने वाली कोई अन्य सेवा): हम आपके निर्देश पर उससे केवल आपके कर्मचारियों की सूची पढ़ते हैं। इंडक्शन वीडियो वहीं से लिए जाते हैं जहाँ आपने उन्हें होस्ट किया है, कोई व्यक्तिगत डेटा नहीं भेजा जाता। YouTube वीडियो कियोस्क पर YouTube के अपने प्लेयर में चलते हैं, इसलिए YouTube को कियोस्क का इंटरनेट पता दिखता है, पर यह नहीं कि कौन देख रहा है।

6. डेटा कहाँ रखा जाता है

आपका डेटा न्यूज़ीलैंड में संग्रहीत होता है। यूरोपीय आयोग ने तय किया है कि न्यूज़ीलैंड पर्याप्त सुरक्षा देता है (निर्णय 2013/65/EU), और यूनाइटेड किंगडम ने भी। जब न्यूज़ीलैंड, EU या UK से बाहर का कोई सब-प्रोसेसर व्यक्तिगत डेटा पाता है, तो हम पर्याप्तता निर्णय या यूरोपीय आयोग के मानक संविदात्मक खंडों पर निर्भर करते हैं।

7. लोगों के अधिकारों में आपकी सहायता

Timeclock.Kiwi से आप अनुरोधों का जवाब ख़ुद दे सकते हैं: कर्मचारी ऐप में अपना डेटा देख और डाउनलोड कर सकते हैं और ग़लत समय की सूचना दे सकते हैं, और व्यवस्थापक किसी भी व्यक्ति का डेटा एक्सपोर्ट कर सकते हैं और रिकॉर्ड सुधार या हटा सकते हैं। व्यवस्थापक और मैनेजर विज़िटर पेज पर किसी विज़िटर की विज़िट ढूँढकर एक्सपोर्ट कर सकते हैं, और व्यवस्थापक कोई विज़िट या विज़िटर की पूरी जानकारी हटा सकते हैं। अगर कोई कर्मचारी या विज़िटर सीधे हमसे संपर्क करता है, तो हम अनुरोध आपको भेज देते हैं और आपके कहे बिना ख़ुद जवाब नहीं देते।

हम उचित सीमा तक सुरक्षा, उल्लंघन की सूचना, डेटा सुरक्षा प्रभाव आकलन और आपके पर्यवेक्षी प्राधिकरण से परामर्श में भी आपकी मदद करते हैं (अनुच्छेद 32 से 36)।

8. डेटा उल्लंघन

अगर हमें आपके डेटा को प्रभावित करने वाले व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन का पता चलता है, तो हम बिना अनुचित देरी के आपको बताते हैं कि क्या हुआ, कौन सा डेटा और कौन लोग प्रभावित हुए, संभावित परिणाम क्या हैं और हम क्या कर रहे हैं, ताकि आप 72 घंटे में सूचना देने का अपना दायित्व पूरा कर सकें।

9. डेटा हटाना

• जब तक आप Timeclock.Kiwi का उपयोग करते हैं, आप डेटा रिटेंशन सेटिंग से चुनते हैं कि समय रिकॉर्ड कितने समय तक रखे जाएँ, और उससे पुराने रिकॉर्ड अपने आप हटा दिए जाते हैं।
• विज़िट, विज़िटर आमंत्रण और ठेकेदार दस्तावेज़ों पर वही रिटेंशन सेटिंग लागू होती है। सेटिंग जो भी हो, विज़िटर की फ़ोटो विज़िट के 30 दिन बाद हटा दी जाती हैं।
• वॉचलिस्ट प्रविष्टियाँ तब तक रखी जाती हैं जब तक कोई व्यवस्थापक उन्हें न हटाए, फिर मिटा दी जाती हैं। डायरेक्टरी के कर्मचारी हर सिंक पर अपडेट होते हैं, डायरेक्टरी छोड़ने पर हटाए जाते हैं, और डायरेक्टरी डिस्कनेक्ट करने पर सभी मिटा दिए जाते हैं।
• कोई व्यवस्थापक सेटिंग्स में आपका खाता बंद कर सकता है। बिलिंग और कियोस्क रुक जाते हैं और केवल व्यवस्थापक साइन इन कर सकते हैं। सब कुछ 90 दिन बाद स्थायी रूप से हटा दिया जाता है, और खाता बंद होने पर और हटाने से 14 दिन पहले हर व्यवस्थापक को ईमेल भेजा जाता है। तब तक आप अपने रिकॉर्ड एक्सपोर्ट कर सकते हैं या खाता दोबारा खोल सकते हैं।
• हम अपने बिलिंग रिकॉर्ड (चालान और भुगतान) कर क़ानून के अनुसार ज़रूरी अवधि तक रखते हैं। उनमें आपके कर्मचारियों का डेटा नहीं होता।
• हटाया गया डेटा हमारे बैकअप बदले जाने के साथ उनसे भी हट जाता है।

10. ऑडिट

अनुच्छेद 28 के अनुपालन को दिखाने के लिए आपको उचित रूप से जो जानकारी चाहिए, वह हम उपलब्ध कराते हैं और उचित लिखित प्रश्नों के उत्तर देते हैं। अगर यह काफ़ी न हो, तो आप साल में एक बार अपने ख़र्च पर, 30 दिन की सूचना देकर, हमारा ऑडिट कर सकते हैं (या किसी स्वतंत्र ऑडिटर से करा सकते हैं), इस तरह कि अन्य ग्राहकों का डेटा उजागर न हो।

11. संपर्क

इस DPA या अपने डेटा के बारे में प्रश्न: [email protected].