GDPR 与时间跟踪
保存法律要求的记录，不多保存，并让员工可以查看。
GDPR 对记录时间的雇主有哪些要求
时间记录属于个人数据，因此在欧盟和欧洲经济区适用《通用数据保护条例》（GDPR），在英国适用英国 GDPR。对于时间跟踪，最重要的有三项义务：
- 让员工访问自己的记录。员工依法有权查看和核对自己的时间数据，并在提出要求后一个月内获得副本。
- 仅在需要的期限内保存记录。劳动法规定了时间记录必须保存多久。GDPR 要求不要保存过久，之后应安全删除。
- 告知员工您记录的内容。员工必须了解收集什么、为什么、谁能看到以及保存多久。
即使 GDPR 不适用，这些也是良好实践，新西兰《2020 年隐私法》和澳大利亚《隐私法》也有类似原则。
Timeclock.Kiwi 如何提供帮助
- 员工可以在移动应用中查看自己的时间，并可以将有关自己的全部内容以 Excel 文件形式发送到邮箱（每周一次）。
- 员工可以直接在应用中报告看起来有误的时间。其经理会收到通知，修正班次即完成答复。
- 管理员可以在“人员”页面导出任何员工的数据，供不使用应用的人使用。
- 数据保留会在时间记录超过您所在国家要求的期限后自动删除。选择您的国家，我们会建议期限。
- “设置”中的 GDPR 清单显示已完成和未完成的事项。
- 托管在新西兰，欧盟委员会认可其提供充分保护，因此欧盟数据可存储于此，无需额外的传输文件。
- 数据处理协议涵盖我们如何处理您的数据。在此阅读。
时间记录保存多久
各国规定的工作时间记录保存期限；如果无法确认固定期限，则列出我们建议的期限（标记为建议）。开启数据保留时，我们会填入您所在国家的期限。
| 国家 | 记录保存期限 | 法律 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 中国香港特别行政区 | 1 年 | Employment Ordinance, section 49A | 记录必须涵盖每位员工最近 12 个月，并在其离职后保存一段时间（来源不一，6 到 12 个月）。GDPR 在此不适用。 |
| 丹麦 | 5 年 | Working Hours Act (Arbejdstidsloven), registration rules from 1 July 2024 | 自计算员工每周平均工时所用期间结束时起算。 |
| 保加利亚 | 3 年 建议 | Labour Code art. 358 (wage claims can be made for 3 years) | 根据《会计法》，工资记录本身须保存更久（50 年），但那是工资记录，不是时间记录。 |
| 克罗地亚 | 6 年 | Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) | 自记录所属日历年结束时起算。 |
| 加拿大 | 3 年 | Canada Labour Standards Regulations (36 months) and provincial employment standards | 各省有自己的规定，通常为 3 年（安大略省、艾伯塔省和 BC 省从工作完成或雇佣结束时算起）。工资记录须为 CRA 保存 6 年。GDPR 在此不适用。 |
| 加纳 | 3 年 建议 | Labour Act 2003 (Act 651), section 101 | GDPR 在此不适用。 |
| 匈牙利 | 3 年 建议 | Labour Code (Mt.) § 286 (wage claims can be made for 3 years) | 会计记录（包括工资）须保存 8 年。 |
| 南非 | 3 年 | Basic Conditions of Employment Act, section 31(2) | 自记录中最后一次记录起算。GDPR 在此不适用。 |
| 卢森堡 | 5 年 | Code du travail, article L.211-29 | |
| 印度 | 5 年 建议 | Code on Wages (Central) Rules 2026, rule 51(4) | 适用于中央政府为相应政府的情况。大多数私营雇主适用其所在邦的规定，可能有所不同。GDPR 在此不适用。 |
| 塞浦路斯 | 2 年 建议 | Organisation of Working Time Laws 2002 to 2007 (labour inspection period) | |
| 奥地利 | 7 年 建议 | Bundesabgabenordnung § 132 (payroll and tax records) | 《工作时间法》（AZG）未对时间记录规定明确期限。工资记录出于税务目的须保存 7 年，工资索赔可在 3 年内提出。 |
| 尼日利亚 | 3 年 | Labour Act section 75 and National Minimum Wage Act section 5 | GDPR 在此不适用。 |
| 希腊 | 5 年 建议 | Civil Code art. 250 (wage claims can be made for 5 years) | 时间也会上报至 ERGANI II 数字工作卡系统。 |
| 德国 | 2 年 | Arbeitszeitgesetz § 16(2) and Mindestlohngesetz § 17 | 根据 EStG 第 41 条，工资账户（Lohnkonto）须保存 6 年。 |
| 意大利 | 5 年 | Libro Unico del Lavoro (Decreto Legislativo 66/2003) | |
| 拉脱维亚 | 5 年 建议 | Accounting Act (Grāmatvedības likums), source documents | 《劳动法》（第 137 条）要求记录时间，但未规定保存多久。 |
| 捷克 | 10 年 建议 | Pension Insurance Act 582/1991 § 35a (records needed for pensions) | 《劳动法典》（第 96 条）未规定时间记录的期限。建议从 3 年（索赔）到 10 或 30 年（记录用于支持养老金缴费时）不等。 |
| 斯洛伐克 | 10 年 建议 | Social Insurance Act (wage records, 10 years) | 《劳动法典》（第 99 条）要求记录时间，但未规定保存多久。 |
| 斯洛文尼亚 | 20 年 建议 | ZEPDSV (Act on Records in Labour and Social Security) | 工时使用记录被视为具有永久价值的文件，因此可能根本不允许删除。开启删除前请咨询您的顾问。 |
| 新加坡 | 2 年 | Employment Act section 95 and Employment (Employee Records) Regulations | 对于离职人员，其最后 2 年的记录再保存 1 年。GDPR 在此不适用。 |
| 新西兰 | 6 年 | Employment Relations Act 2000 s130 and Holidays Act 2003 s81 | GDPR 在此不适用。 |
| 比利时 | 5 年 | Royal Decree of 8 August 1980 on social documents | |
| 法国 | 1 年 | Code du travail, article D3171-16 | 工资索赔可在 3 年内提出（L3245-1），工资单须保存 5 年（L3243-4），因此许多雇主将时间记录保存 3 年。 |
| 波兰 | 10 年 | Kodeks pracy art. 94 (employee records) | 自雇佣结束当年年底起算，因此请更长时间保留现有员工的记录。 |
| 澳大利亚 | 7 年 | Fair Work Regulations 2009, regulation 3.31 | GDPR 在此不适用。 |
| 爱尔兰 | 3 年 | Organisation of Working Time Act 1997 (records regulations, S.I. 473/2001) | |
| 爱沙尼亚 | 7 年 建议 | Accounting Act § 12 (source documents) | |
| 瑞典 | 2 年 | Arbetstidslagen (Working Hours Act) § 11 | 保存当年及其后 2 年。账簿（包括工资）须保存 7 年。 |
| 立陶宛 | 10 年 建议 | Document retention index, accounting documents | 工资会计文件须保存 50 年。 |
| 罗马尼亚 | 3 年 建议 | Codul muncii art. 268 (wage claims can be made for 3 years) | 《劳动法典》（第 119 条）要求记录每日开始和结束时间，但未规定保存多久。 |
| 美国 | 3 年 | Fair Labor Standards Act, 29 CFR 516.5 and 516.6 | 含工作时长的工资记录需保存 3 年，考勤卡 2 年。部分州要求更长，请核实您所在的州。GDPR 在此不适用。 |
| 肯尼亚 | 5 年 建议 | Employment Act 2007, section 74 | GDPR 在此不适用。 |
| 芬兰 | 2 年 建议 | Working Hours Act 872/2019 § 32 | 记录通常自日历年结束起保存 2 年。工资账簿须保存 6 年。 |
| 英国 | 6 年 | National Minimum Wage Regulations 2015, regulation 59 | 仅《工作时间条例》要求 2 年，但包含工作时长的最低工资记录要求 6 年。 |
| 荷兰 | 1 年 | Arbeidstijdenbesluit article 3.2:1 (52 weeks) | 工资记录出于税务目的须保存 7 年（Algemene wet inzake rijksbelastingen 第 52 条）。运输业有自己的规定（104 周）。 |
| 菲律宾 | 3 年 | Omnibus Rules Implementing the Labor Code, Book III Rule X | 自最后一次记录或雇佣结束时起算。GDPR 在此不适用。 |
| 葡萄牙 | 5 年 | Código do Trabalho, article 202 | |
| 西班牙 | 4 年 | Real Decreto-ley 8/2019 | |
| 马耳他 | 2 年 | Organisation of Working Time Regulations (S.L. 452.87), regulation 20(3) |
未列出？请咨询您的会计师或雇佣顾问，并手动设置期限。税务和薪资规定有时要求比工时规定更长。最后审查：2026年10月31日。此为一般信息，不构成法律建议。
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法律依据：我们保存工作时间记录的法律义务、我们与您的雇佣合同，以及我们经营业务[和保障员工安全]的合法利益。
谁能看到：您的经理、[薪资和人力资源人员]，以及根据数据处理协议为我们存储数据的新西兰 Timeclock.Kiwi Limited。[我们会将工时发送给薪资服务商（名称）。]
保存期限：根据 [法律] 的要求保存 [数字] 年，之后自动删除。
您的权利：您可以在 Timeclock.Kiwi 应用中查看时间，并将所有数据的副本发送到自己的邮箱（设置、您的数据）。如果时间看起来有误，请在该班次上使用“报告问题”。其他事项，包括更正、反对或删除，请联系 [姓名和邮箱]。您也可以向 [您的数据保护机构] 投诉。
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