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欧盟工时记录法：每位雇主都需要知道的事

博客 最后更新：2026年10月31日

对于欧盟各地的雇主来说，工时记录已不再是可有可无的事。欧盟法院在 2019 年作出一项具有里程碑意义的裁决后，每个欧盟成员国都有义务要求雇主使用客观、可靠且可查阅的系统，记录员工每天的工作时间。本指南拨开法律上的重重迷雾，清楚解释法律到底要求什么、各主要国家如何应对，以及你需要做些什么才能保持合规。

改变一切的裁决：CCOO 诉德意志银行案（2019）

欧盟强制工时记录的法律基础是欧盟法院于 2019 年 5 月 14 日判决的 C-55/18 号案。该案由西班牙工会 Comisiones Obreras（CCOO）起诉德意志银行西班牙子公司 Deutsche Bank SAE，当时该公司没有任何记录员工每日工作时间的系统。

法院明确裁定，欧盟法律，特别是结合《欧盟基本权利宪章》第 31 条解读的《工作时间指令》（2003/88/EC），要求各成员国责成雇主建立一套系统，客观、可靠地记录每名员工的每日工作时间。法院的理由很简单：没有这样的系统，员工几乎无法核实自己的权利是否得到尊重，劳动监察部门也无法执行这些权利。在任何关于工时的争议中，举证责任几乎全部落在雇主身上，因此雇主完全有理由保存准确的记录。

这项裁决并未制定新的法律，而是对现有欧盟法律作出解释。这意味着它立即适用于所有欧盟成员国，包括那些本国法律尚未明确要求全面记录工时的国家。

欧盟《工作时间指令》：核心要求

《工作时间指令》（2003/88/EC）是整个欧盟工时法律的基石。虽然指令本身没有具体规定必须如何记录时间，但欧盟法院 2019 年的裁决明确指出，没有记录就不可能有效落实指令的各项保护。指令的主要规定包括：

• 每周工作时间最多 48 小时：按最长四个月的参考期计算平均值（如集体协议或国家法律允许，可更长）
• 每天至少休息 11 小时：每名员工在每 24 小时内必须至少有连续 11 小时不工作
• 每周至少休息 24 小时：每七天至少有一次连续 24 小时的休息，这是在每日休息之外的额外权利
• 工作期间的休息：任何超过六小时的班次都必须安排休息，具体时长由各成员国规定
• 每年至少四周带薪年假：除劳动关系终止外，不得以金钱补偿代替
• 夜班限制：夜班员工在每 24 小时内的平均工作时间不得超过八小时，并有权定期接受免费健康检查

2023 年，欧盟委员会发布了一份解释性通讯和一份实施报告，更新了关于如何适用该指令的法律指引，并特别关注远程和混合办公人员。核心指令文本仍是 2003/88/EC，但这些文件阐明了它如何适用于较新的工作方式。

你的工时记录系统必须满足什么条件

欧盟法院并未强制规定任何具体技术，纸质工时表、数字打卡机和软件应用都可以合规。但系统必须满足源自 2019 年裁决的三项标准：

• 客观：记录必须准确反映实际工作时长，而不是估算或平均值。大概的数字是不够的。
• 可靠：系统必须防篡改且前后一致。经理或雇主不应能轻易事后修改记录。
• 可查阅：员工必须能查看自己的工时数据，主管机构（劳动监察部门，以及适用情况下的职工委员会）必须能应要求审查记录。

记录至少应包含每名员工每天的开始时间、结束时间和休息时段。这些记录的保存期限从一年（法国、荷兰）到十年（波兰）不等。请查看各国时间记录的保存期限。

逐国解读：欧盟成员国如何应对

虽然欧盟法院的裁决适用于整个欧盟，但各成员国履行义务的方式各不相同。执法力度、记录保存期限和处罚结构差别很大。

德国

德国将 2019 年欧盟法院裁决转化为国内立法的进度明显缓慢，但法院出手了。2022 年 9 月，德国联邦劳动法院（Bundesarbeitsgericht，BAG）在 1 ABR 22/21 号案中裁定，无论德国法律是否明确规定，雇主都直接负有欧盟法律规定的记录全部工作时间的义务。这项裁决立即对所有德国雇主具有约束力。

2023 年 4 月，德国联邦劳动和社会事务部发布了Arbeitszeitgesetz（《工作时间法》）修正草案，拟将电子工时记录作为默认方式。由于政治分歧以及“红绿灯”联合政府于 2024 年底解体，该草案在联邦议院停滞。截至 2026 年，德国仍依靠 BAG 的裁决和现行 Arbeitszeitgesetz 的规定，而非全面的新立法。根据现行法律，违规罚款最高可达 30,000 欧元。

西班牙

西班牙是欧盟在工时记录方面最先进的国家，巧合的是，它也是那桩里程碑式欧盟法院案件的发源地。Real Decreto-ley 8/2019于 2019 年 4 月 12 日生效（就在欧盟法院裁决前几周），要求所有公司每天记录每名员工的工作时长，无论合同类型或职级。记录必须包含每个工作日的具体开始和结束时间，须保存四年，并应员工、其法定代表和劳动监察部门的要求提供查阅。根据Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS)，违规罚款为每项违规 626 欧元至 6,250 欧元，情节严重的处罚会高得多。

希腊

希腊实施了欧洲技术要求最高的工时记录制度之一。Νόμος 5053/2023规定雇主必须将数字工时记录实时提交到 ERGANI II 平台，这是由劳动部管理的官方政府数据库。该义务自 2024 年 7 月 1 日起全面生效。雇主必须在班次开始之前（而不是之后）登记每个工作日的开始和结束、加班以及排班变更。违规者每次检查将被处以 10,500 欧元至 42,000 欧元的罚款，使希腊成为欧盟执法最严格的国家之一。

法国

法国长期以来就在其Code du travail中要求记录工作时间。具体义务因合同类型而异：固定工时合同的员工必须逐一记录每日工时，而采用 forfait jours（按年计天数协议）的员工则统计工作天数而非小时数。集体协议在确定具体方法方面作用很大。违规罚款属于行政性质，通常每名员工最高 1,500 欧元，但对系统性或重复违规也可能追究刑事责任。

荷兰

Arbeidstijdenwet（《工作时间法》）要求雇主记录工作时间，Arbeidstijdenbesluit（第 3.2:1 条）要求将这些记录保存至少 52 周（运输业为 104 周）。工资记录出于税务目的须保存七年。荷兰劳动监察局（Nederlandse Arbeidsinspectie）开展检查，可对每名员工的每项违规处以最高 10,000 欧元的罚款。近年来荷兰的执法日趋严格，尤其是在物流、餐饮住宿和清洁等工时不规律的行业。

比利时

根据Loi sur le travail du 16 mars 1971，比利时雇主必须记录每名员工工作日的开始和结束时间。处罚由《社会刑法典》规定。部分行业还有额外要求，例如建筑业自 2014 年起通过 CHECKINATWORK 系统实行强制性电子考勤登记。比利时区分行政处罚和刑事处罚，后者适用于严重或重复违规。

葡萄牙

Código do Trabalho第 202 条要求雇主保存工时登记。记录须保存五年，并供员工、其代表和劳动监察局（ACT）查阅。在政府自身数字劳动力市场平台的推动下，葡萄牙正逐步转向数字化记录。

意大利

Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66将《工作时间指令》转化为意大利法律，要求雇主记录工作时长，尤其是加班。工时记入 Libro Unico del Lavoro（统一用工登记簿），该登记簿须保存五年。严重违规的行政罚款最高可达每名员工 5,000 欧元，屡次违规还可能承担刑事责任。

爱尔兰

经包括 SI 76/2021 在内的后续法规修订的Organisation of Working Time Act 1997，要求爱尔兰雇主保存每日和每周工作时间的记录。记录须保存三年。劳资关系委员会（Workplace Relations Commission）可对违规处以最高 2,500 欧元的罚款，员工还可能因工时权利受侵犯获得最高相当于两年薪酬的赔偿。

波兰

Kodeks pracy（第 149 条）长期以来要求全面的工时记录，包括排班表、实际工作时长、加班、夜班以及周日和公共假日工作。记录须作为员工档案的一部分保存十年，自雇佣关系结束当年年底起算，是欧盟保存期限最长的国家之一。

瑞典

瑞典的Arbetstidslag (1982:673)和《工作环境法》都要求记录工作时间。加班、额外工时和待命时间的记录须保存当年及其后两年。覆盖绝大多数瑞典员工的集体协议通常规定具体的记录方法。工会发挥着很强的监督作用。违规由瑞典工作环境局处理，可能被处以附带罚款的整改令。

哪些人可以豁免？

《工作时间指令》允许将某些类别的员工排除在适用范围之外。第 17 条第 1 款规定，当工作时间的长短无法衡量或预先确定，或者员工可以自行决定时，成员国可以不适用主要条款。最常见的豁免适用于：

• 管理层高管和高级决策者：总工作时间不被衡量或预先确定、真正自行决定工作时间的人
• 家庭从业人员
• 主持宗教仪式的人员

这些豁免比许多雇主想象的要窄。仅凭职位头衔并不能获得豁免。一位按固定班次工作、需向上级汇报的“经理”，并不会因为职级高就获得豁免。欧盟各地的法院一贯裁定，豁免应作严格解释。自主执业的专业人士、真正掌控自己日程的董事，以及某些家族企业成员，才是最明确的豁免对象。

公路运输的流动人员、海员、内河航运人员和航空运输人员另有专门规定：这些行业受其各自的指令约束，而不是 2003/88/EC。

48 小时上限的自愿放弃（opt-out）

《工作时间指令》第 22 条允许成员国准许个别员工放弃每周 48 小时的上限，前提是放弃出于自愿、以书面形式作出，且员工不会因拒绝而受到惩罚。允许这种做法的国家包括爱尔兰、塞浦路斯和马耳他等。德国和法国对大多数员工不允许这样做。

关键在于，放弃上限并不免除记录工时的义务。选择放弃的员工的工时仍须记录，否则雇主无法证明放弃有效（真实同意），也无法证明放弃协议的条款得到遵守。

GDPR 与数据保护

工时记录包含个人数据，因此受《通用数据保护条例》（GDPR）约束。处理工时记录的雇主必须：

• 确定合法依据：在大多数情况下，履行法律义务（GDPR 第 6 条第 1 款 c 项）是最合适的依据，因为工时记录是国家法律规定的
• 遵循数据最小化原则：只收集实现目的所必需的数据；除非业务确有需要，不要在日常办公室工时记录中附加精细的位置追踪
• 遵守保存期限：记录只保存法律要求的期限，之后安全删除
• 尊重员工权利：员工有权查阅自己的工时记录、要求更正不准确的条目，并了解其数据的使用方式
• 对生物识别格外谨慎：基于指纹和人脸识别的系统处理的是 GDPR 第 9 条规定的特殊类别数据，需要明确同意或满足第 9 条第 2 款的其他条件；多个欧盟国家对生物识别考勤还有额外的国家限制

违反 GDPR 有其单独的处罚制度，罚款最高可达 2,000 万欧元或全球年营业额的 4%，以较高者为准。因此，一套不合规的工时记录系统可能同时招致两笔罚款：一笔来自劳动监察部门，另一笔来自数据保护机构。

不合规的后果

未能实施适当工时记录的后果是多层面的。劳动监察部门的行政罚款是最直接的风险。除罚款外，拿不出工时记录的雇主在任何关于加班费、休息权利或不当解雇的争议中，都会在举证上处于明显劣势。在许多欧盟国家，如果雇主没有记录，法院往往会采信员工的说法。

在包括法国、西班牙和希腊在内的多个成员国，屡次或严重的违规不仅会招致行政处罚，还可能承担刑事责任。在某些司法管辖区，公司董事和人事经理可能要承担个人责任。声誉影响同样不容忽视，尤其是对受到公众关注的大型雇主和跨国公司而言。

实现合规的实际步骤

只要有条不紊地推进，实现合规并不复杂：

1. 审视现状：确认你的员工在哪些国家工作，核查各国的记录保存和查阅要求，并评估现有系统
2. 选择合规的系统：数字工时记录软件是最可靠的方式，能简化记录存储和员工查阅。确保所选系统能以当地劳动部门认可的格式导出记录
3. 记录正确的数据：对每名并非真正豁免的员工，至少记录每个工作日的开始时间、结束时间和休息时间
4. 让员工能查阅自己的记录：这是法律要求，而不是可选项。员工必须能查看并核实自己的工时数据
5. 设定保存期限：将系统配置为按各国要求的期限保存记录（例如法国和荷兰一年，德国两年，爱尔兰三年，西班牙四年，葡萄牙、意大利、比利时和丹麦五年，波兰十年）。我们的各国保存期限表涵盖所有欧盟国家
6. 记录 GDPR 下的处理依据：更新你的隐私声明和数据处理活动记录，纳入工时数据
7. 培训经理和人事人员：确保负责审批工时记录的人了解法律义务，不批准不准确或被篡改的条目
8. 定期审计：定期的内部检查能在劳动监察部门之前发现问题

远程与混合办公人员

欧盟工时记录法律仍在不断发展的一个领域，是它在远程和混合办公人员中的适用。欧盟委员会 2023 年关于《工作时间指令》的解释性通讯确认，记录工作时间的义务同样适用于在家工作的员工。方式可以不同（实体打卡机显然不合适），但法律义务是一样的。员工以远程为主的雇主应特别注意，确保其数字系统记录所有工时，包括标准班次之外的不规律工时，并且不要依赖员工自行申报、日后可能遭到质疑的估算数字。